Qué vas a poder hacer al terminar
En un taller que trabaja sola, el límite no es el dinero ni los clientes: son las horas. En cuanto entran más trabajos de los que caben, todos se atrasan y ninguno se entrega con la fecha prometida. Esta hoja pone ese límite por escrito. Una semana con su tope de horas, los trabajos con las horas que toman y una regla sencilla para decidir qué entra, qué se corre y qué no se acepta.
1. Objetivo de la hoja
El objetivo es que la promesa de fecha salga de un cálculo y no de la buena voluntad. La hoja tiene dos mitades: el tope, que se escribe una vez y no se mueve, y los trabajos, que se anotan con sus horas. Al final de la semana, las dos mitades se comparan y la diferencia se ve: cuántos trabajos entraron, cuántos se movieron y cuántos se quedaron sin hacer.
- Que el tope de horas de la semana esté escrito antes de empezar, con su número.
- Que cada trabajo tenga horas estimadas, fecha prometida y día asignado.
- Que la decisión de aceptar, mover o no aceptar quede escrita, con su motivo.
- Que al cierre de la semana sepas cuántas horas se gastaron en trabajos que no se entregaron.
2. Instrucciones: cómo se llena la hoja
- Escribe arriba el tope de la semana: cuántas horas de taller tienes disponibles. Es un número que no se negocia durante la semana. Si las horas de administración también entran, escríbelas aparte, en otra fila.
- Abre una columna por día de lunes a viernes. Cada día tiene su número de horas: las del taller y, si aplica, las de administración.
- Anota un trabajo por fila, en el día que le toca: número de orden, cliente y qué se va a hacer. Sin las horas a la derecha, la fila no cuenta.
- Pasa las horas estimadas de la orden de trabajo. Si no hay horas estimadas, pon una estimación y márcala como estimación: una fila con horas en blanco no se puede comparar.
- Escribe la fecha prometida y la prioridad: urgente, prometida o normal. La urgencia la pones tú, no el cliente: un cliente que llama dos veces no convierte su trabajo en urgente.
- Revisa las horas comprometidas contra las horas disponibles. Si el día ya está lleno, el trabajo no entra en ese día: se mueve o se rechaza.
- Antes de aceptar un trabajo nuevo, hazte las cuatro preguntas de la figura. Escríbelas en la fila, aunque te apure. La hoja existe para que la decisión quede escrita y no para que la tombes a la ligera.
- Si mueves un trabajo, escribe la fecha nueva y avisa al cliente el mismo día. Mover un trabajo sin avisar convierte un atraso en una queja.
- Al cierre de la semana, anota las horas que se fueron en trabajos sin entregar. Ese número es el que te dice si tu tope está bien puesto.
3. Ejemplo resuelto: la semana que se llenó sola
Ejemplo resuelto 1: cuando el trabajo no cabe
Paso 1. El tope
Marisol escribe el tope de la semana: veinte horas de taller. Es lo que sale de las ochenta horas de taller del mes del ejercicio, repartidas entre cuatro semanas. (Cifras del caso ficticio del ejercicio.)Paso 2. Lo comprometido
El lunes tiene tres trabajos de dos horas, el martes dos trabajos de dos horas y el miércoles el cambio de una bomba de una mezcladora, de seis horas. Al miércoles ya lleva dieciséis horas. (Cifras del caso ficticio del ejercicio.)Paso 3. El trabajo que no cabe
El jueves llega una reparación de seis horas. Con las cuatro horas que quedan no cabe. Marisol hace las cuatro preguntas de la figura, escribe la respuesta y decide: el trabajo se mueve al lunes siguiente y se avisa a la clienta el mismo día, con la fecha nueva. (Cifras del caso ficticio del ejercicio.)Paso 4. Lo que aprendió
La hoja no le hizo falta trabajo: le hizo ver el tope. Con las horas escritas, la decisión sale sola y la clienta recibe una fecha, no una excusa. Además, el tiempo que se va en mover un trabajo es tiempo de taller: por eso el ejercicio anota la regla de que toda orden de más de cuatro horas lleva su fecha partida en dos.
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Ejemplo resuelto 2: el trabajo urgente que sí entró
Paso 1. La llamada
Un jueves por la mañana llama una clienta con el refrigerador: no enfría y tiene comida dentro. Pide que lo revisen hoy.Paso 2. Las cuatro preguntas
Marisol escribe en la fila: horas estimadas, tres; horas libres del jueves, cuatro; material, ninguno, porque el diagnóstico va primero; fecha prometida, el mismo día. Las preguntas contestadas dan: entra, con una condición.Paso 3. La condición escrita
La condición es que el diagnóstico va primero y, si hace falta una pieza que no hay en el taller, el refrigerador se queda en el taller y no se promete entrega ese día. Marisol escribe esa condición en la fila y se la dice a la clienta antes de empezar.Paso 4. Lo que aprendió
La hoja no dice que no se puede aceptar trabajo urgente: dice que hay que escribir la condición. Con la condición escrita, el día no se cae y el cliente sabe a qué atenerse. Lo que no funciona es aceptar todo sin condición: ahí las fechas son promesas de papel.
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4. Campos y unidades de la hoja
Una agenda sin unidades no se puede comparar con nada. Estos son los campos, con la unidad de cada uno y con la regla de si es obligatorio.
| Campo | Tipo | Unidad | ¿Obligatorio? |
|---|---|---|---|
| Tope de horas de la semana | Número | Horas | Sí |
| Día | Lista | Lunes a viernes | Sí |
| Número de orden | Texto corto | Número consecutivo | Sí |
| Cliente | Texto | Nombre o alias | Sí |
| Trabajo | Texto | Qué se va a hacer | Sí |
| Horas estimadas | Número | Horas | Sí |
| Horas comprometidas del día | Número | Horas | Sí |
| Horas que quedan en el día | Número | Horas | Sí |
| Fecha prometida | Fecha | Día y mes | Sí |
| Prioridad | Lista | Urgente, prometida o normal | Sí |
| Material listo | Lista | Sí, no o pendiente | Sí |
| Dependencia | Texto | De qué pieza o de qué día depende | No |
| Decisión | Lista | Entra, se mueve o no se acepta | Sí |
| Fecha de la decisión | Fecha | Día y mes | Sí |
| Estatus | Lista | Pendiente, en taller, entregado o reprogramado | Sí |
| Horas sin entregar | Número | Horas | No |
5. Supuestos del ejemplo
- Se supone que el tope de horas de la semana sale de un cálculo hecho antes, con las horas del mes divididas entre las semanas, y no de lo que pasó esa semana.
- Se supone que las horas estimadas son horas de trabajo propio en el taller, sin el traslado, y que ese traslado se anota aparte.
- Se supone que las horas de administración se cuentan aparte, porque no compiten con el taller por el mismo tiempo.
- Se supone que la urgencia la decide quien organiza la semana, con el criterio escrito, y no la insistencia del cliente.
- Se supone que mover un trabajo incluye avisar al cliente el mismo día, y que ese aviso se anota en la fila.
6. Límites de la hoja
- No es un presupuesto: aquí se decide qué entra y cuándo, no cuánto se cobra. El precio se cotiza en la hoja de costos (T04) y en el presupuesto (T09).
- No reemplaza la orden de trabajo (T10): aquí van las horas y el día; el alcance, el material y el precio viven en la orden.
- No lleva el dinero: lo que se cobró y lo que falta está en la hoja de cobros (T11).
- No dice si un material está disponible: eso lo dice el inventario (T14), y aquí sólo se anota si el material está listo.
- No garantiza que el trabajo se entregue en la fecha. La hoja ordena lo que prometiste; el cumplimiento depende de las horas, del material y de lo que se interponga.
- No funciona sin un tope escrito. Si el tope no existe, la hoja se convierte en una lista de deseos con fechas.
7. Curso relacionado
- «Operación y calidad en negocios pequeños»: es donde vive la idea de que la capacidad del taller es un número, y de que el trabajo entra o no entra.
- «Costos, precios y dinero del negocio»: para saber si el trabajo que aceptas alcanza a cubrir las horas que vas a tomar.
- «Consolidación y crecimiento del negocio»: cuando el límite real es el tiempo, crecer significa subir el tope o quitarse trabajo, no comprar más.
- Para el paso fiscal, este no es el tema: el curso «Formaliza tu negocio: SAT, RFC y el día uno» explica el alta y las obligaciones.
8. Herramientas relacionadas
La agenda de pedidos no vive sola. Estas son las demás herramientas de la biblioteca, con su número, para que sepas con cuál se conecta.
- T01 · Diagnóstico del negocio: para saber si las horas que tienes son las que el negocio puede sostener.
- T02 · Ficha de oportunidad: para decidir si vale la pena abrir espacio para un trabajo nuevo.
- T03 · Registro de entrevistas y pruebas: lo que prometes a un cliente nuevo antes de meterlo en la semana.
- T04 · Hoja de costos: el costo real de las horas que vas a comprometer.
- T05 · Calculadora de precio y margen: el precio con el que el trabajo compensa las horas que consume.
- T06 · Análisis de punto de equilibrio: cuántos servicios necesitas para que lo fijo quede cubierto.
- T07 · Registro de ingresos y gastos: el mes completo, para ver si el tope de horas aguanta.
- T08 · Previsión de caja: las cuatro semanas siguientes, con el dinero que entra y el que sale.
- T09 · Presupuesto editable: el documento que se manda al cliente cuando la fecha y el precio ya están decididos.
- T10 · Orden de trabajo: de dónde salen las horas estimadas de cada fila de la agenda.
- T11 · Control de anticipos y saldos: el dinero de los trabajos que ya están en la semana.
- T12 · Seguimiento de clientes: a quién hay que volver a contactar y con qué fecha, para no meter trabajo a ciegas.
- T14 · Control básico de inventario: qué material hay y cuánto, antes de prometer una fecha.
- T15 · Evaluación de proveedores: con quién comprar para no perder la semana esperando una pieza.
- T16 · Registro de incidencias: lo que salió mal y qué se cambió, cuando la semana se tuerce.
- T17 · Lista de apertura y cierre: la rutina del día que sostiene el tope de horas.
- T18 · Plan de mejora: el hallazgo de la agenda convertido en una acción con fecha y responsable.
En el caso ficticio del ejercicio, el tope de la semana son 20 horas de taller. El lunes lleva 6 horas comprometidas, el martes 4 y el miércoles un trabajo de 6 horas. Llega un trabajo de 6 horas para el jueves. ¿Qué dice la hoja?
En el caso ficticio del ejercicio, el tope de taller de la semana son 20 horas. El lunes se comprometen 6 horas, el martes 4 y el miércoles 6 horas de un trabajo largo. ¿Cuántas horas de taller quedan para el jueves y el viernes?
El tope de horas de la semana puede subir cuando llega un trabajo que urge, siempre que el trabajo sea rentable.
Une cada campo de la agenda con lo que se anota en él.
Ordena los pasos para meter un trabajo nuevo en la semana.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
La agenda tiene dos números que no se pueden cambiar el uno por el otro: el de horas de la semana, que es la regla, y la prometida, que se ajusta cada semana.
Marisol abre la agenda el lunes por la mañana. Ordena lo que hace.
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
Un asistente escribió estas cinco notas sobre la agenda de pedidos. Marca las que no se sostienen.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
Producto de la herramienta. Primero llena la agenda con el caso ficticio de esta página: veinte horas de tope, seis el lunes, cuatro el martes, seis el miércoles y un trabajo de seis horas que no cabe. Después escribe, en una hoja aparte, los trabajos que tienes tú para la semana que viene, con el mismo formato: horas estimadas, fecha prometida y día. Si no tienes trabajos anotados, usa el caso de esta hoja y no inventes datos. Al final escribe una línea: ¿cuántas horas te sobran?
Las horas que sobran son el dato más útil de la hoja. Si te sobran cero, la semana ya está vendida antes de empezar y lo que tienes que decidir es qué trabajo se mueve.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Segunda pregunta del producto: toma los tres trabajos que entregaste con atraso y calcula las horas que tomó cada uno. ¿Cuántas de esas horas fueron de trabajos que se movieron por falta de material? Escribe el total en horas y compáralo con tu tope semanal.
Esa comparación es la que dice si tu tope está bien puesto o si en realidad el cuello de botella es el material. Si son muchas horas, el problema no es la agenda: es el inventario y el proveedor.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Memoria: la agenda de pedidos
Empareja cada campo con su propósito. Con estas seis parejas ya puedes llenar una semana completa.
Tarjetas de repaso rápido
Toca una tarjeta para ver la respuesta.
Fuentes y para saber más
Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas de carga ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.
SAT: altas, obligaciones y comprobantes fiscalesConsulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.
PROFECO: información de precios y proveedoresConsulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.
Para dominar este tema
Ya sabes escribir un tope de horas, anotar los trabajos con su tamaño y decidir con regla qué entra, qué se mueve y qué no se acepta. Lo que le da fuerza a la hoja es que el tope esté escrito antes de la semana, no durante. Escríbelo esta semana con tus horas reales y ponle nombre a cada día. Si al terminar la semana sobraron horas sin trabajo, tu tope está mal puesto; si faltaron, tu tope está bien y lo que hay que revisar es el material y no tu esfuerzo.
Chequeo de la lección
Aquí se mira lo que ya fuiste acertando. Pulsa «Comprobar» para saber si puedes seguir.
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