Qué vas a poder hacer al terminar
Un mes de taller produce tres números que se parecen y no son lo mismo: lo que facturaste, lo que te pagaron y lo que de verdad quedó en la caja. Hay un cuarto movimiento que casi nunca se anota: el dinero que sacas para ti. Esa diferencia entre el dinero del negocio y el dinero personal es la que decide si el taller tiene con qué pagar la renta del mes que viene. En el caso ficticio del ejercicio, Marisol facturó $32,000, cobró $26,000, pagó $24,000 de gastos y retiró $1,200 para ella: en la caja quedan $800. Esta hoja te da el orden para anotarlo todo, un movimiento por renglón, con su fecha y su comprobante.
1. Qué resuelve esta hoja
La hoja separa cuatro cosas que la memoria junta. La primera es lo facturado: el trabajo que le emitiste a tus clientes, lo cobres o no. La segunda es lo cobrado: el dinero que entró de verdad a la caja del taller. La tercera es lo pagado: lo que salió de esa caja para el taller. Y la cuarta son los retiros personales: el dinero que salió para ti, que no es un gasto del negocio aunque salga de la misma caja. En el caso ficticio del ejercicio, esas cuatro cuentas dan un resultado que casi nadie mide: de $32,000 facturados quedan $2,000 de efectivo antes de los retiros, y $800 después.
- Facturado: lo que le facturaste a tus clientes. Es trabajo entregado, no dinero recibido.
- Cobrado: lo que de verdad entró a la caja del taller. Con este número se pagan los gastos.
- Pagado: lo que salió de la caja del negocio, con su comprobante. Los retiros personales van aparte.
- Pendiente: lo que facturaste y todavía no te pagaron. Es dinero ganado que aún no está en tu bolsillo.
- Efectivo del mes: lo cobrado menos lo pagado. Es el número que decide si el mes que viene arranca.
2. Instrucciones: cómo se llena
- Prepara dos apartados en la hoja: gastos del negocio y retiros personales. Debajo de cada uno, la misma tabla. La separación es el punto de la hoja.
- Anota cada movimiento el mismo día que pasa. Si lo pospones, la cuenta se llena de suposiciones.
- Escribe la fecha, el concepto y el importe. El importe con signo: entra con más, sale con menos. Un renglón por movimiento, nunca una suma al final del mes.
- Escribe de qué lado salió el dinero: la caja del negocio o tu bolsillo. Un retiro personal va en su propio apartado, con su motivo al lado.
- Marca el estado: cobrado, pagado o pendiente. Un pendiente es un ingreso que todavía no es dinero.
- Guarda el comprobante y anota dónde está: nota, recibo o estado de cuenta. Es lo que vas a necesitar cuando haya una duda.
- Al cierre de la semana suma lo que entró, lo que salió y lo que quedó. Si el número te sorprende, el error está en el orden de los renglones, no en la suma.
- Al cierre del mes compara el resultado con tu punto de equilibrio y con la previsión de caja. Si el mes cierra en negativo, el problema no fue la suma: fue el ritmo de los cobros.
3. Ejemplo resuelto: el mes completo de Marisol
Ejemplo resuelto 1: un mes que en el papel se ve bien y en la caja no
Paso 1. Lo que emitiste
En el mes del ejercicio, Marisol hizo 30 reparaciones y 10 visitas de mantenimiento. Emitió $32,000 en total: $27,000 por las reparaciones y $5,000 por las visitas. Esos $32,000 son lo facturado del mes, y hasta aquí no ha entrado dinero por ellos.Paso 2. Lo que sí te pagaron
De los $32,000 le pagaron $26,000. Quedan $6,000 pendientes de cobro: tres reparaciones que entregó y que nadie le ha pagado. Los $6,000 quedan anotados como pendientes, nunca como cobrados.Paso 3. Lo que salió
Pagó $24,000 de gastos del taller: refacciones y materiales, traslados, consumibles, renta, luz, agua, internet, publicidad, herramientas y papelería. Todos van en el apartado de gastos del negocio, cada uno con su comprobante.Paso 4. El efectivo del mes
Cobrado menos pagado: $26,000 menos $24,000 son $2,000. Ese es el efectivo que dejó el mes, y es el número con el que se paga la renta del mes que viene.Paso 5. Tu dinero, no el del taller
Retiró $1,200 para ella durante el mes. Como es un retiro personal, lo anotó en su propio apartado y no como gasto. $2,000 menos $1,200 son $800 que quedan en el taller.Paso 6. Lo que viene después
Los $6,000 pendientes entran en los días siguientes. Cuando entren, el efectivo del mes sube de $800 a $6,800. Nada de eso estaba disponible el día 30, y por eso el mes se mide con dos números: el que entró y el que había.
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Ejemplo resuelto 2: por qué resultado y efectivo no son lo mismo
Paso 1. El número del resultado
Con los $32,000 del mes, el resultado antes de sus horas del caso ficticio del ejercicio es de $8,000: lo que deja el mes después de pagar los costos variables y los costos fijos.Paso 2. El número del dinero
El efectivo del mes es de $2,000. Entre los dos números hay $6,000 de diferencia, y esa diferencia es exactamente lo que está pendiente de cobro.Paso 3. Por qué se separan
El resultado dice cómo va el mes; el efectivo dice qué puedes pagar mañana. Un mes puede tener resultado y no tener efectivo: es exactamente el caso del ejercicio, con $8,000 de resultado antes de las horas y $2,000 en la caja.Paso 4. El riesgo del lado contrario
Y al revés también pasa: puedes tener dinero en la caja y estar perdiendo. Si cobras de lo facturado de meses anteriores, el mes aparece con dinero y el resultado del mes puede estar en rojo.Paso 5. La regla escrita
Dejó escrita la regla que va a usar de aquí en adelante: en la hoja se anotan tres columnas de dinero, facturado, cobrado y pagado, y un apartado aparte para los retiros personales. El mes se lee con las tres, nunca con una.
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4. Campos y unidades de la hoja
Esta es la tabla que se copia. El importe siempre con signo y el apartado siempre escrito: los dos son los que separan el resultado del mes del dinero que de verdad tienes.
| Campo | Cómo se llena | Ejemplo del caso |
|---|---|---|
| Fecha | El día en que el dinero entra o sale | 12 de marzo |
| Concepto | El movimiento en pocas palabras | Reparación de refri |
| Apartado | Gasto del negocio o retiro personal | Gasto del negocio |
| Importe | Con signo: entra con más, sale con menos | -$450 |
| Forma de pago | Efectivo, transferencia o tarjeta | Transferencia |
| Comprobante | El papel que guardas y dónde está | Nota del taller |
| Estado | Cobrado, pagado o pendiente | Pagado |
| Saldo al cierre | Lo que queda en la caja al terminar el periodo | $800 |
5. Supuestos del ejemplo
- Las cifras son del caso ficticio de «Taller Marisol»: $32,000 facturados, $26,000 cobrados, $24,000 pagados y $1,200 de retiros personales. No son promedios de ningún sector ni datos de mercado.
- El mes del ejemplo no tiene impuestos ni deducciones: es un registro de dinero que entra y sale, no una declaración.
- Los $6,000 pendientes entran después, en un plazo que el ejercicio no calcula. La hoja no adivina la fecha en que te van a pagar.
- Los retiros personales del ejercicio son de $1,200 al mes. En tu caso pon la cifra que retires y decide con calma si de verdad puede salir del negocio.
- El ejemplo usa una sola caja. Si tu negocio maneja dos fondos o una caja y una cuenta, la hoja se llena una vez por cada uno.
6. Límites: para qué no sirve esta hoja
- No es una declaración fiscal ni contable. Registrar el dinero no sustituye la asesoría de un contador ni el cumplimiento de tus obligaciones.
- No te dice si el mes fue bueno. Para eso está el punto de equilibrio; aquí sólo queda escrito qué entró y qué salió.
- No adivina el futuro. El pendiente es un pendiente: si no se cobra, se anota como pendiente y no como ingreso.
- No mueve dinero. La hoja sirve para entender tus movimientos; el dinero se mueve en tu cuenta o en tu caja.
- No pide datos reales: haz el ejercicio con un caso inventado y no con los datos de tu negocio, de tus clientes ni de tus proveedores.
7. Curso relacionado
- «Costos, precios y dinero del negocio»: los gastos que aquí se registran salen de la Hoja de costos, y los precios que aquí se anotan salen de la hoja de precio y margen.
- «Administración del dinero en el negocio»: el curso explica cómo se arma un mes completo, con este registro y con la Previsión de caja.
- «Ventas y seguimiento en negocios pequeños»: el pendiente de $6,000 del ejercicio se recupera con seguimiento, no con paciencia.
8. Herramientas relacionadas de la biblioteca
- T04 · Hoja de costos: de ahí sale cada gasto que en esta hoja se anota.
- T06 · Análisis de punto de equilibrio: el resultado del mes se compara con el equilibrio para ver si alcanza.
- T08 · Previsión de caja: si el mes cierra con $800, la previsión de caja es la que avisa de lo que viene.
- T09 · Presupuesto editable: el precio que aquí se registra es el que va escrito en el presupuesto que mandas al cliente.
- T01 · Diagnóstico del negocio: el registro de un mes es una de las fuentes del diagnóstico.
En el caso ficticio del ejercicio, Marisol facturó $32,000, cobró $26,000 y pagó $24,000 de gastos del negocio. ¿Qué cantidad de efectivo dejó el mes?
En el caso ficticio del ejercicio, se cobraron $26,000 y se pagaron $24,000 de gastos del negocio. ¿Cuánto efectivo queda en la caja?
En el caso ficticio del ejercicio, los $6,000 pendientes de cobro cuentan como ingreso del mes porque el trabajo ya se entregó.
Une cada movimiento del mes con lo que hace.
Ordena los pasos para registrar un movimiento de dinero.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
En el caso ficticio del ejercicio, se facturaron $32,000, se cobraron $26,000 y se pagaron $24,000: el efectivo del mes es de pesos y queda pendiente de cobro la cantidad de pesos.
Ordena las cuentas del mes de Marisol, de arriba hacia abajo.
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
Un asistente escribió estas cinco notas del cuaderno del taller. Marca las que no se sostienen.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
Producto de la hoja. Llena el registro de una semana con diez movimientos reales de tu taller: cuatro ingresos, cuatro gastos del negocio y dos retiros tuyos. Al final escribe el efectivo que quedó. Si no sabes el dato exacto de algún movimiento, pon una cantidad estimada y márcala como tal.
Separa los retiros en su propio apartado desde el primer renglón. Si los mezclas, el resultado del mes ya no sirve para comparar con el equilibrio.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Memoria: las cuentas del mes
Empareja cada cuenta con su definición. Con estas siete palabras ya puedes explicar a alguien en qué se diferencian el resultado del mes y el dinero que tienes.
Tarjetas de repaso rápido
Toca una tarjeta para ver la respuesta.
Segunda pregunta del producto: busca en tus últimos tres meses un mes que se sintiera bueno y anota sus tres números: facturado, cobrado y pagado. Si el efectivo quedó muy por debajo de lo que esperabas, busca el pendiente de cobro de ese mes. Escribe en una línea cuánto de ese pendiente nunca entró.
Compara el pendiente de cobro con la cantidad de trabajos que hiciste ese mes. Si las cifras son parecidas, el problema no fue el trabajo: fue la fecha en que te pagaron.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Fuentes y para saber más
Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.
PROFECO: información de precios y proveedoresConsulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.
SAT: altas, obligaciones y comprobantes fiscalesConsulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.
Para dominar este tema
Ahora sabes que facturar, cobrar y tener dinero son tres cosas distintas, y que el dinero del taller y el tuyo son dos. Lo que falta para que esto sirva es la constancia: un registro que se llena el mismo día que pasa el movimiento, no el día que te acuerdas. Un mes de movimientos anotados vale más que un balance que nadie revisa, porque en las filas está la explicación de cada peso. Llena la hoja de la semana que viene, aunque sea con diez renglones, y compara el resultado con tu equilibrio. El número que no se escribe, no existe para el mes.
Chequeo de la lección
Aquí se mira lo que ya fuiste acertando. Pulsa «Comprobar» para saber si puedes seguir.
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