Qué vas a poder hacer al terminar
Elegir proveedor con el precio más bajo es la forma más rápida de comprar mal. A veces el más barato tarda ocho días y no trae garantía; a veces el más caro trae la pieza el mismo día y responde cuando algo sale malo. Esta hoja compara con tus propios datos, no con los catálogos de nadie, y termina en una decisión escrita con su fecha. No calcula ningún puntaje: los criterios los calificas tú, en el orden que te importa.
1. Objetivo de la hoja
El objetivo es comparar proveedores con datos que tú tienes y decidir con criterio escrito. La hoja tiene dos mitades: la comparación, que llena los datos de cada proveedor en las mismas columnas, y la decisión, que dice con quién compras, por qué y hasta cuándo. El motivo de que no haya puntaje es sencillo: un puntaje esconde lo que importa, que es saber por qué compraste a ese y no al otro.
- Que la comparación use los mismos datos para todos: mismo material, mismo pedido, mismas unidades.
- Que los cuatro criterios se califiquen con tu experiencia: lo que te ha pasado con cada proveedor.
- Que el costo total del lote se mire antes que el precio de la pieza.
- Que la decisión quede escrita con su motivo y con la fecha en que se vuelve a revisar.
2. Instrucciones: cómo se llena la hoja
- Elige un material que compras seguido. Las comparaciones se hacen con lo que se repite, no con lo que se compró una vez.
- Pide la cotización a dos o tres proveedores con el mismo pedido: misma cantidad, misma medida y las mismas condiciones de entrega. Si no es el mismo pedido, la comparación no sirve.
- Abre una fila por proveedor y anota, en las mismas columnas, el precio unitario en pesos, la cantidad de piezas del lote y el costo total en pesos.
- Anota el plazo de entrega en días, con los días reales que tarda, no con los que promete. Si nunca has comprado, pon lo que te dijo y márcalo como estimado.
- Anota el traslado en pesos: el flete, el flete más el tiempo que se tarda, o el costo de ir a buscarlo tú.
- Anota la calidad con lo que has visto: cuántas piezas salieron buenas y cuántas salieron malas, de cuántas. Los números salen de tu registro de incidencias (T16).
- Anota la garantía: qué cubre, cuántos días o meses, y si en la práctica la han cumplido.
- Marca cuál de los cuatro criterios pesa más en esta compra. Es tu decisión y cambia la comparación: si el plazo pesa más, dos días valen más que veinte pesos por pieza.
- Escribe la decisión: con quién compras, por qué, hasta cuándo y qué pasa si no responde. Después ponle la fecha de la próxima revisión.
3. Ejemplo resuelto: el proveedor más barato que salía más caro
Ejemplo resuelto 1: dos cotizaciones del mismo pedido
Paso 1. El pedido
Marisol necesita 30 piezas para las mezcladoras del mes. Escribe el mismo pedido para los dos proveedores: treinta piezas, entrega en el taller y fecha en la primera semana.Paso 2. Las dos cotizaciones
El proveedor A cotiza $120 por pieza, con ocho días de entrega y un flete de $240. El proveedor B cotiza $130 por pieza, con dos días de entrega y sin flete: él lleva la pieza al taller. (Cifras del caso ficticio del ejercicio.)Paso 3. La cuenta del lote
El lote de A son $3,600 más $240 de flete: $3,840. El lote de B son $3,900 sin flete. La diferencia en el lote es de $60, a favor de A, pero A tarda seis días más. (Cifras del caso ficticio del ejercicio.)Paso 4. La decisión escrita
Marisol compra a B durante un mes y pone la fecha de revisión. El criterio que pesa en esta compra es el plazo: sin la pieza a tiempo no hay entrega a tiempo, y una entrega tarde cuesta más que $60. Lo que la hoja deja escrito no es que B sea mejor: es que para este pedido y este mes, el plazo pesa más que el precio.
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Ejemplo resuelto 2: el proveedor que salió malo dos veces
Paso 1. Lo que pasó
En dos trabajos distintos del mes, la misma pieza salió mala. En los dos casos se tuvo que repetir el trabajo y el cliente esperó. Marisol tiene el dato, pero no lo tiene escrito en ningún lado.Paso 2. Lo que dice la hoja
Con la hoja, las dos incidencias quedan en la misma fila de calidad: dos piezas malas de treinta, con sus fechas y con el nombre del proveedor. La fila ya no dice «este proveedor es malo»: dice dos piezas malas de treinta, en dos fechas.Paso 3. La decisión
Marisol no cancela al proveedor ni lo pone de reserva. Lo baja a proveedor de emergencia, para piezas que se consiguen en cualquier lado, y busca un segundo proveedor para las piezas que sí importan. Escribe la decisión con su motivo y con la fecha en que vuelve a revisar.Paso 4. Lo que aprendió
Un proveedor con dos piezas malas no se elimina: se ordena por niveles de riesgo. Y el registro es lo que hace posible esa orden: sin las dos fechas escritas, la siguiente compra se decide con la impresión del último mes, y la impresión cambia con el día.
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4. Campos y unidades de la hoja
Una comparación sin unidades no se puede leer: son columnas de palabras. Estos son los campos, con la unidad de cada uno y con la regla de si es obligatorio.
| Campo | Tipo | Unidad | ¿Obligatorio? |
|---|---|---|---|
| Proveedor | Texto | Nombre del proveedor | Sí |
| Material | Texto | Lo que se cotiza | Sí |
| Fecha de la cotización | Fecha | Día y mes | Sí |
| Precio unitario | Número | Pesos por pieza | Sí |
| Piezas del lote | Número | Piezas | Sí |
| Costo del lote | Número | Pesos | Sí |
| Plazo de entrega | Número | Días | Sí |
| Traslado | Número | Pesos | No |
| Calidad observada | Texto | Piezas buenas y piezas malas | No |
| Garantía | Texto | Qué cubre y por cuántos días o meses | No |
| Condición de pago | Lista | Contado, a crédito o contra entrega | No |
| Criterio que más pesa | Lista | Precio, plazo, calidad o garantía | Sí |
| Decisión | Texto | Con quién compras y por qué | Sí |
| Fecha de la decisión | Fecha | Día y mes | Sí |
| Fecha de la próxima revisión | Fecha | Día y mes | Sí |
5. Supuestos del ejemplo
- Se supone que la comparación se hace con el mismo pedido para todos los proveedores, en la misma fecha.
- Se supone que el plazo se anota con los días reales vividos, y que lo prometido se marca como estimado mientras no se comprueba.
- Se supone que la calidad se cuenta con piezas, no con impresiones: cuántas salieron bien y cuántas salieron malas.
- Se supone que el criterio que más pesa lo decide quien compra y que puede cambiar de una compra a otra.
- Se supone que la decisión lleva fecha de revisión, porque un proveedor bueno en un mes puede dejar de serlo.
6. Límites de la hoja
- No calcula un puntaje de cada proveedor. Si alguna vez viste una tabla que suma puntos con pesos y días, esa tabla esconde el criterio que alguien eligió por ti.
- No reemplaza la cotización por escrito: la hoja comparativa sirve para decidir, pero el precio se acuerda con el proveedor y se anota.
- No lleva el control de existencias: eso es la hoja de inventario (T14).
- No es un registro de compras ni de pagos: el dinero que sale se anota en la previsión de caja (T08) y en el registro de gastos.
- No juzga la calidad de un proveedor que nunca has usado: para ese caso sólo hay datos estimados, y por eso la hoja exige marcar la fecha de revisión.
- No es una recomendación de marcas: los proveedores se comparan con lo que te ha pasado, y el nombre del proveedor no dice nada por sí solo.
7. Curso relacionado
- «Operación y calidad en negocios pequeños»: es donde vive la idea de que la calidad del trabajo depende de la pieza que se instala y de quién la surtió.
- «Costos, precios y dinero del negocio»: para calcular el costo total del lote y saber si el precio de la pieza aguanta.
- «Consolidación y crecimiento del negocio»: comparar proveedores es una de las decisiones que más peso tienen cuando el negocio crece.
- Para el paso fiscal, este no es el tema: el curso «Formaliza tu negocio: SAT, RFC y el día uno» explica el alta y las obligaciones.
8. Herramientas relacionadas
La hoja de proveedores no vive sola. Estas son las demás herramientas de la biblioteca, con su número, para que sepas con cuál se conecta.
- T01 · Diagnóstico del negocio: para saber cuánto pesa cada material en el costo del mes.
- T02 · Ficha de oportunidad: antes de comprometer compras con un proveedor nuevo.
- T03 · Registro de entrevistas y pruebas: lo que prometes a un cliente sobre una pieza que todavía no existe.
- T04 · Hoja de costos: el costo de la pieza dentro del servicio.
- T05 · Calculadora de precio y margen: el precio que tiene que cubrir el costo del material.
- T06 · Análisis de punto de equilibrio: cuántos servicios necesitas para cubrir lo fijo.
- T07 · Registro de ingresos y gastos: el mes completo, con las compras de material dentro.
- T08 · Previsión de caja: para saber si hay con qué pagar el lote antes de pedirlo.
- T09 · Presupuesto editable: el precio que se le da al cliente cuando el material ya está cotizado.
- T10 · Orden de trabajo: el trabajo para el que se pide el material.
- T11 · Control de anticipos y saldos: el dinero que ya entró y el que falta.
- T12 · Seguimiento de clientes: a quién hay que avisar si el material no llega a tiempo.
- T13 · Agenda de pedidos: la semana con su tope de horas, donde la espera de una pieza se come un día.
- T14 · Control básico de inventario: qué material hay y cuánto, para no comprar de más.
- T16 · Registro de incidencias: las piezas malas y las fechas, que son los datos de la columna de calidad.
- T17 · Lista de apertura y cierre: la rutina diaria donde se revisa lo que falta.
- T18 · Plan de mejora: el hallazgo de la comparación convertido en una acción con fecha y responsable.
En el ejercicio, el proveedor A cobra $120 por pieza, tarda ocho días y tiene un flete de $240. El proveedor B cobra $130 por pieza, tarda dos días y lleva la pieza al taller. Para un lote de 30 piezas, ¿qué dice la hoja?
En el caso ficticio del ejercicio, el proveedor A cobra $120 por pieza, el lote es de 30 piezas y el flete al taller es de $240. ¿Cuánto cuesta el lote completo con el traslado?
Esta hoja calcula un puntaje de cada proveedor para poder elegir al mejor sin discutir.
Une cada criterio con lo que se anota de él.
Ordena los pasos de la comparación de proveedores.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
El criterio que más pesa lo eliges tú y por eso se anota: en el ejercicio pesó el , y por eso la entrega de dos días valió más que veinte pesos por pieza.
Marisol va a comparar proveedores de una pieza que compra cada mes. Ordena lo que hace.
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
Un asistente escribió estas cinco notas sobre la evaluación de proveedores. Marca las que no se sostienen.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
Producto de la herramienta. Primero llena la hoja con el caso ficticio de esta página: dos proveedores, treinta piezas, $120 y $130 por pieza, con su flete y sus días de entrega. Después escribe, en una hoja aparte, un material que tú compras seguido y compara a dos proveedores tuyos, con las mismas columnas y las mismas unidades. Si no tienes cotizaciones, usa el caso de esta hoja y no inventes datos. Al final escribe una línea: ¿cuál criterio pesa más en tus compras?
El material que compras seguido y para el que ya sabes quién te lo surte es el más fácil de comparar y el que más dinero mueve. Si sólo tienes un proveedor, la comparación empieza por pedirle la cotización a otro, aunque sea una vez.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Segunda pregunta del producto: toma las tres últimas piezas o materiales que te salieron malos, y escribe en qué lote venían y de qué proveedor. ¿Cuántas de las tres vinieron del mismo? Si salieron de dos lotes distintos del mismo proveedor, el problema no es el material: es ese proveedor. Escribe tu decisión con su fecha.
Esa pregunta es la que convierte el registro de incidencias en una decisión de compra. Sin ella, el patrón se queda en una impresión y la próxima compra se hace igual que la anterior.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Memoria: los cuatro criterios
Empareja cada criterio con lo que se anota de él. Con estas seis parejas ya sabes comparar a dos proveedores.
Tarjetas de repaso rápido
Toca una tarjeta para ver la respuesta.
Fuentes y para saber más
Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas de calidad ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.
PROFECO: información de precios y proveedoresConsulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.
SAT: altas, obligaciones y comprobantes fiscalesConsulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.
Para dominar este tema
Ya sabes comparar proveedores con los datos de tu taller, calcular el costo total de un lote y escribir la decisión con su criterio y su fecha. Lo que hace esta hoja distinta de un formato vacío es que no calcula nada por ti: los criterios los calificas tú, y por eso la comparación se puede defender y corregir. Hazlo con un material que compres seguido, con dos proveedores y con el mismo pedido. Cuando tengas la fila completa, mira la columna de fecha de revisión y ponle una: las comparaciones que no se repiten son las que no sirven para decidir.
Chequeo de la lección
Aquí se mira lo que ya fuiste acertando. Pulsa «Comprobar» para saber si puedes seguir.
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