Qué vas a poder hacer al terminar
En un taller pequeño el material no se controla con un sistema: se controla con un estante y con la memoria. Y la memoria falla justo cuando hace falta, que es cuando un cliente llega con prisa y la pieza que se necesita no está. Esta hoja es simple a propósito: un conteo al mes, una fila por material y cinco preguntas por fila. Con eso sabes qué tienes, cuánto, desde cuándo y para qué era.
1. Objetivo de la hoja
El objetivo es que la falta de una pieza no sorprenda a media entrega y que el material parado se vea antes de que se vuelva dinero dormido. La hoja no es un almacén: es una lista de preguntas que se contestan el día del conteo y que se actualizan el día en que algo sale del estante.
- Que cada material tenga su fila con su unidad, para que dos personas no cuenten cosas distintas.
- Que se anote la fecha del último movimiento, para saber si el material está trabajando o está parado.
- Que se sepa para qué trabajo se compró cada cosa, para que lo que sobra de un trabajo se pueda reusar.
- Que el conteo del mes termine en un ajuste escrito, con la diferencia y su motivo.
2. Instrucciones: cómo se llena la hoja
- Abre una hoja con una fila por material. Escribe el nombre como lo usas todos los días, para que cualquiera lo encuentre: tal vez «bomba de la mezcladora», y no un código.
- Anota la unidad de cada material: piezas, metros, litros, rollos o kilogramos. La unidad es la que hace comparables dos filas: doce piezas y medio metro no se suman.
- Escribe la cantidad que hay hoy y el mínimo que necesitas tener siempre. El mínimo es tu decisión, y sirve para saber cuándo hay que comprar.
- Anota la fecha del último movimiento del material: la última vez que entró o que salió. Si no te acuerdas, pon la fecha del conteo y márcala como estimación.
- Escribe para qué trabajo se compró. Si todavía no se ha usado, pon la orden de trabajo a la que va a ir.
- El día que algo sale del estante, anótalo en la misma hoja, con su fecha. Una línea de una línea es mejor que un conteo perfecto de fin de mes.
- Fija el día del conteo del mes: el mismo día, a la misma hora, con el mismo método. Cuenta por lugar, no por memoria de lo que usaste.
- Compara lo contado con lo que dice la hoja y anota la diferencia, en piezas y con su signo. Si la diferencia no tiene motivo, la diferencia no se ajusta.
- Ajusta la hoja sólo después de escribir el motivo. Al final, revisa la columna de fecha: lo que lleva más de sesenta días sin moverse es tu lista de compras pendientes o de material que hay que usar.
3. Ejemplo resuelto: la pieza que llevaba noventa días sin moverse
Ejemplo resuelto 1: el conteo con diferencia
Paso 1. El conteo
Marisol cuenta el estante de refacciones el primer lunes del mes. En la hoja dice que hay doce piezas de la bomba de la mezcladora. En el estante hay ocho. La diferencia es de cuatro piezas. (Cifras del caso ficticio del ejercicio.)Paso 2. El motivo
Dos piezas sí se usaron:se usaron en la orden de trabajo 104, y esa orden se anotó en la orden de trabajo pero no en el inventario. Las otras dos no aparecen. Marisol escribe la diferencia de cuatro piezas y anota el motivo de cada parte: dos por trabajo identificado y dos no localizadas.Paso 3. El ajuste
Sólo después de escribir el motivo, Marisol ajusta la hoja: la cantidad queda en ocho piezas, la fecha del último movimiento queda con el día del conteo y las dos piezas no localizadas quedan con su nota. No escribe «faltan dos» y ya: escribe que no aparecen.Paso 4. Lo que aprendió
El ajuste sin motivo es una mentira con buena caligrafía. Al mes siguiente, la fila de la bomba dice ocho piezas con fecha de conteo y mínimo de dos, así que Marisol sabe que necesita comprar antes de que se le presente un trabajo. Y las dos piezas no localizadas quedan anotadas con su fecha, que es lo único que permite saber si se pierden otra vez.
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Ejemplo resuelto 2: el material que sí se consumió
Paso 1. La hoja y el estante
De la cinta de aislar, la hoja dice veinte rollos y el estante tiene veinte. El conteo no muestra diferencia: todo cuadra.Paso 2. Lo que el conteo no ve
Pero la fecha del último movimiento era de hace cuatro meses. Y el taller sí usa cinta: se va en cada instalación. Marisol revisa y descubre que el consumo se anotaba en el cuaderno de arriba, no en la hoja de inventario.Paso 3. La decisión
Marisol escribe la fecha del último movimiento con la fecha real y cambia una regla: cada material que sale del estante se anota el mismo día, en la misma hoja, aunque sea una línea. Nada de cuaderno aparte.Paso 4. Lo que aprendió
El conteo dice cuántas hay; la fecha dice si se están usando. Las dos cosas juntas son el inventario. Con una sola de las dos, el taller tiene una lista y un misterio: en este caso, veinte rollos que se evaporaban sin que nadie lo notara.
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4. Campos y unidades de la hoja
Un inventario sin unidades es un montoncito de cosas que no se pueden sumar ni comparar. Estos son los campos, con la unidad de cada uno y con la regla de si es obligatorio.
| Campo | Tipo | Unidad | ¿Obligatorio? |
|---|---|---|---|
| Artículo | Texto | Nombre de la pieza o material | Sí |
| Unidad | Lista | Pieza, metro, litro, rollo o kilogramo | Sí |
| Cantidad en el taller | Número | Piezas, metros, litros o rollos | Sí |
| Mínimo en el taller | Número | La misma unidad de la fila | Sí |
| Costo unitario | Número | Pesos por unidad | No |
| Valor de la existencia | Número | Pesos | No |
| Fecha del último movimiento | Fecha | Día y mes | Sí |
| Último trabajo | Texto | Número de orden o para qué fue | No |
| Dónde está | Texto | Estante, caja o repisa | Sí |
| Diferencia del conteo | Número | Piezas, con signo | No |
| Motivo de la diferencia | Texto | Por qué falta o por qué sobra | No |
| Fecha del conteo | Fecha | Día y mes | Sí |
5. Supuestos del ejemplo
- Se supone que el conteo se hace de la misma manera cada mes, para que las comparaciones entre meses signifiquen algo.
- Se supone que la unidad de cada material está escrita y no cambia entre filas: un rollo es un rollo, no media pieza.
- Se supone que el mínimo lo decide quien conoce el taller, con su criterio, y que sirve para saber cuándo hay que comprar.
- Se supone que el material que sale del estante se anota el mismo día, aunque la anotación sea de una línea.
- Se supone que las diferencias se escriben con su motivo, y que lo que no tiene motivo se anota como no localizado en lugar de ajustarse en silencio.
6. Límites de la hoja
- No es un sistema de inventario con códigos ni etiquetas: es una hoja de conteo. Para un almacén grande hay herramientas hechas para eso.
- No decide si conviene comprar. Esa decisión es de la previsión de caja (T08) y de la evaluación de proveedores (T15).
- No cuenta el material que se consume sin pasar por el estante, como los insumos que se llevan a una casa.
- No lleva la garantía del proveedor ni el historial de calidad de cada pieza: eso está en la evaluación de proveedores (T15) y en el registro de incidencias (T16).
- No es un registro fiscal de compras ni de salidas de mercancía: para eso están el SAT y tu contador.
- No sirve para materiales que se venden tal cual, como los filtros que se venden en el mostrador: para eso está la hoja de costos (T04) y el precio del ejercicio.
7. Curso relacionado
- «Operación y calidad en negocios pequeños»: es donde vive la idea de que el material es parte del proceso y de que la calidad depende de la pieza que se instala.
- «Costos, precios y dinero del negocio»: el material es parte del costo del servicio, y el costo del material parado también pesa.
- «Consolidación y crecimiento del negocio»: comprar antes de que falte y no acumular lo que no se mueve es una decisión de crecimiento, no de administración.
- Para el paso fiscal, este no es el tema: el curso «Formaliza tu negocio: SAT, RFC y el día uno» explica el alta y las obligaciones.
8. Herramientas relacionadas
La hoja de inventario no vive sola. Estas son las demás herramientas de la biblioteca, con su número, para que sepas con cuál se conecta.
- T01 · Diagnóstico del negocio: para saber cuánto material consume de verdad cada tipo de trabajo.
- T02 · Ficha de oportunidad: antes de comprar material para una idea que todavía no está probada.
- T03 · Registro de entrevistas y pruebas: lo que prometes a un cliente antes de saber si hay material.
- T04 · Hoja de costos: para saber qué parte del costo de un servicio es material.
- T05 · Calculadora de precio y margen: el precio que tiene que incluir el costo de la pieza que se instala.
- T06 · Análisis de punto de equilibrio: cuántos servicios necesitas para cubrir lo fijo.
- T07 · Registro de ingresos y gastos: el mes completo, con las compras de material dentro.
- T08 · Previsión de caja: para saber si hay con qué pagar la compra de material antes de que falte.
- T09 · Presupuesto editable: el precio que se le da al cliente cuando el material ya está cotizado.
- T10 · Orden de trabajo: de dónde sale el trabajo para el que se compró cada material.
- T11 · Control de anticipos y saldos: el dinero de los trabajos que ya usaron ese material.
- T12 · Seguimiento de clientes: a quién hay que avisar si el material no llega a tiempo.
- T13 · Agenda de pedidos: la semana con su tope de horas, donde la falta de material mueve fechas.
- T15 · Evaluación de proveedores: con quién comprar y cuánto tarda, para no perder la semana esperando una pieza.
- T16 · Registro de incidencias: las piezas que salieron malas y el proveedor que las surtió.
- T17 · Lista de apertura y cierre: la rutina diaria donde se anota lo que sale del estante.
- T18 · Plan de mejora: el hallazgo del inventario convertido en una acción con fecha y responsable.
En el conteo del mes del ejercicio, la hoja dice que hay 12 piezas de la bomba y en el estante hay 8. ¿Qué debe hacer Marisol?
En el caso ficticio del ejercicio, el lote de 20 piezas costó $4,000 y el traslado al taller fue de $400. Cuatro piezas sobraron y se quedaron en el estante. ¿Cuánto costó cada pieza que sí se usó?
Anotar la fecha del último movimiento de cada material es opcional, porque lo importante es la cantidad que hay hoy.
Une cada pregunta del inventario con lo que se anota en ella.
Ordena los pasos del conteo del mes.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
En la hoja de inventario, el dice qué pieza es y en qué se cuenta, y la fecha del último dice desde cuándo está ahí.
Marisol hace el conteo del mes en su taller. Ordena lo que hace.
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
Un asistente escribió estas cinco notas sobre el control de inventario. Marca las que no se sostienen.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
Producto de la herramienta. Primero llena la hoja con el caso ficticio de esta página: veinte piezas de bomba, un lote de $4,000, cuatro piezas sobrantes y dos piezas no localizadas. Después escribe, en una hoja aparte, el material que tienes tú, con su unidad, su cantidad, su mínimo y la fecha del último movimiento. Si no sabes la fecha, pon la de hoy y márcala como estimación. Al final escribe una línea: ¿qué material de tu estante lleva más tiempo sin moverse?
Si no sabes qué material tienes, cuenta primero y anota después. Escribe también lo que no sabes: una celda en blanco es un dato pendiente; un número inventado es una mentira que dura meses.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Segunda pregunta del producto: toma tres piezas o materiales que se te hayan acabado o que se te hayan echado a perder, y anota la fecha en que salieron del estante. ¿Estaba esa fecha en tu hoja o en tu cabeza? Si estaba en tu cabeza, el material no se te iba a faltar por casualidad: la falta se armó sola.
La fecha del día en que el material sale del estante es la línea más barata de toda la biblioteca: toma un minuto y evita la cancelación de la entrega.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Memoria: el inventario de punta a punta
Empareja cada campo con su propósito. Con estas seis parejas ya sabes qué preguntar de cada material.
Tarjetas de repaso rápido
Toca una tarjeta para ver la respuesta.
Fuentes y para saber más
Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas de consumo ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.
SAT: altas, obligaciones y comprobantes fiscalesConsulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.
PROFECO: información de precios y proveedoresConsulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.
Para dominar este tema
Ya sabes registrar qué material hay, cuánto, desde cuándo y para qué era, y explicar cada diferencia del conteo en vez de ajustarla en silencio. Lo que le da valor a la hoja es una regla diaria y sencilla: lo que sale del estante se anota el mismo día. Hazla esta semana con un solo estante, el que más te molesta, y anota también la fecha de cada cosa. Al mes, la columna de fechas te dirá qué comprar y qué dejar de comprar, y esa es una decisión que antes no podías tomar.
Chequeo de la lección
Aquí se mira lo que ya fuiste acertando. Pulsa «Comprobar» para saber si puedes seguir.
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