No se administra lo que no se mide; no se miente sobre lo que sí se mide
El reporte anterior decía «el edificio va muy bien». Marisol pidió que lo tradujeran: ¿ocupación sobre área rentable o sobre área total? ¿la renta «efectiva» incluye el mes de gracia que se dio al inquilino del piso 3? ¿la morosidad de 8 % es sobre facturación del mes o sobre cartera total? El reporte no tenía idea de qué estaba reportando.
Un KPI sin definición estable es decoración con número. Los cinco que de verdad resumen un edificio de oficinas: ocupación (m² rentados ÷ m² rentables disponibles), renta efectiva vs. potencial (lo que entra de verdad entre lo que cobrarías si todo estuviera lleno y pagado), morosidad (rentas vencidas más de 30 días ÷ facturación del mes), absorción neta (m² ganados en renta menos m² perdidos por salidas, en el periodo) y costo de operación por m² (ya calculado en el presupuesto, aquí como indicador comparativo).
Cada uno tiene su lectura trampa: la ocupación sube regalando meses de gracia (renta efectiva la descubre); la morosidad «baja» porque se corrió el corte (la cartera con antigüedad la desnuda); y la absorción positiva puede ser pura mudanza interna que no suma un peso nuevo.
Este objeto te da el cálculo exacto de los cinco, con la convención que se usa en el mercado mexicano para cada uno, y sobre todo: la pregunta de decisión que cada número debe disparar antes de que se vuelba costumbre.
El tablero de cinco: fórmula, trampa y pregunta
| Indicador | Cómo se calcula | Su trampa típica | La pregunta que dispara |
|---|---|---|---|
| Ocupación | m² rentados ÷ m² rentables disponibles × 100 | Medirla sobre área total del edificio (escaleras y máquinas inflan el denominador y maquillan) | ¿Los metros vacíos son de la zona buena o de la difícil? |
| Renta efectiva vs. potencial | Renta realmente cobrada ÷ renta si todo rentado y pagado × 100 | Contar como «efectiva» la renta de un mes de gracia o la prórroga verbal | ¿Qué tan caro es realmente el descuento que estamos dando? |
| Morosidad | Rentas vencidas +30 días ÷ facturación del mes × 100 | Mover el día de corte para «bajarla» un mes; mezclar depósitos de garantía con pagos | ¿Es un patrón del edificio o un inquilino grande en apuros? |
| Absorción neta | m² nuevos rentados − m² que se fueron, en el periodo | Contar mudanzas internas como absorción: el edificio no ganó un metro nuevo | ¿El mercado está traccionando o estamos rotando inquilinos? |
| Costo de operación por m² | Presupuesto de operación anual ÷ 12 ÷ m² rentables | Excluir del cálculo gastos «capitalizables» para lucir más bajo | ¿El de al lado opera en cuánto con las mismas rentas? |
Cómo se lee el tablero completo
- Los números se cruzan, no se leen solos: ocupación 95 % con renta efectiva 78 % significa «lleno con descuento brutal»; morosidad subiendo con absorción positiva puede ser «rentamos al que no puede pagar». El tablero cobra sentido cuando los cinco se leen como historia, no como fila de casillas.
- Tendencia manda sobre nivel: un 90 % de ocupación estable vale más que un 94 % que cayó 6 puntos en tres meses; el color del mes se define contra sus propios últimos doce meses y contra el mercado local.
- Compararse con pares, no con cuentos: «el edificio de la playa está en 97 %» no aplica si su morosidad es del 15 %; los benchmarks se comparan con edificios del mismo mercado y mismo tipo de inquilino.
- Cada indicador tiene dueño y ritual: alguien lo calcula, alguien lo valida con el dato fuente (contratos, estado de cuenta, medidores) y el cálculo se guarda con su corte — la confianza del tablero es tan fuerte como su último dato validado.
El edificio tiene 4,000 m² rentables. Actualmente hay 3,560 m² rentados. ¿Cuál es el porcentaje de ocupación? (Responde solo el número, sin signo %.)
La dirección presume que «la ocupación subió 3 puntos este trimestre». ¿Qué debe verificar la administradora antes de celebrar?
La renta efectiva puede ser menor que la renta potencial aunque el edificio esté al 100 % de ocupación.
La ocupación se calcula sobre el área disponibles; la morosidad se mide con su umbral de días (típico: más de ); y la absorción neta descuenta las mudanzas porque no suman metros nuevos.
Clasifica cada movimiento del trimestre: suma a la absorción neta del edificio o no cuenta para ella.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
Ordena el ritual mensual de producción del tablero de KPI.
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
El auxiliar calculó los KPI del mes. Marca las líneas donde el número miente.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
Para dominar este tema
Lo esencial que debes saber
- Los cinco del tablero: ocupación, renta efectiva vs. potencial, morosidad con umbral de días, absorción neta y costo de operación por m².
- Cada indicador se escribe una vez su definición y no se mueve sin avisar: la tendencia exige fórmulas constantes.
- Los números se leen cruzados: lleno con renta efectiva baja es descuento caro; morosidad alta con absorción es riesgo de impago grande.
- La absorción honesta descuenta rotación interna; la ocupación útil se mide sobre metros rentables y se lee por zona.
Preguntas clave del tema
- ¿Cuál es hoy la renta efectiva contra la potencial y qué la separa?
- ¿Los metros vacíos están en la zona buena o en la difícil del edificio?
- ¿La morosidad es un patrón de mercado o un solo inquilino grande?
- ¿Qué indicadores se movieron más de 2 puntos este mes y por qué?
- ¿Contra qué dos edificios comparables nos medimos este trimestre?
Lo que debes poder hacer
- Calcular los cinco KPI del edificio con su convención correcta.
- Leer el tablero cruzado y detectar cuando un indicador maquilla a otro.
- Publicar el tablero con corte, fuente y tendencia de doce meses.
Siguiente paso: El indicador que más duele se llama cartera: en el siguiente objeto, cómo vigilar la morosidad con antigüedad de saldos, gestión por inquilino y previsión de flujo para la dirección.
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