Lo que no se mide, se regala
Al cierre del trimestre, dirección le preguntó a Marisol algo simple: "¿Cuántos interesados tuvo el piso 9 y por qué no se rentó?". Marisol recordó correos, llamadas, tres visitas... y no supo responder con números.
Esa impotencia es la diferencia entre administrar por sensaciones y administrar con embudo. Un embudo de rentas bien llevado te dice, con datos del último trimestre: de cada 10 contactos, cuántos visitan, cuántos piden propuesta, cuántos firman... y sobre todo en qué etapa se está desangrando tu propiedad.
Este objeto monta el embudo: cinco etapas, tres tasas, una regla de velocidad y un ritual semanal de seguimiento.
Las cinco etapas y lo que significa avanzar
- Contacto: pidió información (portal, llamada, broker, referido). Avanza cuando responde a dos preguntas y acepta una fecha de visita.
- Visita: pisó el espacio. Avanza cuando pidió contrapropuesta o datos duros (carga eléctrica, plano, horarios) para su equipo.
- Propuesta: recibió carta oferta escrita y la discutió contigo. Avanza cuando hay negociación activa de variables.
- Negociación: hay acuerdo de boca o casi sobre precio, plazo y garantía. Avanza cuando firma.
- Firma (y llave): contrato firmado, depósito recibido, entrega calendarizada. El prospecto se convierte en inquilino (Ruta 4 lo recibe).
Un prospecto vive en UNA sola etapa a la vez, con un próximo paso con fecha. Si no sabes en qué etapa está cada quien y qué toca después, no tienes embudo: tienes una bandeja de entrada.
Las tres tasas que te dicen la verdad
Con el embudo del ejemplo (28 contactos, 9 visitas, 4 propuestas, 2 negociaciones, 1 firma): ¿cuál es la conversión contacto→visita, y dónde duele más el cuello de botella?
Rangos de referencia del mercado mexicano de oficinas (para comparar sin autoflagelarte):
Contacto→visita: 30–40 %. Menos, hay descalificación débil o ficha que promete lo que el espacio no da.
Visita→propuesta: 35–50 %. Menos, la visita no conectó con el dolor del prospecto (guion del OA04).
Propuesta→firma: 25–40 %. Menos, velocidad y cierre: contraofertas sin fecha, seguimiento que se enfría.
Días por etapa: un prospecto sin movimiento 14 días se re-califica o se cierra con elegancia; el "está pensando" sin fecha es un fantasma que infla tu tablero.
La regla de velocidad: 15 minutos, 48 horas, 7 toques
- 15 minutos: todo contacto nuevo de portal o WhatsApp se responde en menos de 15 minutos en horario hábil. El que pregunta a las 10 a.m. y recibe respuesta a las 4 p.m. ya visitó al de enfrente.
- 48 horas: toda visita termina con carta o correo de seguimiento con el siguiente paso concreto antes de 48 horas, mientras el espacio está fresco en su memoria.
- 7 toques: la mayoría de las rentas se cierran entre el quinto y séptimo toque (llamada, WhatsApp, correo, junta). El promedio de los vendedores... se detiene en el segundo.
El ritual semanal: 40 minutos que valen una renta
Ordena el ritual semanal de seguimiento del embudo (martes por la mañana, 40 min).
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
Clasifica cada señal según la etapa del embudo donde vive.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
Si tu propiedad tuviera embudo desde hace un trimestre: ¿dónde sospechas que está tu cuello de botella, arriba (pocos contactos) o abajo (visitas que no firman)? ¿Qué harías distinto mañana si supieras que el 80 % de tus pérdidas son por «el competidor de enfrente era más barato» versus «se enfrió el seguimiento»?
Causa de pérdida no registrada es la única causa que se repite para siempre.
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Para dominar este tema
Lo esencial que debes saber
- Cinco etapas con definición de avance: contacto, visita, propuesta, negociación, firma.
- Tres tasas con rango de referencia: 30–40 %, 35–50 %, 25–40 %; el cuello de botella sale de dividir, no de intuir.
- Velocidad: 15 minutos, 48 horas, 7 toques.
- Ritual semanal de 40 minutos: sanear, tocar, aprender de los quemados y reportar con causas.
Preguntas clave del tema
- ¿Cuáles son las cinco etapas y qué hace avanzar a un prospecto de una a otra?
- ¿Cómo calculo la conversión entre etapas y con qué rango comparo?
- ¿Qué dicen los 15 minutos, las 48 horas y los 7 toques?
- ¿Qué hago con un prospecto sin movimiento en 14 días?
Lo que debes poder hacer
- Montar el tablero de embudo con etapa, próximo paso y fecha en cada prospecto.
- Diagnosticar con divisiones la etapa floja del trimestre y su causa.
- Correr el ritual semanal de 40 minutos y reportar a dirección con causas de pérdida.
Siguiente paso: Radar comercial — el embudo se alimenta con demanda que nadie te va a traer solo: la prospección activa.
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