Qué vas a poder hacer al terminar
En una tienda de barrio, la parte del resultado que se pierde no aparece en ningún papel: caduca en el anaquel, se rompe en el traslado, se devuelve y se cobra mal. Si eso no se mide, no es una pérdida, es un hueco del que nadie sabe nada. Esta lección te da tres cosas: el control por ubicación, la regla de salida por caducidad y la forma de costear la merma del mes para saber por dónde se está yendo.
El caso de esta lección es ficticio: Rosa, su «Abarrotes Rosa», sus productos y sus cifras no existen. Los números sirven para aprender a llevar el control de un anaquel y a costear una pérdida, no para afirmar cómo pierde dinero una tienda de barrio.
1. El control por ubicación
El control del anaquel no es un inventario perfecto: es saber, en un momento dado, qué hay en cada lugar de la tienda y cuánto de eso todavía se puede vender. En «Abarrotes Rosa» hay cuatro lugares y cada uno tiene su ritmo: el anaquel de abarrotes, la vitrina de refrigerados, el estante de limpieza y el congelador.
- El conteo se hace por lugar y no por producto: si el aceite está en el anaquel y en el congelador, son dos números distintos que van en dos renglones.
- Cada lugar tiene su frecuencia. La vitrina y el congelador se revisan todos los días, antes de abrir; el anaquel y el estante, una vez por semana; la tienda entera, una vez al mes.
- Lo que se anota es poco y exacto: cuántas unidades quedan de cada referencia y en qué lugar están. Si no está escrito, no se puede comparar con el mes anterior.
- El conteo se coteja con lo que dice la caja. Si el papel dice veinte litros de leche y el anaquel tiene dieciséis, hay cuatro que se vendieron sin anotar o que se fueron sin cobrar, y esa diferencia hay que buscarla.
2. Las caducidades: lo que vence primero sale primero
Los productos que traen fecha se ordenan con una regla que ya usas en la casa: lo que vence antes, sale primero. Y lo que sale primero se ofrece primero. En una tienda, esa regla sola evita buena parte de la merma por caducidad, porque lo que está por vencer se ve y se ofrece, en vez de quedarse en el fondo del anaquel hasta que ya no sirve.
- La revisión de fechas es una tarea con hora: al abrir, no cuando ya sobró. Revisar las fechas después de que la gente ya compró es tarde.
- Lo que vence antes va al frente del anaquel. Si lo escondes en un estante aparte, nadie lo ve y se convierte en pérdida segura.
- Lo que ya venció sale del anaquel y pasa a la hoja de merma, con su motivo. No se queda ahí esperando a que alguien lo tire.
- Se ofrece antes lo que está por vencer. Es una atención, no una liquidación: el cliente se lleva lo que necesita y la tienda no pierde.
3. La merma que no se ve
La merma es todo lo que sale del anaquel y no entra dinero: lo que venció, lo que se rompió, lo que el cliente devolvió y lo que se cobró mal. El problema de la merma es que no aparece en el estado de cuenta del mes. Si no se mide, no es una pérdida: es un hueco del que nadie sabe nada.
| Tipo de pérdida | Unidades | Costo real por unidad | Costo del mes |
|---|---|---|---|
| Caducidad | 18 | $28.00 | $504.00 |
| Roto o derramado | 9 | $28.00 | $252.00 |
| Devuelto por el cliente | 6 | $28.00 | $168.00 |
| Error de caja o de cambio | 4 | $28.00 | $112.00 |
| Total del mes | 37 | — | $1,036.00 |
- Cada salida se anota el mismo día y con su motivo. Una merma sin motivo escrito no se puede corregir: sólo se repite.
- La merma se mide con el costo real, no con el precio de compra. El costo real es el mismo de la hoja de costos: ya trae dentro la merma, el empaque y la pérdida.
- La merma se mide por producto y no sólo por total. El total te dice que se perdió; el producto te dice por dónde.
- Lo que se repite tres meses seguidos ya no es un accidente: es una forma de trabajar que hay que cambiar.
4. Ejemplos resueltos
Ejemplo resuelto 1: el control de la tienda y las fechas
Paso 1. La pregunta
Rosa quiere saber dos cosas: qué hay en la tienda y qué está por vencer. Escribe las dos preguntas en la primera hoja, porque una sola pregunta no alcanza para el control del mes.Paso 2. El conteo por lugar
En el caso ficticio del ejercicio, Rosa cuenta por ubicación y no por producto: 158 referencias en el anaquel de abarrotes, 24 en la vitrina de refrigerados, 18 en el estante de limpieza y 3 en el congelador. Son 203 en total, que son las que quedaron en la tienda después de la limpieza del mes pasado.Paso 3. Las fechas
Rosa revisa las fechas de arriba hacia abajo. En el anaquel encuentra 19 referencias de aceite que vencen dentro de las dos semanas. En la vitrina y en el congelador anota las fechas por separado, en la hoja de la vitrina, porque esos productos se revisan todos los días y no pueden esperar al cierre del mes.Paso 4. La decisión
Lo que vence antes va al frente: Rosa acomoda esas 19 referencias de aceite en la repisa de la entrada, donde se ven. Y escribe cada una con su fecha en la hoja de merma, con el motivo escrito de antemano: caducidad.Paso 5. El resultado
Al final del mes, 18 de las 19 referencias no llegaron a venderse: una sola salió a tiempo. En el caso ficticio del ejercicio, el costo real de $28.00 por litro, que es el mismo de la hoja de costos de la lección anterior, convierte la caducidad del mes en $504.00.Paso 6. Lo que aprendió
El control por ubicación y la revisión de fechas son el mismo trabajo, y los dos se hacen con una hoja, no con la memoria. La herramienta T14, Control básico de inventario, es donde queda el conteo por ubicación y la lista de lo que está por vencer. Y la hoja de merma, con su costo real, se arma en la T04, Hoja de costos.
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Ejemplo resuelto 2: la merma del mes, medida y costeada
Paso 1. La pregunta
Al cierre del mes, Rosa se hace la única pregunta que importa: ¿cuánto dinero salió de la tienda sin que entrara nada a cambio? La respuesta no está en la caja ni en el anaquel: está en la hoja de merma.Paso 2. Los cuatro tipos
En el caso ficticio del ejercicio, la hoja de merma del mes trae cuatro líneas: 18 unidades por caducidad, 9 rotas o derramadas, 6 devueltas por el cliente y 4 por error de caja o de cambio. En total, 37 unidades que salieron de la tienda.Paso 3. El costo
Cada una de esas 37 unidades se multiplica por el costo real de $28.00, el mismo de la hoja de costos, con la merma, el empaque y la pérdida ya dentro: 37 por $28.00 son $1,036.00. Con el precio de compra el número saldría más bajo y la merma quedaría subestimada.Paso 4. La lectura
El número grande de la hoja es la caducidad: 18 de 37 unidades, casi la mitad. Eso dice que el problema no está en el cliente, que sólo devolvió 6, ni en el mostrador: está en el anaquel y en el pedido. La merma del aceite no se fabricó en la caja, se fabricó antes, en la compra y en el acomodo.Paso 5. Las tres acciones
Rosa escribe tres acciones y les pone fecha. Una: revisar las fechas del anaquel todos los días al abrir, no una vez a la semana. Dos: poner al frente lo que vence antes, cada vez que se repone. Tres: revisar el pedido de aceite, porque si se pide mucho más de lo que rota, la merma se fabrica desde la compra. La herramienta T18, Plan de mejora, es donde esas tres acciones quedan con fecha y responsable.Paso 6. Lo que cambió
Al mes siguiente, la hoja de merma trae menos líneas de caducidad y más líneas de venta. Ese es el resultado que importa: no es que la tienda gane más, es que el mismo aceite deja de perderse. Cuando la hoja ya trae el número de la merma, la mejora deja de ser una impresión y pasa a ser un dato.
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5. Lo que te llevas
Tres decisiones y un producto. La primera: el control se hace por ubicación y cada lugar tiene su frecuencia. La segunda: la regla de salida es una sola, lo que vence primero sale primero, y se aplica al abrir, no al cierre del mes. La tercera: la merma se mide por tipo y con el costo real, y lo que se repite tres meses ya no es un accidente. Y el producto: tu hoja de merma del mes, con cada salida, su motivo y su costo.
Para que el control no viva en la cabeza, la herramienta T14, Control básico de inventario, es donde queda el conteo por ubicación y la lista de lo que está por vencer. La merma, con su costo real, se arma en la T04, Hoja de costos. Y cuando ya sabes por dónde se está yendo, la T18, Plan de mejora, convierte el hallazgo en dos acciones con fecha y responsable. Esta lección no explica cómo funcionan esas herramientas; sólo te dice cuál necesitas y cuándo.
Rosa encontró 19 litros de aceite en el anaquel que vencen dentro de dos semanas. ¿Qué hace primero?
En el caso ficticio del ejercicio, la merma del mes fue de 37 unidades de aceite y el costo real de cada unidad es $28.00. ¿Cuánto costó la merma del mes?
En el caso ficticio del ejercicio, de las 37 unidades perdidas en el mes, 18 fueron por caducidad. ¿Qué porcentaje de la merma del mes fue por caducidad? Redondea al entero más cercano.
Un producto que ya pasó su fecha de caducidad puede seguir vendiéndose mientras nadie lo reclame, y conviene retirarlo del anaquel sólo cuando ya no quede nada que vender.
Une cada tipo de pérdida con lo que es.
Coloca cada acción en el momento del día en que ocurre.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
Ordena los pasos para cerrar el mes con la merma contada.
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
Un ayudante dejó estas notas del cierre de mes. Marca las que no se sostienen.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
La hoja de merma del mes registra cada salida con su , y el dinero que se perdió se calcula con el real de cada unidad, no con el precio de compra.
Producto de la lección. Haz el control de una semana de tu tienda o de un negocio al que tengas acceso. Escribe una hoja con cuatro columnas: ubicación, referencias que hay, cuántas unidades quedan y qué vence primero. Al final de la semana, anota en otra hoja cada salida con su motivo: caducidad, rotura, devolución o error de caja. Si no sabes el motivo de una salida, esa es la que hay que investigar primero.
Un control a medias con una nota al margen vale más que una hoja perfecta que nunca se llena. Lo que importa es que cada salida termine con un motivo escrito.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Memoria: el control y la merma
Empareja cada concepto con su definición. Con estas seis parejas ya puedes cerrar el mes con la merma contada.
Tarjetas de repaso rápido
Toca una tarjeta para ver la respuesta.
Segunda pregunta del producto: elige el producto con más salidas de merma en tu hoja y calcula cuánto te cuesta al mes, con el costo real y no con el precio de compra. Después escribe dos acciones con fecha y responsable: una para el control y otra para el pedido o el acomodo. La herramienta T14, Control básico de inventario, es donde queda el conteo por ubicación y lo que está por vencer; la T04, Hoja de costos, es donde se arma el costo de la merma; y la T18, Plan de mejora, es donde esas dos acciones se vuelven un plan con responsable.
No intentes corregir veinte productos el mismo día. Escoge el que más merma tuvo y arregla ese, con dos acciones y dos fechas.
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Fuentes y para saber más
Esta lección usa un caso ficticio: Rosa, «Abarrotes Rosa», sus productos y sus cifras no existen, y el conteo, las fechas y la merma del ejercicio son cifras de práctica para aprender a llevar el control de un anaquel y a costear una pérdida, no datos de ninguna tienda real. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial vigente es el Servicio de Administración Tributaria, y para lo de consumo la PROFECO. Esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.
PROFECO: información de precios y proveedoresConsulta la información de precios antes de fijar los tuyos y anota la fecha de la página.
SAT: obligaciones y comprobantes fiscalesRevisa qué obligaciones aplican a tu forma de trabajo antes de emitir comprobantes.
Para dominar este tema
Ahora sabes tres cosas: qué hay en cada lugar de la tienda y cada cuándo se revisa, qué sale primero del anaquel, y cuánto costó la merma del mes. Lo que falta es la hoja: tu control por ubicación y tu hoja de merma, con cada salida, su motivo y su costo. Haz el control de una semana, aunque sea de un solo anaquel, y anótalo todo. Cuando esas dos hojas existan, vas a saber en números por dónde se te estaba yendo el trabajo, y la próxima decisión del mes se va a tomar con un dato y no con una impresión.
Chequeo de la lección
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