Qué vas a poder hacer al terminar
Tu bitácora parece una lista de trabajos: fecha, nombre del cliente, aparato, dirección, teléfono. Pero es otra cosa: es un conjunto ordenado de datos personales de personas que sí se pueden identificar. En cuanto eso es cierto, la ley federal de protección de datos personales te aplica, y te aplica a ti que trabajas sola, no sólo a las empresas grandes. En esta lección vas a poder reconocer qué datos guardas y de qué clase son, decidir quién puede verlos y cómo se accede a ellos, y aprender a dejar de guardar lo que ya no necesitas: el bloqueo primero y la supresión después. También vas a saber qué tiene que decir tu aviso de privacidad y qué puede pedir un cliente.
1. Tu bitácora es una base de datos
La ley federal de protección de datos personales es de orden público y de observancia general en todo el territorio nacional, y su objeto es regular el tratamiento legítimo, controlado e informado de los datos personales en posesión de los particulares. La ley define los datos personales como cualquier información concerniente a una persona identificada o identificable, y considera que una persona es identificable cuando su identidad puede determinarse directa o indirectamente a través de cualquier información.
También define lo que es una base de datos: un conjunto ordenado de datos personales referentes a una persona identificada o identificable, condicionado a criterios determinados, con independencia de la forma o modalidad de su creación, tipo de soporte, procesamiento, almacenamiento y organización. La hoja de Marisol cumple eso, y el archivo de comprobantes también.
- Datos de contacto: nombre, teléfono y correo. Son los más comunes y los que más se anotan de más.
- Datos de ubicación: la dirección donde vive o trabaja el cliente. Sirven para la visita y para nada más.
- Datos de identificación: la identificación oficial o el comprobante de domicilio que te muestran para acreditar una visita.
- Datos sensibles: los que afectan la esfera más íntima de la persona o cuya utilization indebida puede dar origen a discriminación o riesgo grave. La salud es el ejemplo que todo mundo entiende.
- Tus propios datos: tu constancia de situación fiscal, tu domicilio, tus identificaciones. La ley no distingue: a ti te aplican las mismas reglas.
2. El aviso de privacidad: el papel que va antes de los datos
El aviso de privacidad es el documento que el responsable pone a disposición de la persona titular desde el momento en que recaba sus datos, con el objeto de informarle las finalidades del tratamiento. La ley obliga al responsable a informar a la persona titular, a través del aviso, la existencia y características principales del tratamiento de sus datos, para que pueda tomar decisiones informadas.
El aviso debe contener, al menos, seis cosas: la identidad y el domicilio del responsable; los datos personales que serán tratados, identificando cuáles son sensibles; las finalidades del tratamiento, distinguiendo cuáles requieren consentimiento; las opciones y medios para limitar el uso o divulgación de los datos; los mecanismos para ejercer los derechos ARCO; y el procedimiento para comunicar los cambios al aviso.
Y hay una regla práctica sobre el momento: cuando los datos se obtienen directamente mediante formatos impresos, el aviso debe darse a conocer en ese momento, salvo que se hubiera facilitado con anterioridad; cuando se obtienen por medios electrónicos, se proporciona en una modalidad simplificada con al menos la información de los cuatro primeros puntos. Para un taller, esto significa una cosa muy concreta: la hoja donde pides nombre, teléfono y dirección es el lugar natural del aviso.
3. Consentimiento: cuándo se pide y cuándo no
La regla general es que todo tratamiento de datos personales está sujeto al consentimiento de la persona titular, salvo las excepciones que la propia ley señala. El consentimiento puede ser expreso o tácito: es expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, por signos inequívocos o por cualquier otra tecnología; y es tácito cuando, puesto el aviso a disposición de la persona, esta no manifiesta su voluntad en sentido contrario.
Hay tres reglas que en un taller se ven todos los días. La primera: los datos financieros o patrimoniales requieren consentimiento expreso de la persona titular. La segunda: para tratar datos personales sensibles, el responsable debe obtener consentimiento expreso y por escrito, con firma autógrafa, firma electrónica o cualquier mecanismo de autenticación que se establezca; además, no se pueden crear bases de datos con datos sensibles sin justificar la necesidad de esas bases para finalidades legítimas y concretas. La tercera: si quieres tratar los datos para una finalidad distinta a las que pusiste en el aviso, necesitas obtener de nuevo el consentimiento.
Y hay una salida: el consentimiento puede revocarse en cualquier momento y sin efectos retroactivos. Por eso el aviso debe decir cómo se revoca. En el taller, esto se traduce en algo muy simple: si el cliente te dice que ya no quieres que le anotes, dejas de anotarlo y anotas el cambio de fecha.
4. Quién puede ver un dato del taller
Todo responsable debe establecer y mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas que permitan proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado. La ley también dice que los responsables no adoptarán medidas de seguridad menores que las que mantienen para el manejo de su propia información, y que se tomarán en cuenta el riesgo existente, las posibles consecuencias para las personas titulares, la sensibilidad de los datos y el desarrollo tecnológico.
Y hay dos obligaciones que se olvidan fácil. La primera: si ocurre una vulneración de seguridad que afecta de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de las personas titulares, el responsable debe informarla de forma inmediata. La segunda: el responsable o tercero debe establecer controles para que todas las personas que intervienen en cualquier fase del tratamiento guarden confidencialidad, y esa obligación subsiste aunque termine la relación.
| Quién | Qué puede ver | Con qué regla |
|---|---|---|
| Tú | Todo lo que está en la bitácora | Acceso controlado: bitácora cerrada, no una libreta abierta |
| Quien te ayuda | Lo del trabajo que le toca | Confidencialidad que sigue después de que termine |
| Un proveedor | Lo justo para cotizar o entregar | Se le comunica el aviso y las finalidades |
| Un cliente | Sólo sus propios datos | Puede pedir acceso, rectificación, cancelación u oposición |
5. Lo que ya no necesitas: bloqueo y supresión
Aquí está la parte que casi nadie aplica, y es la que más protege al cliente. La ley dice que cuando los datos han dejado de ser necesarios para cumplir las finalidades del aviso que motivaron su tratamiento, deben suprimirse, previo bloqueo en su caso, y una vez que concluya el plazo de conservación. El bloqueo es la etapa intermedia: se identifica y se conserva el dato, ya sin tratarlo, sólo para determinar posibles responsabilidades, y al terminar ese plazo se cancela en la base de datos.
El derecho de cancelación funciona igual: la persona titular puede pedir en todo momento la cancelación de sus datos de tus archivos, registros, expedientes y sistemas; la cancelación da lugar a un periodo de bloqueo y después a la supresión, y el responsable puede conservarlos sólo para efectos de las responsabilidades nacidas del tratamiento.
Pero la cancelación no es automática, y aquí está la parte que te conviene: el responsable no está obligado a cancelar cuando los datos se refieren a las partes de un contrato privado, social o administrativo y son necesarios para su desarrollo y cumplimiento; cuando deben ser tratados por disposición legal; cuando obstaculizan actuaciones vinculadas a obligaciones fiscales o a la investigación de delitos; o cuando son necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados de la persona. En un taller, el contrato y la garantía son la razón para conservar algunos datos.
Para que todo esto sea posible, la ley pide que reserves los datos de tal manera que permitan ejercer los derechos sin dilación, que designes a una persona o a un departamento de datos que tramite las solicitudes, y que sepas qué hacer cuando llega una: el ejercicio de los derechos ARCO es gratuito y sólo pueden cobrare los costos de reproducción, copias o envío.
6. Ejemplos resueltos
Ejemplo resuelto 1: la libreta del mostrador
Paso 1. Lo que Marisol hacía
Tenía una libreta en el mostrador con el nombre, el teléfono y la dirección de los clientes, y a veces anotaba también de qué aparato se trataba y qué problema tenía. La libreta se quedó ahí dos años, con clientes que ya no volvieron.Paso 2. El cambio mínimo
Marisol compró una carpeta con anillos y le hizo una carátula a cada hoja. Ahora la bitácora está en la carpeta, no en el mostrador. Nadie más la abre.Paso 3. El aviso
En la primera hoja de la carpeta escribió seis renglones: quién es, dónde está, qué datos guarda, para qué los usa, cómo se eligen y cómo puede pedir que los borren. Con eso cumplió el aviso que la ley pide.Paso 4. Lo que hizo con la libreta vieja
Metió las hojas que correspondían a trabajos con garantía en el archivo del mes y tiró el resto. No era una formalidad: era dejar de guardar datos que ya no servían para nada.Paso 5. Lo que aprendió
El cambio de una libreta a una carpeta con carátula le tomó una tarde y no le costó dinero. La ley no pedía un sistema: pedía que sabes qué guardas, quién lo ve y hasta cuándo.
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Ejemplo resuelto 2: el cliente que pide que borres su dirección
Paso 1. La solicitud
Un cliente llama y dice que ya no vive en la casa donde le hicieron la instalación y pide que su dirección se borre. Marisol anota la solicitud con la fecha y el nombre de quien la hace.Paso 2. Lo que revisa
Busca qué más tiene de ese cliente. La nota de remisión y la póliza de garantía son necesarias para el cumplimiento del contrato y de la garantía, y mientras dure ese plazo no puede borrarlas.Paso 3. Lo que sí puede hacer
En la hoja de ruta del mes ya no hace falta esa dirección: la borra y escribe la fecha. La libreta de direcciones queda limpia.Paso 4. Lo que le contesta
Le explica qué conserva y por qué, y con qué fecha lo va a suprimir. La persona titular puede conocer las condiciones degeneral tratamiento a través del aviso de privacidad.Paso 5. Lo que aprendió
Responder bien una solicitud de borrado no es un problema: es un procedimiento con pasos. Lo difícil es no tener nada anotado, porque entonces no puedes ni responder ni demostrar qué hiciste.
Paso 1 de 5
7. Lo que te llevas
Tres decisiones y un producto. La primera: tu bitácora es una base de datos con datos de personas y la ley federal de protección de datos personales te aplica a ti, que trabajas sola. La segunda: cada dato tiene una finalidad y un acceso, y las dos se deciden antes de anotar, no después. La tercera: lo que ya no necesitas se bloquea y después se suprime, con una fecha.
Y el producto: una hoja de control con tres columnas —dato, quién lo necesita y hasta cuándo—, pegada en la primera página de la bitácora, más un aviso de privacidad de seis renglones en la carátula. Con eso puedes recibir una solicitud de acceso, rectificación o cancelación sin improvisar.
Marisol anota nombre, teléfono y dirección de cada cliente en una hoja. ¿Qué es esa hoja?
Cuando Marisol pide los datos del cliente en una hoja impresa, la ley quiere que le entregue el aviso de privacidad en ese momento.
¿Cuántos puntos debe contener, como mínimo, el aviso de privacidad que entregas al cliente?
El aviso de privacidad debe decir quién eres y dónde vives, qué datos de la persona van a ser tratados, para qué se usan, qué opciones tiene para limitar su uso, cómo puede ejercer sus derechos y cómo le avisarás de los cambios. El primero de esos seis puntos es la identidad y el del responsable.
Une cada concepto con la regla que lo explica.
Coloca cada regla según el momento en que aplica.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
Ordena el ciclo de un dato en el taller.
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
Un asistente escribió estas cinco notas en el chat del taller. Marca las que no se sostienen.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
Producto de la lección. Toma tu bitácora y haz tres columnas: dato, quién lo necesita y hasta cuándo. En la tercera columna escribe una fecha. Marca con una palomita los datos que no hacen falta para el trabajo que haces y escríbeles al lado la fecha en que los vas a suprimir. Con la lista llena, responde en una línea qué le vas a decir al siguiente cliente cuando le pidas su dirección para mandar a un técnico.
Empieza por lo que guardas sin motivo: papeles viejos, mensajes con datos, fotos de refacciones con la etiqueta del cliente. Si no sabes desde cuándo lo tienes, la fecha de hoy sirve: hoy empieza el conteo.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Memoria: seis palabras de la protección de datos
Empareja cada palabra con su significado. Con estas seis ya puedes seguir una conversación sobre la bitácora del taller.
Tarjetas de repaso rápido
Toca una tarjeta para ver la respuesta.
Segunda pregunta del producto: escribe tu aviso de privacidad en seis renglones y pégalo en la carátula de la bitácora. Después escríbelo en una hoja suelta para probarlo con un conocido: pídele que lo lea y que te diga, con sus palabras, para qué usas sus datos. Si no puede contestarlo, el aviso todavía no está listo.
Un aviso de privacidad que el cliente no entiende no cumple la función para la que existe. Escribe en lenguaje llano: no es un documento de abogado, es la explicación de lo que haces con los datos de quien te la da.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Fuentes y para saber más
Esta lección es orientación general y no sustituye la asesoría profesional de un contador o de un abogado: qué datos guarda tu negocio y con qué base legal los trata depende de tu actividad y de la relación con cada cliente. Jurisdicción y vigencia, consultadas el 24 de octubre de 2026: federal, con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (ley nueva publicada en el Diario Oficial (DOF) el 20 de marzo de 2025, última reforma del 14 de noviembre de 2025) y, para la conservación de la documentación que respalda tus operaciones, el Código Fiscal de la Federación (última reforma del 9 de abril de 2026). Al momento de esta consulta, el reglamento de la ley de datos personales todavía no aparece publicado en el portal de la Cámara de Diputados: revisa el DOF antes de guiarte por sus reglas. El caso de Marisol y sus cifras son ficticios y de práctica.
Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, texto vigenteBusca los artículos 2 (qué es cada cosa), 7 y 8 (consentimiento expreso y tácito), 10 a 12 (finalidades y supresión), 14 a 16 (aviso de privacidad), 18 a 20 (medidas de seguridad y confidencialidad) y 21 a 26 (derechos ARCO).
Reformas de la ley federal de protección de datosConsulta la fecha de publicación de la ley nueva y la última reforma publicada en el DOF: el texto cambió y el número de artículos es otro.
Código Fiscal de la Federación, texto vigenteBusca el artículo 30: la documentación que respalda tus operaciones también se conserva por un plazo determinado.
Secretaría Anticorrupción y Buen GobiernoEs la autoridad que la ley designa para promover el conocimiento de los derechos de protección de datos y vigilar su observancia.
SAT: constancia de situación fiscalTu constancia es un dato tuyo: descárgala, guárdala en un lugar seguro y no la compartas por mensajería sin necesidad.
Diario Oficial (DOF)Busca el decreto de publicación de la ley y de su reglamento cuando se publique, y las reformas posteriores.
Para dominar este tema
Ahora sabes tres cosas: que la bitácora de tu taller es una base de datos con datos de personas y la ley te aplica a ti, que cada dato tiene una finalidad y un acceso que decides antes de anotarlo, y que lo que ya no necesitas se bloquea y después se suprime, con fecha. El paso que falta es el tuyo: escribe tu tabla de tres columnas y tu aviso de privacidad de seis renglones. Esta lección es orientación general y no sustituye la asesoría profesional de un contador o de un abogado; confirma con la fuente oficial vigente y con quien asesora si tu caso tiene particularidades.
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