Qué vas a poder hacer al terminar
La lección anterior dejó el catálogo: qué entregas, en qué formato y con cuántas revisiones. Ahora toca el documento que el cliente se lleva: el presupuesto. Elena ya no manda un monto por el chat, manda un papel con el alcance, los hitos y las fechas. Es un caso ficticio: Elena y «Estudio Elena» no existen, y todos los montos, plazos y fechas de esta lección son cifras de práctica.
1. El presupuesto por alcance: renglones que se leen solos
El presupuesto por alcance no es una lista de horas: es una lista de lo que el cliente va a tener. Los renglones son pocos y cada uno responde una pregunta. El orden importa, porque el cliente lee de arriba abajo y decide en cada renglón si lo que sigue le conviene. Un presupuesto bien hecho se entiende sin que tengas que explicar nada, y por eso se puede comparar con el de otro estudio.
- Alcance: qué recibe el cliente, en una frase que se entienda sin explicación.
- Entregables: el nombre de cada pieza, con su formato y su tamaño.
- Hitos: qué se entrega en cada etapa y en qué fecha.
- Revisiones: cuántas rondas incluye y qué pasa al agotarlas.
- Pago: el anticipo, el momento de la entrega y el momento del pago final.
- No incluye: lo que no está dentro del trabajo y se cotiza aparte.
2. Los hitos: el trabajo en partes con fecha
Un hito es un punto en el que hay algo que se puede ver, probar o pagar. Divide el trabajo en partes. La regla es sencilla: entre un hito y el siguiente hay un entregable, no una intención. Si un hito dice trabajo de fondo, no es un hito: es una etapa sin entregable. Los hitos también sirven para lo malo: cada hito es el punto donde se nota que el trabajo se está yendo más lejos de lo pactado.
- Encargo: el alcance por escrito y la fecha de arranque.
- Primera versión: la pieza que el cliente revisa.
- Revisión: la ronda de cambios y la fecha en que se entrega.
- Archivo final: la entrega con el formato que se pactó.
- Cierre: el pago y el fin del trabajo.
3. El calendario: la fecha de cada hito
El calendario del presupuesto es una tabla de tres columnas: hito, qué pasa y fecha. Las fechas se escriben como días de trabajo, no como promesas. En el caso ficticio del ejercicio, el calendario de un catálogo de productos va así: encargo el lunes 3 de marzo, primera versión el viernes 14, una ronda de revisión el miércoles 20, archivo final el viernes 28 y cierre el viernes 4 de abril. Cada fecha depende de las demás, y por eso el calendario se arma de atrás hacia adelante.
| Hito | Qué pasa en ese hito | Fecha del ejercicio |
|---|---|---|
| Encargo | Se firma el alcance por escrito | Lunes 3 de marzo |
| Primera versión | Se entrega para revisar | Viernes 14 de marzo |
| Revisión uno | Vuelven los cambios por escrito | Miércoles 20 de marzo |
| Archivo final | Se entrega con el formato pactado | Viernes 28 de marzo |
| Cierre | Se paga y se aparta el trabajo | Viernes 4 de abril |
4. El límite de revisiones y su salida
El límite de revisiones no es un castigo: es la condición que hace posible aceptar el trabajo. Sin límite, la corrección no tiene fin y el presupuesto pierde significado. Con límite, el cliente sabe cuántas rondas tiene y tú sabes qué pasa después. El límite se escribe con dos datos: cuántas rondas incluye el monto y qué se hace cuando se agotan. La salida más sana es una ronda extra cotizada por escrito, con su fecha. Esa ronda no empieza hasta que el cliente acepta. Así el trabajo nunca se detiene en silencio ni avanza sin acuerdo.
- Una ronda es una entrega de cambios juntos, no un mensaje.
- Los cambios van por escrito: la lista de lo que se pidió.
- Al agotarse las rondas, la siguiente se cotiza aparte y se espera respuesta.
- Un cambio de fondo no es revisión: es otro entregable, con su nombre, su formato y su fecha.
5. Dónde queda cada cosa
El documento del presupuesto es la herramienta T09, Presupuesto editable: ahí queda el alcance, los hitos y las fechas, en una versión que el cliente puede leer y guardar. El monto de cada renglón sale de tus costos, y esos costos se ordenan en la T04, Hoja de costos. El dinero entra y sale por partes, y cada parte se anota en la T11, Control de anticipos y saldos. Esta lección no explica cómo funcionan esas herramientas: sólo te dice dónde queda cada cosa.
6. Ejemplos resueltos
Ejemplo resuelto 1: el presupuesto del catálogo de productos
Paso 1. El alcance
En el caso ficticio del ejercicio, una persona que vende en línea pide un catálogo de productos. Elena escribe el alcance en una frase: un catálogo de doce páginas con los datos de sus productos, listo para pantalla y con el texto que ella entrega. No incluye fotografía de producto, ni redacción de textos, ni compra del dominio, ni versión para imprenta. Caso ficticio de práctica: el trabajo y los montos son del ejercicio.Paso 2. Los renglones
El presupuesto tiene seis renglones: alcance, entregables, hitos, revisiones, pago y no incluye. En entregables aparece un solo nombre, catálogo de doce páginas, en formato de documento, con imágenes listas para pantalla. En revisiones: una ronda incluida, con la salida escrita de que la segunda se cotiza aparte. En pago: la mitad al encargo y la mitad contra la entrega del archivo final.Paso 3. El calendario
El calendario del ejercicio: encargo el lunes 3 de marzo, primera versión el viernes 14, una ronda de revisión el miércoles 20, archivo final el viernes 28 y cierre el viernes 4 de abril. Elena arma el calendario de atrás hacia adelante: primero pone el viernes 4 de abril como fecha de entrega final y de ahí va restando hasta el lunes 3.Paso 4. El total
El total del ejercicio se arma con los renglones, no con las horas: una parte por el diseño del catálogo, una por la preparación de las imágenes, una por la revisión incluida y una por la gestión. Cada renglón lleva su monto y el total va al final. Cuando la clienta pregunte cuánto cuesta, Elena no responde con una cifra suelta: responde con el alcance y el calendario, que es lo que de verdad le importa.
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Ejemplo resuelto 2: el trabajo que se agrandó por el chat, ya con presupuesto
Paso 1. El encargo
En el caso ficticio del ejercicio, Elena cotiza un kit de nueve plantillas para una persona que vende en línea. El presupuesto tiene el alcance, el entregable con su formato y su tamaño, el calendario con cuatro hitos y dos rondas de revisión incluidas.Paso 2. El primer desvío
La clienta escribe que quiere que las plantillas traigan su nombre, su teléfono y su dirección en el pie. Eso no está en el alcance: el no incluye dice que las plantillas se entregan sin textos del cliente. Elena responde con el escrito: eso se cotiza como un entregable nuevo, el pie personalizado, con su monto y su fecha.Paso 3. El segundo desvío
Después pide que las plantillas se vean parecidas a las de otra persona que vende en línea. Elena no lo toma como revisión: cambia el alcance de la pieza y se lo dice en el mismo mensaje, con el nombre del entregable que cambia, el formato que se mantiene y la fecha en que se vuelve a entregar.Paso 4. El cierre
Con presupuesto y calendario, el chat deja de ser el lugar donde crece el trabajo. En el caso ficticio del ejercicio, el kit terminó costando el doble de lo cotizado, pero la diferencia no fue trabajo no cobrado: fue trabajo cobrado y por escrito, con su propio entregable y su propia fecha. Ese es el resultado que busca un presupuesto por alcance: no que no pase nada, sino que lo que pasa tiene nombre, fecha y monto.
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7. Lo que te llevas
Tres decisiones y un producto. La primera: el presupuesto se arma por alcance, con seis renglones que se leen solos. La segunda: el trabajo se divide en hitos y el calendario se arma de atrás hacia adelante. La tercera: las revisiones tienen número, y el número tiene salida, que es una ronda extra cotizada por escrito y con fecha. Y el producto: un presupuesto con alcance, hitos, fechas, revisiones y pago, listo para mandarse tal cual.
En el caso ficticio del ejercicio, la clienta pide el catálogo para el viernes 4 de abril. Elena arma el calendario del trabajo. ¿Desde dónde conviene empezarlo?
En el caso ficticio del ejercicio, el presupuesto del catálogo de productos tiene cuatro renglones con monto: diseño del catálogo, cuatro mil pesos; preparación de imágenes, mil doscientos pesos; gestión, ochocientos pesos; y revisión incluida, seiscientos pesos. ¿Cuál es la suma de los cuatro renglones?
El no incluye sirve para que el cliente vea lo que falta en el trabajo y lo pida de todas formas, para saber si lo acepta.
Une cada renglón del presupuesto con lo que contiene.
Coloca cada acción en el momento del negocio en que ocurre.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
Ordena los pasos para mandar un presupuesto por alcance.
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
Una ayudante dejó estas notas junto al presupuesto. Marca las que no se sostienen.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
En el caso ficticio del ejercicio, el calendario del presupuesto tiene cinco hitos: encargo, primera versión, revisión uno, final y cierre. El número de rondas de revisión que incluye el catálogo de productos es .
Producto de la lección. Toma el último trabajo que vendiste y rehaz su presupuesto con este método: alcance en una frase, entregables con formato y tamaño, hitos con fecha, calendario armado de atrás hacia adelante, revisiones con su salida y condiciones de pago. Después escribe la fecha de entrega final que le habrías dado al cliente y compárala con la que realmente le diste. Responde en una línea: ¿cuántos días te habías recorrido?
Un presupuesto rehecho de un trabajo viejo es la forma más barata de ver de dónde se te va el tiempo. Y si no te acuerdas de las fechas, escribe las que te diste y márcalas como supuesto: las fechas inventadas en el papel son las que después nadie defiende.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Memoria: las piezas del presupuesto
Empareja cada renglón con lo que define. Con estas seis parejas ya puedes mandar un presupuesto que se entienda solo.
Tarjetas de repaso rápido
Toca una tarjeta para ver la respuesta.
Segunda pregunta del producto: escribe en una hoja la salida del límite de revisiones con tus propias palabras, como la vas a leer en voz alta al cliente el día que se acabe la última ronda. Escríbelo en tres renglones: qué avisas, qué cotizas y qué haces si el cliente no responde. Con esos tres renglones ya tienes un límite que se respeta y que no se convierte en una discusión.
Que el texto sea tuyo y cortas, porque lo vas a decir en un mensaje. Un límite que necesitas traducir antes de usarlo, no es un límite: es una intención.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Fuentes y para saber más
Esta lección usa un caso ficticio: Elena y «Estudio Elena» no existen, y los montos, los plazos y las fechas son cifras de práctica para aprender a cotizar por alcance, no precios de mercado ni estadísticas de ningún sector. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial vigente es el Servicio de Administración Tributaria, y para lo de consumo la PROFECO. Esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.
PROFECO: información de precios y proveedoresConsulta la información de precios antes de fijar los tuyos y anota la fecha de la página.
SAT: obligaciones y comprobantes fiscalesRevisa qué obligaciones aplican a tu forma de trabajo antes de emitir comprobantes.
Para dominar este tema
Ahora sabes tres cosas: cómo se arma un presupuesto por alcance con seis renglones, cómo se divide el trabajo en hitos y cómo se escribe un límite de revisiones con salida. Lo que falta es tener el documento listo: un presupuesto con alcance, entregables, hitos, calendario, revisiones, pago y no incluye, con la fecha final calculada de atrás hacia adelante. Manda ese presupuesto tal cual, sin revisar nada en el chat. Cuando llegue el primer cambio que no estaba, vas a tener un renglón que lo cubre y una fecha que lo espera, y eso es lo que separa un trabajo que se agranda de uno que se cotiza.
Chequeo de la lección
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