Qué vas a poder hacer al terminar
Un negocio de servicios compra dos cosas muy distintas y las maneja igual: lo que consume el trabajo que tienes abierto y lo que se queda guardado para el trabajo que viene. El primer tipo se acaba; el segundo se acumula. Cuando los dos se suman en una sola lista de compras aparecen dos problemas al mismo tiempo: comprar de más lo que ya tenías en el anaquel y, mientras tanto, dejar el dinero enterrado en material que lleva meses sin moverse. Esta lección te da tres decisiones concretas: dónde trazas la línea entre compra de trabajo e inventario, con qué regla decides cuánto comprar y qué haces con lo que ya no rota.
1. Dos cosas que se compran y se confunden
La línea que separa las dos es fácil de dibujar y fácil de perder. Se pierde cuando el anaquel se revive con una compra de última hora para un trabajo que sale mañana: la pieza entra al anaquel, se confunde con las que guardas, y dos meses después nadie sabe si era material de un trabajo o reserva del taller. Por eso la primera decisión no es de precio: es de ubicación.
- Material de trabajo: la pieza que se va con el trabajo que estás haciendo hoy. Se anota en la orden de trabajo y se consume en ese trabajo.
- Inventario del taller: la pieza que se queda en el anaquel para el próximo trabajo. Se cuenta, se vigila y, si no se mueve, se le busca salida.
- La misma pieza cambia de categoría según dónde esté. Una resistencia que está en el cajón es inventario; la misma resistencia en la mesa, en medio de una reparación, es material de trabajo.
- El error caro no es tener de más: es comprar de más mientras el inventario viejo sigue ahí. Son dos decisiones que se toman en lugares distintos y con la misma billetera.
2. El inventario se mira con tres números
Mirar el anaquel no sirve de nada si sólo cuentas piezas. Un anaquel con veinte piezas puede estar bien surtido o puede estar muerto: lo que dice la verdad es cuántas de esas piezas salieron el mes pasado. El inventario del taller se mira con tres números, y los tres caben en una hoja sin programa de cómputo.
| Número | Cómo se obtiene | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Existencia | Piezas que hay ahora mismo, contadas por tipo | Saber si alcanzas para el trabajo que viene |
| Consumo | Piezas que salieron en los últimos meses, por tipo | Decir cuánto se usa de verdad y no de memoria |
| Antigüedad | Meses que lleva quieta la pieza más vieja de cada tipo | Detectar lo que se está deteniendo |
El número que casi nadie tiene es el tercero. Nadie cuenta la antigüedad, y por eso el inventario detenido se acumula sin que nadie lo note: el cajón se ve igual de lleno el primer día y el último. La herramienta Control básico de inventario sirve justo para llevar los tres números en una sola hoja y señalar lo que lleva mucho tiempo sin moverse. Aquí no vas a ver su mecánica: sólo la decisión que se toma con lo que ella te muestra.
3. Cuánto comprar: el mínimo, el consumo y la reserva
La regla más simple que funciona en un negocio pequeño tiene dos partes: un mínimo que garantiza que llegas al próximo trabajo y una reserva que te da margen. El error típico es calcular sobre lo que te gustaría gastar, no sobre lo que consumes. En el taller de Marisol, que atiende cuarenta servicios al mes, cada error de compra se multiplica enseguida.
- Mide el consumo real de los últimos tres meses: cuántas piezas de cada tipo salen en un mes normal.
- Define el mínimo: cuántas piezas necesitas para no parar un trabajo de un solo día si la compra tarda tres días en llegar.
- Define la reserva: cuántos meses de consumo quieres guardados en el anaquel. Dos meses es un punto de partida razonable para quien trabaja sola.
- Calcula lo que hay que pedir: consumo del mes por la reserva, menos lo que ya existe.
- Asigna la compra: toda pieza comprada para un trabajo concreto se anota en esa orden y no entra al anaquel como si fuera surtido.
- Revisa al cierre de cada mes: compara lo comprado con lo consumido. Si compraste mucho más de lo que consumiste, tu mínimo está mal puesto.
4. El inventario detenido: tres meses sin moverse
Inventario detenido es el material que lleva tres meses o más sin salir, sin un trabajo que lo pida y sin una fecha en la que se vaya a usar. No es un error de compra: es dinero que sigue en el anaquel sin trabajar. En el caso ficticio del ejercicio, el taller de Marisol tiene $18,400 en el anaquel, y de esa cantidad $3,600 llevan más de seis meses sin moverse.
- Le pasa a todo el mundo: se compra material para un modelo que aparece una vez al año y después ese modelo deja de llegar.
- El síntoma es de caja: ese dinero no aparece en ninguna venta, pero falta cuando toca pagar al proveedor.
- Las salidas posibles, en este orden: usarlo en un trabajo aunque no sea la pieza ideal, ponerlo a la venta con un precio de salida, devolverlo al proveedor o darlo de paso en un servicio.
- Lo que no funciona es guardarlo otro mes con la intención de verlo después. Cada mes quieto es un mes de dinero parado.
- Cada salida se anota. Si vendes una pieza que llevaba seis meses quieta, ese dato te sirve para el siguiente inventario: ya sabes que ese modelo no se mueve.
5. Ejemplo resuelto 1: la pieza que hace falta y la cuenta antes de comprar
Ejemplo resuelto 1: Marisol y el kit de gas que hacía falta
Paso 1. El trabajo pide una pieza exacta
Una clienta deja un refrigerador en el taller porque gotea por atrás. La orden de trabajo lleva la marca y el modelo del aparato, no el nombre del producto del refaccionista: dos marcas se venden con el mismo nombre y no son la misma pieza. Marisol anota la referencia exacta antes de llamar a comprar, porque una pieza parecida no entra en esa orden.Paso 2. La cuenta antes de comprar
En el caso ficticio del ejercicio, Marisol consume 5 kits de gas refrigerante al mes, cada uno cuesta $240 y ella decide tener dos meses de reserva. La cuenta da 5 por 2, o sea 10 kits en el anaquel. Como ya hay 3, tiene que comprar 7, que son $1,680.Paso 3. La compra se anota con su trabajo
Compra los 7 kits y separa uno con la orden de la clienta. Los otros 6 son reposición del anaquel y quedan anotados con el mes y el motivo. Nada entra al anaquel sin un trabajo o una reposición anotada: esa es la diferencia entre tener un anaquel y tener un inventario.Paso 4. Lo que aprendió al mes siguiente
Al cierre del mes revisó el consumo: eran 4 kits, no 5. El mínimo estaba bien puesto, pero el promedio estaba inflado. Corrigió el promedio a 4 y el pedido del mes siguiente bajó una pieza. Lo que se lleva de aquí no es una compra mejor: es una medida mejor.
Paso 1 de 4
6. Ejemplo resuelto 2: el cajón que lleva ocho meses quieto
Ejemplo resuelto 2: las piezas que nadie miraba
Paso 1. El inventario que nadie revisaba
En el mes de revisión, Marisol hizo el conteo completo del anaquel. Encontró 6 parrillas de estufa de un modelo que dejó de llegar a la zona hace dos años y 9 empaques de una lavadora de carga superior que casi ya no se repara. Los dos grupos llevan más de seis meses sin salir.Paso 2. La cuenta del dinero quieto
En el caso ficticio del ejercicio, esas 6 parrillas valen $450 cada una, o sea $2,700, y los 9 empaques valen $100 cada uno, o sea $900. Juntas son $3,600 de inventario detenido, la cifra del último peldaño de la cascada.Paso 3. La salida escrita el mismo día
Marisol no esperó a que faltara dinero. Escribió la salida de cada grupo ese mismo día: las 6 parrillas se las ofrece a un colega que repara cocinas, a precio de salida, y los 9 empaques se los ofrece en lote a un taller de lavado de ropa. La decisión quedó por escrito con fecha, no en la cabeza.Paso 4. La regla que queda
Cada pieza quieta recibe fecha y salida. Si en esa fecha no se movió, se repite la decisión con un precio más bajo. Y el dato más útil fue otro: las parrillas y los empaques ocupaban la mitad del cajón, y al sacarlos quedó espacio para las piezas que sí rotan. Eso no aparece en la cuenta del inventario, pero sí en el día a día del taller.
Paso 1 de 4
Un detalle más: cuando una pieza sale defectuosa del proveedor y hay que devolverla o repetir el trabajo, eso no es un tema de compras: es una incidencia. Se registra en la herramienta Registro de incidencias, con los mismos cuatro datos que usa el taller para sus errores internos.
7. Lo que te llevas
Tres decisiones y un producto. La primera: trazar la línea entre el material que se va con un trabajo y el inventario que se queda en el anaquel. La segunda: calcular la compra con consumo real, mínimo escrito y reserva en meses. La tercera: detectar lo que lleva meses quieto y darle una salida con fecha. Y el producto: una hoja con el conteo de tu anaquel y los tres números, existencia, consumo y antigüedad, uno por tipo de pieza.
¿Cuál de estas piezas es inventario del taller y no material de trabajo?
En el caso ficticio del ejercicio, Marisol consume 5 kits de gas refrigerante al mes, cada uno cuesta $240 y mantiene dos meses de reserva en el anaquel. ¿Cuánto dinero queda inmovilizado en ese solo lote del anaquel?
Si una pieza lleva tres meses sin salir del anaquel, ya se puede dar por perdida y lo correcto es dejar de buscarla.
Une cada problema del anaquel con la salida que le corresponde.
Clasifica cada pieza según la salida que le corresponde.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
El inventario del taller se mira con tres números: existencia, consumo y . Cuando una pieza lleva tres meses sin salir, se dice que el inventario está .
Una clienta deja el refrigerador en el taller y hace falta una pieza. Ordena los pasos, del primero al último.
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
Un asistente escribió estas cinco notas sobre el anaquel del taller. Marca las que no se sostienen.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
Producto de la lección. Haz el conteo de tu anaquel y escribe tres números por cada tipo de pieza que tengas: cuántos hay, cuántos salieron en los últimos tres meses y cuántos meses lleva quieta la más vieja de ese tipo. Con esos tres números decide una sola cosa: qué pieza va a tener fecha de salida esta semana. Si no llevas la cuenta, hazla con el caso de Marisol y anota que son cifras de práctica. Con la hoja llena, responde en una línea qué pieza tuya lleva más tiempo quieta.
Empieza por lo que se ve: el cajón o la repisa donde guardas lo que usas de vez en cuando. No hace falta que todo esté perfecto. Sirve más una cuenta de hace dos semanas que una cuenta que nunca haces.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Memoria: las seis palabras del inventario
Empareja cada palabra con su definición. Con estas seis ya puedes explicar tu anaquel en una reunión.
Tarjetas de repaso rápido
Toca una tarjeta para ver la respuesta.
Segunda pregunta del producto: escribe la regla de compra de tu taller en una frase que un proveedor pueda entender, con el número de piezas y el motivo. Si esa frase te obliga a inventar un número que no tienes, esa es la primera medición que tienes que hacer.
Si todavía no sabes el consumo, cuenta una semana a mano y calcula el mes multiplicando esa semana por cuatro. Es un supuesto, y por eso se escribe como tal.
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Fuentes y para saber más
Esta lección usa un caso ficticio y cifras de práctica; no hay precios de mercado ni estadísticas. Para el contexto fiscal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) con la ley federal vigente en la fecha de publicación; esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado. Para comparar precios de refacciones y proveedores, revisa los catálogos vigentes y las herramientas de comparación de precios de PROFECO.
SAT: obligaciones y comprobantes fiscalesConsulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.
PROFECO: información de precios y proveedoresCompara precios de refacciones antes de cambiar de proveedor.
Para dominar este tema
Ahora sabes tres cosas: dónde trazas la línea entre el material que se va con un trabajo y el inventario que se queda, cómo se calcula cuánto comprar con el consumo real y un mínimo escrito, y cómo se detecta y se saca lo que lleva meses quieto. Lo que falta para que esto sirva es una sola hoja: el conteo de tu anaquel con los tres números. Hazlo este mes y márcalo con una fecha. Un anaquel con los tres números encima vale más que un anaquel lleno.
Chequeo de la lección
Aquí se mira lo que ya fuiste acertando. Pulsa «Comprobar» para saber si puedes seguir.
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