Un informe de catorce páginas que nadie pasa de la tres
Marisol heredó el formato: doce páginas con capturas de todos los recibos, el detalle de cada gasto mínimo del mes y un anexo de 30 fotos. Lo envió puntual cada 5 de mes. En junio, el dueño le dijo: «no he leído ninguno, pero confío en ti». No era un cumplido: era el diagnóstico. Un informe mensual profesional no demuestra cuánto trabajo hay: demuestra cuánto control hay. Su orden natural es de arriba hacia abajo: resumen ejecutivo de máximo cinco líneas (cómo va el mes en una frase, qué se necesita decidir, qué riesgo nuevo llegó), semáforos por área (ocupación, cartera, mantenimiento, incidencias) con su número y tendencia, incidencias del mes con estado y cierre, dinero (reales contra presupuesto con causa de la desviación), y la sección que casi nadie pone: peticiones de decisión explícitas — «necesito que autoricen X antes del 15, el costo es Y, si no se decide pasa Z». El semáforo obliga a la honestidad: verde sin evidencia es marketing, rojo sin acción es pánico, y la dirección aprende a leer cuando los colores significan lo mismo todos los meses. Este objeto te da la estructura completa página por página, qué va en el resumen y qué se va al anexo (solo con índice), y las tres peticiones de decisión que convierten el informe en junta productiva en lugar de correo ignorado.
La estructura, página por página
| Sección | Qué contiene | Qué decide el lector |
|---|---|---|
| 1. Resumen ejecutivo | Máximo 5 líneas: foto del mes, lo mejor, lo preocupante, lo que se requiere decidir | Si el mes está bajo control o hay que entrar al detalle |
| 2. Semáforos | Ocupación, cartera, mantenimiento, incidencias: color + número + tendencia vs. mes anterior | Dónde poner la atención de la quincena |
| 3. Incidencias del mes | Qué pasó, estado (abierta/en proceso/cerrada), responsable y fecha compromiso | Qué escalarlo y qué celebrar |
| 4. Dinero | Ingresos y gastos reales vs. presupuesto, desviaciones con causa, cartera con antigüedad | Autorizar ajustes, cobros o retiros de gasto |
| 5. Pendientes y próximos | Acuerdos del mes pasado con dueño, y el mapa de lo que viene (obras, renovaciones, campañas) | Si lo prometido se cumplió |
| 6. Peticiones de decisión | Hasta tres: qué se decide, para cuándo, costo de la opción recomendada y qué pasa si no se decide | Firmar, autorizar o rechazar con argumento |
Las reglas que mantienen vivo el semáforo
- Color con definición, no con ánimo: el verde/amarillo/rojo de cada área se define una vez con número (ej.: cartera > 5 % de la facturación mensual a más de 30 días = rojo) y la definición no se mueve sin avisar — si no, el semáforo es opinión con colores.
- Tendencia obligatoria: cada número se muestra contra su valor del mes anterior y del mismo mes del año pasado: «92 % ocupación» no dice nada; «92 %, dos puntos abajo de octubre, ocho arriba del año pasado» dice todo.
- Lo malo primero: el orden cortés (éxitos y luego problemas) garantiza que los problemas se lean al final… o nunca; el orden profesional: decisión requerida, riesgo, resultado, detalle.
- Incidencia sin fecha de cierre no se reporta: se reporta como pendiente de definir el cierre; una lista de «en proceso» eternos es la radiografía de un equipo sin dueños.
La facturación mensual del edificio es de 800,000 pesos. Al corte de cartera, hay 96,000 pesos con más de 30 días de atraso. El semáforo de cartera se define: verde si la morosidad > 30 días es menor al 8 % de la facturación; amarillo entre 8 y 15 %; rojo arriba de 15 %. ¿Qué porcentaje de morosidad resulta (responde solo el número, sin signo %)?
porcentaje¿Cuál es la mejor forma de presentar una «petición de decisión» en el informe mensual?
Si el mes no tuvo novedades malas, el resumen ejecutivo puede limitarse a «todo bajo control, sin novedad».
El resumen ejecutivo cabe en máximo líneas; cada semáforo se muestra con su y su tendencia; y la petición de decisión debe decir qué pasa si no se este mes.
Clasifica cada elemento: va en el cuerpo del informe (se lee siempre) o se va al anexo con índice.
Cuerpo del informe
Anexo con índice
Ordena la rutina mensual de producción del informe.
Marisol revisa el borrador de informe del auxiliar antes de enviarlo. Marca las líneas con problema.
- 1. «Resumen: el mes transcurrió con normalidad, gracias al apoyo de la administración y la dirección.»
- 2. «Semáforo de cartera: amarillo (morosidad 12 % vs. umbral de 8 %), detalle de cuentas en anexo B.»
- 3. «Petición: necesito autorización antes del 20 para la reparación de bomba (28 mil, dos cotizaciones en anexo C).»
- 4. «Adjunto el detalle de los 40 recibos para que vean que trabajamos mucho este mes.»
- 5. «Los pendientes de octubre van todos con dueño y fecha; los cerrados con evidencia.»
Identifica la linea con error.
Para dominar este tema
Lo esencial que debes saber
- El informe demuestra control, no actividad: cinco líneas de resumen con foto, riesgo y decisión requerida abren la lectura.
- Semáforo con número, umbral definido y tendencia contra mes y año anterior: el color sin definición es opinión.
- Lo malo primero, lo malo con acción: incidencia sin fecha de cierre se reporta como pendiente de definir.
- La petición de decisión se redacta con qué, cuándo, cuánto y qué pasa si no se decide; el anexo respalda, no reemplaza.
Preguntas clave del tema
- ¿Qué decisión necesita la dirección este mes y para cuándo exacto?
- ¿Cada semáforo tiene su umbral numérico definido desde antes del problema?
- ¿Qué incidencias del mes pasado siguen abiertas y desde cuándo?
- ¿El resumen se entiende sin abrir un solo anexo?
- ¿Qué le diría al dueño el color de cada área si tuviera 60 segundos?
Lo que debes poder hacer
- Redactar el resumen ejecutivo y los semáforos del informe mensual.
- Convertir incidencias en estados de cierre con dueño y fecha.
- Formular peticiones de decisión con costo, plazo y consecuencia.
Siguiente paso: Los semáforos se alimentan de indicadores que sí importan: en el siguiente objeto, ocupación, morosidad y absorción — los KPI que definen la salud del negocio.