El presupuesto no es una adivinanza con fecha: es el plano del año
En octubre, el dueño llamó a Marisol con una sola pregunta: «¿por qué gastamos 700 mil más de lo que aprobé en marzo?». Tenía razón: en febrero alguien aprobó el «presupuesto» con un número redondo y una línea de «imprevistos». Nueve meses después, esa línea estaba agotada desde mayo, la luz subió con la ola de calor y el presupuesto no tenía partida para eso. Un presupuesto de operación no se arma al revés (sumar un número y repartirlo); se arma por partidas que tienen dueño: personal, servicios generales (luz, agua, gas), limpieza, seguridad, mantenimiento preventivo y correctivo, administrativos y seguros. Cada partida sale de datos: recibos reales del año anterior, contratos vigentes y el plan anual de mantenimiento. La distinción que manda todo el año: fijos (nómina, seguros, contratos) apenas se mueven; variables (energía, correctivos, consumo de agua) son los que crecen solos si nadie los vigila. Y el número que lo resume todo: costo de operación por metro cuadrado rentable — el que permite comparar edificios, defender el mantenimiento ante inquilinos y saber si una vacante duele más que la otra. Este objeto te da la arquitectura del presupuesto anual, cómo calcularlo con cabeza (base cero para lo dudoso, histórico para lo cierto) y el control mensual de desviaciones: la partida que se sale 10-15 % de su ritmo no es un susto, es una alerta con fecha.
La anatomía del presupuesto: partidas con dueño
| Partida | Fija o variable | De dónde sale el número | Error típico |
|---|---|---|---|
| Personal operativo | Fija | Nómina real con prestaciones e incrementos contractuales del año | Olvidar aguinaldos, prima vacacional e impuestos patronales |
| Servicios generales (luz, agua, gas) | Variable | Histórico de recibos del año anterior ajustado por tarifa y ocupación | Copiar el promedio sin considerar la temporada de calor |
| Limpieza y seguridad | Fija | Contrato vigente con su programa de incremento anual | Asumir que el contrato se renueva al mismo precio |
| Mantenimiento preventivo | Fija | Plan anual: pólizas, visitas programadas, refacciones comunes | Pagar «según se ofrezca» y llamarlo variable |
| Mantenimiento correctivo | Variable | Histórico de fallas del edificio más un colchón honesto | Ponerle cero porque «el año pasado no pasó nada» |
| Administrativo y seguros | Fija | Pólizas vigentes, licencias de software, papelería, cuotas | No presupuestar la renovación del dictamen o licencia anual |
Cómo se arma: histórico, base cero y el colchón honesto
- Histórico para lo cierto: las partidas que ocurren sí o sí (nómina, contratos, seguros) se proyectan con su incremento contractual o inflacionario conocido; aquí «parecido al año pasado» es método válido.
- Base cero para lo dudoso: las variables (correctivo, energía, consumibles) se reconstruyen desde cero: ¿qué fallas sabemos que vienen?, ¿qué tarifa se ajusta?, ¿cuántos equipos nuevos entraron al edificio? — cada peso se gana el derecho de estar en la partida.
- Imprevistos con cara y nombre: en lugar de una línea mágica del 5 %, un fondo definido (técnico, legal, temporada) con regla de uso explícita: quién autoriza y hasta cuánto sin pedir permiso.
- Calendario mensual, no anual: el presupuesto se reparte por meses con su estacionalidad (enero con aguinaldos devengados, julio con pico de aire, diciembre con cierre) — si no, en mayo ya «iban bien» y en diciembre ya no alcanzó.
El edificio tiene 3,200 m² de área rentable y su presupuesto anual de operación es de 3 840,000 pesos. ¿Cuál es el costo de operación por metro cuadrado al mes, en pesos? (Divide el costo anual entre 12 meses y entre los metros rentables.)
pesos por m² al mesA agosto, la partida de energía va 18 % arriba del presupuesto por la ola de calor. ¿Cuál es la lectura profesional?
El fondo de imprevistos bien armado es simplemente una línea final con 5 % del total, para usarlo cuando algo se salga.
Las partidas ciertas se proyectan con el del año anterior; las dudosas se arman en cero; y el número que compara edificios es el costo de operación por rentable.
Clasifica cada gasto del edificio según el control que permite en el presupuesto.
Fijo (se proyecta)
Variable (se vigila)
Ordena el ciclo mensual de control presupuestal.
El auxiliar presentó su primer presupuesto anual. Marca las líneas con problema serio.
- 1. «Puse la nómina del año pasado multiplicada por 12, sin prestaciones.»
- 2. «En energía promedié los 12 recibos del año anterior sin ajustar tarifa.»
- 3. «Dejé correctivo en cero porque el año pasado no hubo fallas grandes.»
- 4. «Los seguros van con su póliza vigente y fecha de renovación.»
- 5. «Le pedí al jefe de mantenimiento su plan anual para la partida preventiva.»
Identifica la linea con error.
Para dominar este tema
Lo esencial que debes saber
- El presupuesto se arma por partidas con dueño: histórico para lo cierto, base cero para lo dudoso, fondo con reglas para lo imprevisto.
- Fijos se proyectan con contrato; variables se vigilan cada mes porque son las que crecen solas.
- El costo de operación por m² rentable compara edificios, defiende el cobro y dimensiona el dolor de una vacante.
- Toda desviación mayor al umbral se desglosa en causa (precio o cantidad) antes de decidir la acción.
Preguntas clave del tema
- ¿Cada partida del presupuesto tiene responsable y datos reales detrás?
- ¿Cuál es hoy nuestro costo de operación por metro cuadrado y contra qué edificio lo comparamos?
- ¿Qué se está repitiendo en imprevistos que ya merece su propia partida?
- ¿Las desviaciones del trimestre tienen causa identificada y acción registrada?
- ¿El presupuesto está en calendario mensual con la estacionalidad del edificio?
Lo que debes poder hacer
- Armar el presupuesto anual del edificio partida por partida con su método.
- Calcular y usar el costo de operación por metro cuadrado rentable.
- Controlar las desviaciones mensuales con causa, acción y registro.
Siguiente paso: El presupuesto solo sirve si alguien lo lee: en el siguiente objeto, el informe mensual que la dirección lee en tres minutos — resumen ejecutivo, semáforos y peticiones de decisión.