El equipo cuida el edificio; alguien tiene que cuidar el papel del equipo

Expediente de carpeta con contrato de trabajo, alta ante el IMSS y checklist de seguridad sobre un escritorio del cuarto de administración — Cada elemento que entra a operar un edificio llega con un expediente detrás: contrato, alta ante el IMSS, jornada acordada; si el papel falla, el problema llega después con forma de demanda.

Marisol heredó un expediente con sorpresas: el elemento «de confianza» que llevaba cuatro meses «en prueba» sin contrato escrito; un guardia pagado «por día» sin alta en el IMSS («la empresa de limpieza lo da de alta», decía la nota, y la empresa de limpieza no lo sabía); y a la recepcionista que salió «de común acuerdo» sin ningún documento que lo dijera. Ninguna de esas sorpresas es exótica: son la forma estándar en que un edificio pequeño o mediano acumula pasivo laboral. La Ley Federal del Trabajo (LFT) no perdona por desconocimiento ni por confianza, y en un conflicto, la carga de la prueba del buen empleador casi siempre cae sobre el patrón: si no está firmado, dado de alta y documentado, se asume en contra. La administradora profesional no necesita ser abogada: necesita piso legal — saber qué documento exige cada contratación, qué plazos tiene el alta, qué es jornada legal, qué es periodo de prueba y cuántas horas extra antes de que se vuelvan problema. Con ese piso sabe qué pedir, qué verificar y en qué momento llamar al abogado. Ese es exactamente el propósito de este objeto.

Qué vas a aprender Al terminar este objeto puedes: explicar qué es la relación de trabajo y su contrato según la LFT, verificar un expediente de ingreso completo (contrato, alta IMSS, jornada), distinguir periodo de prueba y capacitación inicial, calcular si una jornada con horas extra es sostenible, y detectar los cinco errores laborales más comunes en edificios.

La relación nace antes que el papel: lo que la LFT establece

En México la relación de trabajo nace por la prestación personal del servicio: desde que el elemento trabaja una hora para el edificio, la ley ya lo reconoce como trabajador, haya o no papel. El contrato individual de trabajo es la constancia de esa relación, y puede ser por tiempo determinado, indeterminado o por obra determinada; si no se firma por escrito y a tiempo, la relación sigue existiendo y se presume en los términos más favorables al trabajador. La LFT fija un plazo para formalizar por escrito (los contratos de duración determinado y los de capacitación inicial deben constar por escrito). Los elementos mínimos que todo expediente debe traer: nombres y datos de ambas partes, puesto y descripción de funciones, salario y forma de pago, jornada (día/noche/mixta y horario), lugar de prestación, y vigencia o indeterminación.

Las cuatro columnas del expediente limpio

El expediente se audita una vez al año completo, no solo cuando entra personal nuevo: los papeles también se vencen y se desacomodan.
Columna	Qué exige	Señal de problema
Contrato escrito	Firmado por ambas partes con datos mínimos de la LFT; copias para el expediente y para el trabajador	Cuatro meses «en prueba» sin papel firmado; cláusulas fotocopiadas sin llenar
Alta ante el IMSS	De alta antes de que inicie la prestación del servicio; salario real registrado, no el mínimo «por ahorrar»	«El contratista lo da de alta» sin constancia; días trabajados sin alta retroactiva
Jornada y horas extra	Jornada diurna 8h, nocturna 7h, mixta 7.5h; máximas legales de horas extra y su pago (100 % / 50 %)	Guardia que «se queda 12 horas cada tercer día» sin prima registrada; horas extra crónicas
Seguridad e higiene	Aviso de operación ante la STPS cuando aplica, capacitación registrada, equipo de protección y botiquín	Nadie sabe dónde está el número de aviso; químicos sin hoja de seguridad; cero capacitación documentada

Periodo de prueba: máximo 30 días (hasta 180 en puestos de dirección); durante él se puede resolver la relación sin indicio de despido injustificado, pero con derechos completos (salario, seguridad social). «Estar en prueba» sin contrato que lo diga no existe.
Capacitación inicial: contrato especial por escrito para enseñar el oficio dentro de la empresa; también tiene plazo máximo y reglas — es un error común usarlo como «prueba barata».
Subcontratación (REPSE): si el personal de limpieza o seguridad viene de una empresa de servicios especializados, el patrón de esos trabajadores es la empresa, y se verifican sus registros ante IMSS y SIPERE; la «solidaridad» del edificio se protege pagando cuotas y contratistas al corriente.
Terminación: una renuncia se documenta con firma del trabajador; un despido exige causa e indemnización según la LFT. El «ya no vengas mañana» sin papel es la forma más cara de despedir.

Un edificio nuevo incorpora 3 elementos de limpieza y 2 guardias. La dueña propone «empezar a pagarles desde el lunes y darlos de alta en el IMSS hasta que pase el primer mes, para ver cómo rinden». ¿Cuál es la lectura laboral correcta?

Si el edificio contrata la limpieza a través de una empresa de servicios especializados (REPSE), al administrador del inmueble no le importa verificar el IMSS del personal porque «el patrón es la empresa».

La relación de trabajo en México nace por la prestación del servicio, por lo que el contrato escrito se desde el inicio; el alta ante el es previa a que el trabajador comience labores.

Clasifica cada situación del expediente: se corrige con papeles en orden, o exige parar y consultar al abogado ya.

Se ordena en casa

Abogado ya

Ordena el proceso de ingreso legal de un elemento de operación propio del edificio.

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Audita las notas del «manual de contratación» del auxiliar administrativo. Marca las líneas con problemas.

1. El alta ante el IMSS se tramita dentro de los primeros cinco días hábiles si el trabajador inicia sin papeles al día.
2. El contrato de trabajo se firma por escrito antes o al inicio de la prestación del servicio.
3. El periodo de prueba puede durar hasta 180 días para cualquier puesto operativo de limpieza o vigilancia.
4. La renuncia se documenta con escrito firmado por el trabajador y acuse de recibo del patrón.
5. Los horarios rotativos de guardias se pactan por escrito en el contrato con el cálculo de horas extra.

Identifica la linea con error.

La auditoría laboral de media mañana Una vez al trimestre, la administradora abre el archivero y responde cinco preguntas con papel: ¿cada elemento activo tiene contrato firmado y copia entregada? ¿su alta IMSS corresponde al salario real y puesto vigente? ¿las jornadas pactadas coinciden con el rol y las fichas de reloj? ¿la capacitación en seguridad e higiene del año está registrada? ¿los contratistas REPSE están al corriente este mes? Media hora de archivero ahorra meses de conciliación: la mayoría de los conflictos laborales de edificios chicos no nacen de maldad, nacen de papeles que nunca se cruzaron.

Este curso no da asesoría legal ni fiscal El curso enseña la práctica del mercado mexicano y cita leyes y reglas generales. Cada contrato, tema fiscal o conflicto concreto se decide con la legislación de tu estado y con profesionales (abogado y contador). La regla de oro de la administradora profesional: documentar, verificar y saber a quién llamar a tiempo.

Para dominar este tema

Lo esencial que debes saber

La relación laboral nace al prestar el servicio: el contrato por escrito y el alta IMSS previa son obligaciones que no esperan «ver cómo rinde».
Periodo de prueba: máximo 30 días (180 solo dirección) con derechos completos; sin contrato que lo diga, no existe.
Jornadas legales: diurna 8h, nocturna 7h, mixta 7.5h; las horas extra son la excepción cara, no el sistema del edificio.
Con contratistas se verifica REPSE, SIPERE e IMSS al corriente: el patrón beneficiario comparte el riesgo del papel sucio.

Preguntas clave del tema

¿Cada elemento activo del edificio tiene su expediente completo y firmado hoy?
¿Qué puesto está trabajando horas extra crónicas y qué dice su contrato?
¿Cuándo se revisaron por última vez las constancias del contratista de limpieza?
¿Quién firmó la última inducción de seguridad e higiene de cada turno?
¿Qué pasaría en un accidente mañana: quién responde y con qué documentos?

Lo que debes poder hacer

Auditar un expediente de personal contra las cuatro columnas: contrato, IMSS, jornada, seguridad.
Conducir el ingreso legal de un elemento con la secuencia completa de documentos.
Detectar el momento exacto en que un tema deja de ser administrativo y necesita abogado.

Siguiente paso: Con la base legal cubierta, el personal nuevo puede aprender bien desde el día uno: en el siguiente objeto, inducción y capacitación — el equipo que aprende no improvisa.