El pago que no factura ni retiene: el error que se hereda por años
El edificio es de una familia: doña Remedios y sus hermanos, personas físicas, rentan tres pisos a dos empresas y una A.C. Marisol recibe los pagos, concilia el banco y arma el reporte mensual. Nadie le pidió ocuparse de «lo del SAT»... hasta que la empresa del piso 4 le preguntó por qué su contador no encontraba las retenciones de ISR en su contabilidad. La administradora no es contadora, y no debe factificar por el propietario sin poder. Pero es la persona que ve pasar todo el dinero, y por eso es la única que puede detectar a tiempo los tres errores que se heredan por años en edificios con arrendadores personas físicas: pagos sin factura, IVA que nadie trasladó y retenciones que nadie enteró. Este objeto te da el mapa fiscal completo del arrendamiento de oficinas en México: quién paga qué, quién retiene a quién, qué CFDI se necesita y con qué preguntas exactas sentarte con el contador.
El mapa: quién es quién ante el SAT en esta operación
| Escenario | IVA | ISR del arrendador | Retenciones del inquilino |
|---|---|---|---|
| Persona física arrienda a persona moral (oficina sin amueblar) | Se traslada IVA 16 % sobre la renta (y sobre mantenimiento si es parte del precio pactado) | Renta por uso temporal de inmueble: paga ISR, típicamente con deducción de gastos o deducción automática según régimen | La moral retiene 10 % de ISR mensual y entera su declaración; además retiene dos terceras partes del IVA, según reglas del CFF |
| Persona moral arrienda a persona moral | La arrendadora traslada IVA y lo entera; factura CFDI completo | Dentro de su régimen general | No aplica retención de ISR por la renta |
| Persona física arrienda a persona física | Dependiendo del régimen y del uso | El arrendador declara según su régimen | Sin retención típica entre físicas: todo sobre el arrendador |
| Oficina AMUEBLADA o con servicios integrados | Generalmente gravado con IVA; el tratamiento puede cambiar de régimen (actividad empresarial) | Según régimen del arrendador | Verificar con contador: no es el mismo paquete que arrendamiento puro |
El CFDI de renta: los cinco campos que delatan si está bien hecho
- Emisor y receptor correctos: emite quien recibe el dinero (el arrendador o su representante con facultades), no la administradora «por comodidad» sin poder notarial.
- Clave del producto: arrendamiento (inmobiliario), no «honorarios» ni «servicios profesionales» genéricos; con el código de unidad (tiempo) y la periodicidad del pago.
- Desglose del precio: renta, mantenimiento, cajones o bodega por separado si se cobran distinto; el IVA al 16 % trasladado en su línea.
- Cadena de retenciones: cuando aplica, el CFDI (o su complemento) debe mostrar el ISR retenido (10 %) y la retención de IVA (dos terceras partes): si el inquilino retiene pero el documento no lo refleja, el arrendador no podrá acreditar lo ya retenido.
- Complemento de pago cuando el cobro es posterior: el recibo de banco no sustituye el CFDI; los pagos en parcialidades llevan su complemento.
Doña Remedios (persona física, arrendadora) renta un piso a una S.A. (persona moral). La renta mensual es 60,000 $ más IVA. ¿Qué debe verse en el flujo del pago, en números redondos?
Si el arrendador es persona moral, el inquilino persona moral debe retenerle el 10 % de ISR cada mes.
El IVA de la renta se (lo carga el arrendador en su factura) y, cuando el arrendador es persona física, el inquilino persona moral le una parte mediante retención.
Los tres hoyos fiscales heredados (y cómo detectarlos desde la administración)
- Pago sin CFDI: el arrendador «prefiere así» y el inquilino deduce sin documento. Detección: cualquier cargo al depósito o transferencia sin factura asociada en la conciliación mensual. Consecuencia: para el inquilino, gasto no deducible; para el propietario, riesgo de omisión con años de atraso.
- Retención documentada a medias: la moral retiene el ISR pero no le entrega al arrendador constancia, o el CFDI no muestra la retención. Detección: el arrendador pregunta en junio «¿por qué mis depósitos están 10 % abajo?». Sin constancia, nadie acredita nada.
- IVA «no pactado»: el contrato dice «renta 60 mil» sin decir si incluye o no impuestos; cada año alguien cobra el IVA «por sorpresa». Detección: la cláusula de renta sin la frase «más IVA cuando la ley lo exija». Dato: en México, si el precio no dice nada sobre impuestos, se entiende pactado SIN IVA y el comprador/inquilino lo agrega, salvo pacto distinto; mejor es escribirlo.
Ordena el circuito mensual limpio de una renta con arrendador persona física.
Audita estos correos del departamento de contabilidad del inquilino y marca los que tienen hoyo fiscal.
- «Adjunto tu depósito de junio: 60,000 menos la retención de costumbre. Ya me avisas si te sale algún tema.»
- «Para tu factura de junio: ponme el RFC de la empresa en el receptor, como siempre, y el concepto de arrendamiento con tu IVA.»
- «Tu recibo no muestra la retención de ISR; necesito el documento con la retención reflejada para mis libros, gracias.»
- «Mejor este mes no factures: te mando el depósito y al año hacemos una sola factura por todo.»
- «Aquí van las constancias de retención de ISR e IVA de los últimos tres meses.»
Identifica la linea con error.
De los pagos del último mes en tu propiedad: ¿cuáles llegaron con CFDI del periodo, cuáles con retención documentada y en cuáles «así se ha hecho siempre»? Escribe las cinco preguntas de la junta con el contador para el régimen real de tu(s) propietario(s).
Pista
El hoyo fiscal más común no es evadir: es no documentar algo que sí se pagó. La conciliación mensual de la administradora es la última línea de detección.Para dominar este tema
Lo esencial que debes saber
- Arrendador persona física + inquilino persona moral: el inquilino retiene ISR mensual (10 % típico) y una fracción del IVA, y los entera ante el SAT.
- El IVA se traslada en el CFDI; entre morales no opera la retención mensual típica de ISR.
- El CFDI de renta se emite cada periodo con concepto de arrendamiento, IVA y retenciones reflejadas.
- Pago sin factura, retención sin constancia y precio sin «más IVA» son los tres hoyos heredados.
Preguntas clave del tema
- ¿Qué cambia cuando el arrendador es persona física versus persona moral?
- ¿Qué cinco campos del CFDI delatan si está bien hecho?
- ¿Por qué el recibo bancario no sustituye la factura?
- ¿Qué documento acredita la retención ante el SAT y ante el arrendador?
- ¿Cómo debe redactarse el precio de la renta para que el IVA no sea sorpresa?
Lo que debes poder hacer
- Detectar en la conciliación mensual cualquier pago sin CFDI o sin retención documentada.
- Explicarle al arrendador, con números, por qué recibió menos de lo pactado (retenciones).
- Llevar a la junta con el contador el contrato y las cinco preguntas clave de flujo fiscal.
Siguiente paso: Renta caída: cobrar sin pelear — cuando la factura y la retención están en orden, el único problema restante es que alguien no pague: y aun eso tiene escala profesional.