Presupuestos y seguimiento: cada presupuesto lleva fecha y siguiente paso

Qué vas a poder hacer al terminar

Casi ningún negocio pequeño pierde ventas porque le falten clientes. Las pierde porque nadie sabe a quién le escribió, qué le ofreció ni hasta qué día vale lo que ofreció. Un presupuesto sin fecha es una promesa sin plazo: el cliente lo guarda, el dueño lo olvida, y los dos creen que el otro sigue pensando. Esta lección construye dos cosas concretas: un presupuesto que se puede leer sin el dueño al lado, con alcance, precio, plazo, validez y un siguiente paso con fecha; y un registro donde cada presupuesto enviado tiene un estado y una razón. El caso es el de siempre: Marisol, dueña de «Taller Marisol», que repara electrodomésticos domésticos y da mantenimiento del hogar desde un local rentado, sola, y atiende cuarenta servicios al mes.

La pregunta que responde esta lección Si hoy abres tu cuaderno de presupuestos, ¿puedes decir cuántos están esperando respuesta y qué toca hacer hoy con cada uno? Si la respuesta es que no lo sabes, esta lección te da el registro y la regla para mantenerlo.

1. Un presupuesto es un alcance escrito, no un número

Un presupuesto no es el precio del trabajo: es la descripción del trabajo con un precio, una fecha y una salida. Cuando el presupuesto es sólo un número, el cliente no tiene forma de saber qué está comparando y el dueño no tiene forma de saber qué prometió. La diferencia se nota desde la primera visita: el cliente que recibió una lista sabe qué va a pasar en su casa; el que recibió un número tiene que imaginar, y lo que se imagina casi siempre es más caro que lo que ibas a cobrar.

Alcance: qué se hace y qué no se hace, escrito en una línea. Es la parte que evita la discusión después del trabajo.
Precio: el monto y la lista de lo que incluye. Un número suelto no se puede comparar; una lista, sí.
Plazo: en cuántos días se entrega y desde cuándo se cuenta. Un plazo sin fecha de arranque no es un plazo.
Validez: hasta qué día se sostiene ese precio. Sin validez, el presupuesto envejece en silencio.
Siguiente paso: qué tiene que hacer el cliente y en qué fecha. Sin este renglón, el presupuesto se queda archivado.

Tabla de tres columnas con las cinco partes de un presupuesto: alcance, precio, plazo, validez y siguiente paso. En la segunda columna se ve qué se escribe en cada parte y en la tercera, qué falla cuando falta: el cliente espera otra cosa, se compara sólo el número, nadie sabe si hay retraso, el pre — Si una de las cinco partes falta, el presupuesto deja de ser un documento de trabajo y se vuelve un número que nadie sabe interpretar.

La frase que hace el trabajo Escribe el alcance en una sola línea: «Incluye [qué trabajo], [qué piezas o materiales], [qué garantía] y [cuántas visitas]. No incluye [qué queda fuera]». Esa línea es la que hace comparable tu presupuesto con el del otro, sin que tengas que decir que el tuyo es mejor.

2. La fecha y la validez: un presupuesto caduca

Un precio sin fecha es una cotización eterna, y una cotización eterna no se puede defender: el precio depende de lo que cuestan las piezas, y las piezas cambian; además, mientras el presupuesto siga vivo, el cliente sigue comparando contra un número viejo. Por eso todo presupuesto lleva dos fechas: la fecha en que se emite y la fecha en que deja de valer. Entre una y otra, el precio no se mueve.

Flujo de cinco pasos: el presupuesto se entrega con fecha, con alcance y con el siguiente paso escrito; el cliente lo revisa, lo compara y lo guarda; llega el día límite y el precio ya no se sostiene; se decide si se reagenda, se rehace o se marca como perdido; y por último se registra el estado y l — Un presupuesto no está vivo mientras espera: tiene una vida con fechas, y cada fecha pide una acción concreta.

La validez se decide con una sola pregunta: ¿cuánto tarda mi negocio en responder? Si en el taller de Marisol una reparación mayor tarda diez días en armarse porque hay que pedir una pieza, su presupuesto no puede tener quince días de validez: estaría prometiendo un precio que ella no puede sostener. En el ejercicio, la validez son siete días naturales contados desde el día en que se entrega el presupuesto.

Lo que va en la cabecera de un presupuesto. Caso ficticio del ejercicio.
Dato	Ejemplo del ejercicio	Para qué sirve
Fecha de emisión	8 de abril	Fija desde cuándo corre la validez
Fecha límite	15 de abril	El día en que el precio deja de sostenerse
Alcance	Cambio de motor y de transmisión de una lavadora; no incluye instalar una toma de agua nueva	Evita expectativas distintas de un lado y del otro
Precio y qué incluye	$6,400: piezas $3,200, mano de obra $2,800 y transporte $400	Permite comparar listas y no sólo números
Plazo de entrega	Cinco días hábiles desde el pago del anticipo	Evita la pregunta de cuándo vuelve el técnico
Siguiente paso	Confirmar por mensaje antes del 15 de abril	Sabe qué hacer los días siguientes

El presupuesto que nadie reclamó Hay un estado que no aparece en ninguna lista y es el más común: el presupuesto que se envió y que nadie reclamó nunca. Si no tiene fecha límite, ese presupuesto vive para siempre y el taller lo carga en la cabeza. Con fecha límite, el día siguiente de vencer pasa a perdido con su razón, y el registro empieza a decirte la verdad.

3. El registro: cuatro estados y un solo trabajo

Un presupuesto enviado no es un trabajo: es una decisión que el cliente todavía no ha tomado. El registro sirve para no perder esa decisión. En cualquier momento tienes que poder responder cuántos presupuestos están fuera, en qué estado está cada uno y qué toca hacer hoy con él. Los estados son pocos a propósito, porque un registro con nueve estados no se mantiene ni una semana.

Tabla de tres columnas con los cuatro estados de un presupuesto enviado: enviado, en seguimiento, aceptado y perdido. La segunda columna explica qué significa cada estado y la tercera qué haces en cada uno: anotar la fecha de envío, escribir el siguiente paso con fecha, pasar el trabajo a la orden o — El registro no necesita más estados. Necesita que cada presupuesto tenga uno y que sepas qué hacer en cada uno.

Enviado: el presupuesto salió. Anotas la fecha de salida y no haces nada más hasta el día límite.
En seguimiento: hiciste un contacto y no hay respuesta. Escribes el siguiente paso con su propia fecha, para que mañana no dependa de tu memoria.
Aceptado: el cliente dijo que sí. Pasas el trabajo a la orden y lo anotas el mismo día.
Perdido: el cliente dijo que no, o el precio venció. Dejas la razón escrita, porque un perdido con razón enseña y un perdido sin razón no.

El presupuesto no es el trabajo Marisol atiende cuarenta servicios al mes y cotiza los dos o tres que le piden. Si el registro le mostrara veinte presupuestos enviados sin fecha, sabría que el problema no es que le falten clientes: es que no está cerrando los que ya tiene. El registro convierte una sensación en un número.

4. Ejemplo resuelto: el presupuesto de la reparación mayor

Ejemplo resuelto 1: Marisol y la lavadora que golpeaba al voltear

Una clienta llama porque su lavadora golpea al voltear la carga. Marisol hace tres preguntas antes de cotizar: qué falla exactamente, desde cuándo y si alguien más la ha abierto. Con eso escribe el alcance: cambio de motor y de transmisión de la lavadora. Y escribe también lo que no incluye: no incluye instalar una toma de agua nueva ni repintar el patio.
El presupuesto sale con fecha del 8 de abril y validez de siete días naturales, es decir hasta el 15 de abril. Precio: $6,400, desglosado en piezas por $3,200, mano de obra por $2,800 y transporte por $400. Plazo: entrega en cinco días hábiles desde el pago del anticipo. Y al final, el siguiente paso escrito: confirmar por mensaje antes del 15 de abril.
Antes de mandar nada calcula el margen: $6,400 menos $3,200 de piezas y $400 de transporte son $2,800. El trabajo le ocupa ocho horas propias, valuadas a $150 la hora sólo para este ejercicio, así que el resultado real de esa venta es $1,600, o sea $200 por hora efectiva. Con ese número arriba sabe que un descuento de diez por ciento la dejaría en $960, y por eso decide que la validez del precio sea corta y por escrito.
Al tercer día Marisol manda un mensaje corto y no manda el presupuesto otra vez. Pregunta si le conviene que el trabajo se lo haga en casa o si prefiere llevar la lavadora al taller, y da fecha: la próxima semana. Es una pregunta de logística, no de venta. Al quinto día la clienta responde que sí, y en el registro el presupuesto pasa de en seguimiento a aceptado, con la fecha de aceptación escrita.

Ejemplo resuelto 2: el presupuesto que venció y lo que dejó ver el registro

Otro cliente pidió el cambio de un calentador de paso y de la tubería de la cocina. Marisol cotiza $8,900 con fecha del 2 de mayo y validez de siete días, o sea hasta el 9 de mayo. La clienta lo recibe y no contesta. El presupuesto queda en estado enviado, con su fecha de salida anotada.
El día 4 Marisol manda un mensaje: le dice que el precio se sostiene hasta el 9 de mayo y le pregunta si quiere que lo vuelva a cotizar. Sin respuesta. En el registro, el presupuesto pasa de enviado a en seguimiento, con el día 4 anotado como día del contacto y con un siguiente paso escrito: volver a escribir el día 8.
El 9 de mayo el presupuesto vence. Marisol no lo deja en un cajón esperando que la clienta se acuerde: lo marca como perdido y escribe la razón en el registro, que es venció sin respuesta. Un presupuesto vencido no es un presupuesto vivo, y dejarlo vivo es como inventarse un cliente.
Al cierre del mes Marisol revisa su registro y ve el patrón: de ocho presupuestos enviados, cinco se aceptaron, dos siguen en seguimiento y uno se perdió por vencer. Y ve algo que no había notado: de los dos que siguen en seguimiento, uno llevaba nueve días esperando. Entonces cambia una regla: el segundo contacto se hace el día 2 y no el día 4, y si el cliente responde tarde, el presupuesto vuelve a salir con fecha nueva. La validez no era un detalle del documento: era el lugar donde se decidía el ritmo del taller.

5. Lo que te llevas

Tres decisiones y un producto. La primera: el presupuesto se escribe con cinco partes y ninguna se queda en blanco. La segunda: la validez se decide con la pregunta de cuánto tarda tu negocio en responder, no con el número de días que te da la gana. La tercera: el presupuesto vencido no se persigue, se registra como perdido con su razón. Y el producto: un registro con una fila por presupuesto, con fecha de envío, fecha límite, estado y siguiente paso con fecha propia.

Un cliente te dice que tu presupuesto está muy alto y que lo va a pensar. Lo que al presupuesto todavía le falta es lo más importante para poder darle seguimiento. ¿Cuál es?

En el caso ficticio del ejercicio, el presupuesto de la lavadora es de $6,400, con piezas por $3,200 y transporte por $400, y ocupa ocho horas propias valuadas a $150 la hora. Si las piezas suben $400 y Marisol no cambia el precio al cliente, ¿cuánto queda por hora efectiva de trabajo propio? Redondea a un decimal.

$ por hora

Un presupuesto enviado sin fecha límite sigue vigente hasta que el cliente responda, así que conviene no poner fecha para no perder la venta.

Une cada parte del presupuesto con lo que pasa cuando falta.

Ordena los cuatro pasos del seguimiento de un presupuesto que acabas de enviar, de arriba hacia abajo.

Enviar

Dar seguimiento

Registrar

Cerrar

El presupuesto del ejercicio se emitió el 8 de abril con validez de siete días naturales, así que vence el de abril. El segundo contacto se hizo el de abril, dos días después de emitirlo.

Marisol acaba de cotizar una reparación mayor y va a enviar el presupuesto. Ordena los pasos.

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Un asistente escribió estas cinco notas en el chat del taller. Marca las que no se sostienen.

Un presupuesto sin fecha de vencimiento sigue vigente hasta que el cliente conteste.
El alcance del presupuesto dice qué se hace y también qué no se hace.
La validez del precio se decide con lo que tarda el negocio en responder.
Cuando un presupuesto vence, conviene mandarlo otra vez con el mismo número.
El registro sirve para saber cuántos presupuestos están fuera y qué toca hacer con cada uno.

Identifica la linea con error.

Producto de la lección. Toma el último presupuesto que enviaste y escríbelo con las cinco partes: alcance, precio, plazo, validez y siguiente paso. Si te falta alguna, ese es el hueco real de tu negocio y no hace falta buscar más. Después arma un registro con una fila por presupuesto y cuatro columnas: fecha de envío, fecha límite, estado y siguiente paso. Llena las filas con los presupuestos que tienes pendientes ahora, aunque los números sean de memoria; si no sabes una fecha, escribe que no la sabes. Al final responde en una línea: cuántos presupuestos tienes esperando respuesta y cuál es el siguiente paso de hoy.

Pista

No busques el dato perfecto. Sirve más una fecha anotada hoy y aproximada que una fecha exacta que nunca anotas. Y si un presupuesto quedó en un cajón, ponle fecha de hoy y una validez corta: el contacto con ese cliente no puede empezar mejor que con una fecha nueva.

Memoria: las cinco partes y los cuatro estados

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Qué cinco cosas tiene que llevar un presupuesto?

Alcance, precio, plazo, validez y siguiente paso con fecha.

¿Por qué un presupuesto lleva fecha límite?

Porque un precio sin vencimiento envejece y el cliente acaba comparando contra un número que ya no existe.

¿Cómo se decide cuántos días de validez le pones?

Por lo que tarda tu negocio en responder, no por el número de días que te acomode.

¿Cuáles son los cuatro estados de un presupuesto enviado?

Enviado, en seguimiento, aceptado y perdido.

¿Qué haces con un presupuesto que venció sin respuesta?

Lo marcas como perdido y escribes la razón. Un vencido no se persigue: se registra.

Segunda pregunta del producto: elige un presupuesto que se te quedó sin respuesta y escribe dos fechas: la fecha en que venció o debió vencer, y la fecha en que debías hacer el segundo contacto. Después escribe qué cambiarías en el próximo presupuesto para que eso no vuelva a pasar. Una sola frase basta: si la respuesta es que le pongo fecha, ya lo sabes.

Pista

Si el hueco fue la fecha, la solución es barata. Si el hueco fue el alcance, entonces el problema es otro y conviene revisarlo con calma.

Fuentes y para saber más

Esta lección usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado ni estadísticas, y las fechas son del ejercicio. Para el contexto fiscal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; para los derechos de quien compra una reparación, la fuente es la PROFECO. Esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado. El control de los anticipos y de los saldos pendientes no se desarrolla aquí: ese control vive en la herramienta T11, dentro del Paquete profesional.

SAT: obligaciones y comprobantes fiscales
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

PROFECO: presupuesto escrito en reparaciones de electrodomésticos
Revisa qué información debe llevar el presupuesto que entregas y cómo se presenta un reclamo.

Para dominar este tema

Ahora sabes tres cosas: qué cinco partes tiene un presupuesto, por qué la fecha de vencimiento decide el ritmo de tu taller, y cómo se lleva un registro de cuatro estados que no se abandona. Lo que falta para que esto sirva es un solo documento: el presupuesto del último trabajo, con las cinco partes, y la hoja de registro con los presupuestos que tienes fuera. Escríbelo esta semana. Si al llenar la hoja descubres que no sabes cuántos presupuestos están esperando respuesta, ya sabes por dónde empezar: por la fecha. El control de los anticipos y de los saldos pendientes lo encuentras en la herramienta T11, dentro del Paquete profesional; aquí sólo queda dicho que el presupuesto dice qué se paga y cuándo.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.