Evaluación de proveedores: comparar con los datos de tu taller

Qué vas a poder hacer al terminar

Elegir proveedor con el precio más bajo es la forma más rápida de comprar mal. A veces el más barato tarda ocho días y no trae garantía; a veces el más caro trae la pieza el mismo día y responde cuando algo sale malo. Esta hoja compara con tus propios datos, no con los catálogos de nadie, y termina en una decisión escrita con su fecha. No calcula ningún puntaje: los criterios los calificas tú, en el orden que te importa.

1. Objetivo de la hoja

El objetivo es comparar proveedores con datos que tú tienes y decidir con criterio escrito. La hoja tiene dos mitades: la comparación, que llena los datos de cada proveedor en las mismas columnas, y la decisión, que dice con quién compras, por qué y hasta cuándo. El motivo de que no haya puntaje es sencillo: un puntaje esconde lo que importa, que es saber por qué compraste a ese y no al otro.

• Que la comparación use los mismos datos para todos: mismo material, mismo pedido, mismas unidades.
• Que los cuatro criterios se califiquen con tu experiencia: lo que te ha pasado con cada proveedor.
• Que el costo total del lote se mire antes que el precio de la pieza.
• Que la decisión quede escrita con su motivo y con la fecha en que se vuelve a revisar.

2. Instrucciones: cómo se llena la hoja

• Elige un material que compras seguido. Las comparaciones se hacen con lo que se repite, no con lo que se compró una vez.
• Pide la cotización a dos o tres proveedores con el mismo pedido: misma cantidad, misma medida y las mismas condiciones de entrega. Si no es el mismo pedido, la comparación no sirve.
• Abre una fila por proveedor y anota, en las mismas columnas, el precio unitario en pesos, la cantidad de piezas del lote y el costo total en pesos.
• Anota el plazo de entrega en días, con los días reales que tarda, no con los que promete. Si nunca has comprado, pon lo que te dijo y márcalo como estimado.
• Anota el traslado en pesos: el flete, el flete más el tiempo que se tarda, o el costo de ir a buscarlo tú.
• Anota la calidad con lo que has visto: cuántas piezas salieron buenas y cuántas salieron malas, de cuántas. Los números salen de tu registro de incidencias (T16).
• Anota la garantía: qué cubre, cuántos días o meses, y si en la práctica la han cumplido.
• Marca cuál de los cuatro criterios pesa más en esta compra. Es tu decisión y cambia la comparación: si el plazo pesa más, dos días valen más que veinte pesos por pieza.
• Escribe la decisión: con quién compras, por qué, hasta cuándo y qué pasa si no responde. Después ponle la fecha de la próxima revisión.

3. Ejemplo resuelto: el proveedor más barato que salía más caro

4. Campos y unidades de la hoja

Una comparación sin unidades no se puede leer: son columnas de palabras. Estos son los campos, con la unidad de cada uno y con la regla de si es obligatorio.

5. Supuestos del ejemplo

• Se supone que la comparación se hace con el mismo pedido para todos los proveedores, en la misma fecha.
• Se supone que el plazo se anota con los días reales vividos, y que lo prometido se marca como estimado mientras no se comprueba.
• Se supone que la calidad se cuenta con piezas, no con impresiones: cuántas salieron bien y cuántas salieron malas.
• Se supone que el criterio que más pesa lo decide quien compra y que puede cambiar de una compra a otra.
• Se supone que la decisión lleva fecha de revisión, porque un proveedor bueno en un mes puede dejar de serlo.

6. Límites de la hoja

• No calcula un puntaje de cada proveedor. Si alguna vez viste una tabla que suma puntos con pesos y días, esa tabla esconde el criterio que alguien eligió por ti.
• No reemplaza la cotización por escrito: la hoja comparativa sirve para decidir, pero el precio se acuerda con el proveedor y se anota.
• No lleva el control de existencias: eso es la hoja de inventario (T14).
• No es un registro de compras ni de pagos: el dinero que sale se anota en la previsión de caja (T08) y en el registro de gastos.
• No juzga la calidad de un proveedor que nunca has usado: para ese caso sólo hay datos estimados, y por eso la hoja exige marcar la fecha de revisión.
• No es una recomendación de marcas: los proveedores se comparan con lo que te ha pasado, y el nombre del proveedor no dice nada por sí solo.

7. Curso relacionado

• «Operación y calidad en negocios pequeños»: es donde vive la idea de que la calidad del trabajo depende de la pieza que se instala y de quién la surtió.
• «Costos, precios y dinero del negocio»: para calcular el costo total del lote y saber si el precio de la pieza aguanta.
• «Consolidación y crecimiento del negocio»: comparar proveedores es una de las decisiones que más peso tienen cuando el negocio crece.
• Para el paso fiscal, este no es el tema: el curso «Formaliza tu negocio: SAT, RFC y el día uno» explica el alta y las obligaciones.

8. Herramientas relacionadas

La hoja de proveedores no vive sola. Estas son las demás herramientas de la biblioteca, con su número, para que sepas con cuál se conecta.

• T01 · Diagnóstico del negocio: para saber cuánto pesa cada material en el costo del mes.
• T02 · Ficha de oportunidad: antes de comprometer compras con un proveedor nuevo.
• T03 · Registro de entrevistas y pruebas: lo que prometes a un cliente sobre una pieza que todavía no existe.
• T04 · Hoja de costos: el costo de la pieza dentro del servicio.
• T05 · Calculadora de precio y margen: el precio que tiene que cubrir el costo del material.
• T06 · Análisis de punto de equilibrio: cuántos servicios necesitas para cubrir lo fijo.
• T07 · Registro de ingresos y gastos: el mes completo, con las compras de material dentro.
• T08 · Previsión de caja: para saber si hay con qué pagar el lote antes de pedirlo.
• T09 · Presupuesto editable: el precio que se le da al cliente cuando el material ya está cotizado.
• T10 · Orden de trabajo: el trabajo para el que se pide el material.
• T11 · Control de anticipos y saldos: el dinero que ya entró y el que falta.
• T12 · Seguimiento de clientes: a quién hay que avisar si el material no llega a tiempo.
• T13 · Agenda de pedidos: la semana con su tope de horas, donde la espera de una pieza se come un día.
• T14 · Control básico de inventario: qué material hay y cuánto, para no comprar de más.
• T16 · Registro de incidencias: las piezas malas y las fechas, que son los datos de la columna de calidad.
• T17 · Lista de apertura y cierre: la rutina diaria donde se revisa lo que falta.
• T18 · Plan de mejora: el hallazgo de la comparación convertido en una acción con fecha y responsable.

Fuentes y para saber más

Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas de calidad ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.

SAT: altas, obligaciones y comprobantes fiscales
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

Para dominar este tema

Ya sabes comparar proveedores con los datos de tu taller, calcular el costo total de un lote y escribir la decisión con su criterio y su fecha. Lo que hace esta hoja distinta de un formato vacío es que no calcula nada por ti: los criterios los calificas tú, y por eso la comparación se puede defender y corregir. Hazlo con un material que compres seguido, con dos proveedores y con el mismo pedido. Cuando tengas la fila completa, mira la columna de fecha de revisión y ponle una: las comparaciones que no se repiten son las que no sirven para decidir.