Control básico de inventario: qué tienes y desde cuándo

Qué vas a poder hacer al terminar

En un taller pequeño el material no se controla con un sistema: se controla con un estante y con la memoria. Y la memoria falla justo cuando hace falta, que es cuando un cliente llega con prisa y la pieza que se necesita no está. Esta hoja es simple a propósito: un conteo al mes, una fila por material y cinco preguntas por fila. Con eso sabes qué tienes, cuánto, desde cuándo y para qué era.

1. Objetivo de la hoja

El objetivo es que la falta de una pieza no sorprenda a media entrega y que el material parado se vea antes de que se vuelva dinero dormido. La hoja no es un almacén: es una lista de preguntas que se contestan el día del conteo y que se actualizan el día en que algo sale del estante.

• Que cada material tenga su fila con su unidad, para que dos personas no cuenten cosas distintas.
• Que se anote la fecha del último movimiento, para saber si el material está trabajando o está parado.
• Que se sepa para qué trabajo se compró cada cosa, para que lo que sobra de un trabajo se pueda reusar.
• Que el conteo del mes termine en un ajuste escrito, con la diferencia y su motivo.

2. Instrucciones: cómo se llena la hoja

• Abre una hoja con una fila por material. Escribe el nombre como lo usas todos los días, para que cualquiera lo encuentre: tal vez «bomba de la mezcladora», y no un código.
• Anota la unidad de cada material: piezas, metros, litros, rollos o kilogramos. La unidad es la que hace comparables dos filas: doce piezas y medio metro no se suman.
• Escribe la cantidad que hay hoy y el mínimo que necesitas tener siempre. El mínimo es tu decisión, y sirve para saber cuándo hay que comprar.
• Anota la fecha del último movimiento del material: la última vez que entró o que salió. Si no te acuerdas, pon la fecha del conteo y márcala como estimación.
• Escribe para qué trabajo se compró. Si todavía no se ha usado, pon la orden de trabajo a la que va a ir.
• El día que algo sale del estante, anótalo en la misma hoja, con su fecha. Una línea de una línea es mejor que un conteo perfecto de fin de mes.
• Fija el día del conteo del mes: el mismo día, a la misma hora, con el mismo método. Cuenta por lugar, no por memoria de lo que usaste.
• Compara lo contado con lo que dice la hoja y anota la diferencia, en piezas y con su signo. Si la diferencia no tiene motivo, la diferencia no se ajusta.
• Ajusta la hoja sólo después de escribir el motivo. Al final, revisa la columna de fecha: lo que lleva más de sesenta días sin moverse es tu lista de compras pendientes o de material que hay que usar.

3. Ejemplo resuelto: la pieza que llevaba noventa días sin moverse

4. Campos y unidades de la hoja

Un inventario sin unidades es un montoncito de cosas que no se pueden sumar ni comparar. Estos son los campos, con la unidad de cada uno y con la regla de si es obligatorio.

5. Supuestos del ejemplo

• Se supone que el conteo se hace de la misma manera cada mes, para que las comparaciones entre meses signifiquen algo.
• Se supone que la unidad de cada material está escrita y no cambia entre filas: un rollo es un rollo, no media pieza.
• Se supone que el mínimo lo decide quien conoce el taller, con su criterio, y que sirve para saber cuándo hay que comprar.
• Se supone que el material que sale del estante se anota el mismo día, aunque la anotación sea de una línea.
• Se supone que las diferencias se escriben con su motivo, y que lo que no tiene motivo se anota como no localizado en lugar de ajustarse en silencio.

6. Límites de la hoja

• No es un sistema de inventario con códigos ni etiquetas: es una hoja de conteo. Para un almacén grande hay herramientas hechas para eso.
• No decide si conviene comprar. Esa decisión es de la previsión de caja (T08) y de la evaluación de proveedores (T15).
• No cuenta el material que se consume sin pasar por el estante, como los insumos que se llevan a una casa.
• No lleva la garantía del proveedor ni el historial de calidad de cada pieza: eso está en la evaluación de proveedores (T15) y en el registro de incidencias (T16).
• No es un registro fiscal de compras ni de salidas de mercancía: para eso están el SAT y tu contador.
• No sirve para materiales que se venden tal cual, como los filtros que se venden en el mostrador: para eso está la hoja de costos (T04) y el precio del ejercicio.

7. Curso relacionado

• «Operación y calidad en negocios pequeños»: es donde vive la idea de que el material es parte del proceso y de que la calidad depende de la pieza que se instala.
• «Costos, precios y dinero del negocio»: el material es parte del costo del servicio, y el costo del material parado también pesa.
• «Consolidación y crecimiento del negocio»: comprar antes de que falte y no acumular lo que no se mueve es una decisión de crecimiento, no de administración.
• Para el paso fiscal, este no es el tema: el curso «Formaliza tu negocio: SAT, RFC y el día uno» explica el alta y las obligaciones.

8. Herramientas relacionadas

La hoja de inventario no vive sola. Estas son las demás herramientas de la biblioteca, con su número, para que sepas con cuál se conecta.

• T01 · Diagnóstico del negocio: para saber cuánto material consume de verdad cada tipo de trabajo.
• T02 · Ficha de oportunidad: antes de comprar material para una idea que todavía no está probada.
• T03 · Registro de entrevistas y pruebas: lo que prometes a un cliente antes de saber si hay material.
• T04 · Hoja de costos: para saber qué parte del costo de un servicio es material.
• T05 · Calculadora de precio y margen: el precio que tiene que incluir el costo de la pieza que se instala.
• T06 · Análisis de punto de equilibrio: cuántos servicios necesitas para cubrir lo fijo.
• T07 · Registro de ingresos y gastos: el mes completo, con las compras de material dentro.
• T08 · Previsión de caja: para saber si hay con qué pagar la compra de material antes de que falte.
• T09 · Presupuesto editable: el precio que se le da al cliente cuando el material ya está cotizado.
• T10 · Orden de trabajo: de dónde sale el trabajo para el que se compró cada material.
• T11 · Control de anticipos y saldos: el dinero de los trabajos que ya usaron ese material.
• T12 · Seguimiento de clientes: a quién hay que avisar si el material no llega a tiempo.
• T13 · Agenda de pedidos: la semana con su tope de horas, donde la falta de material mueve fechas.
• T15 · Evaluación de proveedores: con quién comprar y cuánto tarda, para no perder la semana esperando una pieza.
• T16 · Registro de incidencias: las piezas que salieron malas y el proveedor que las surtió.
• T17 · Lista de apertura y cierre: la rutina diaria donde se anota lo que sale del estante.
• T18 · Plan de mejora: el hallazgo del inventario convertido en una acción con fecha y responsable.

Fuentes y para saber más

Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas de consumo ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

SAT: altas, obligaciones y comprobantes fiscales
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.

Para dominar este tema

Ya sabes registrar qué material hay, cuánto, desde cuándo y para qué era, y explicar cada diferencia del conteo en vez de ajustarla en silencio. Lo que le da valor a la hoja es una regla diaria y sencilla: lo que sale del estante se anota el mismo día. Hazla esta semana con un solo estante, el que más te molesta, y anota también la fecha de cada cosa. Al mes, la columna de fechas te dirá qué comprar y qué dejar de comprar, y esa es una decisión que antes no podías tomar.