Agenda de pedidos: el calendario con tope de horas

Qué vas a poder hacer al terminar

En un taller que trabaja sola, el límite no es el dinero ni los clientes: son las horas. En cuanto entran más trabajos de los que caben, todos se atrasan y ninguno se entrega con la fecha prometida. Esta hoja pone ese límite por escrito. Una semana con su tope de horas, los trabajos con las horas que toman y una regla sencilla para decidir qué entra, qué se corre y qué no se acepta.

1. Objetivo de la hoja

El objetivo es que la promesa de fecha salga de un cálculo y no de la buena voluntad. La hoja tiene dos mitades: el tope, que se escribe una vez y no se mueve, y los trabajos, que se anotan con sus horas. Al final de la semana, las dos mitades se comparan y la diferencia se ve: cuántos trabajos entraron, cuántos se movieron y cuántos se quedaron sin hacer.

• Que el tope de horas de la semana esté escrito antes de empezar, con su número.
• Que cada trabajo tenga horas estimadas, fecha prometida y día asignado.
• Que la decisión de aceptar, mover o no aceptar quede escrita, con su motivo.
• Que al cierre de la semana sepas cuántas horas se gastaron en trabajos que no se entregaron.

2. Instrucciones: cómo se llena la hoja

• Escribe arriba el tope de la semana: cuántas horas de taller tienes disponibles. Es un número que no se negocia durante la semana. Si las horas de administración también entran, escríbelas aparte, en otra fila.
• Abre una columna por día de lunes a viernes. Cada día tiene su número de horas: las del taller y, si aplica, las de administración.
• Anota un trabajo por fila, en el día que le toca: número de orden, cliente y qué se va a hacer. Sin las horas a la derecha, la fila no cuenta.
• Pasa las horas estimadas de la orden de trabajo. Si no hay horas estimadas, pon una estimación y márcala como estimación: una fila con horas en blanco no se puede comparar.
• Escribe la fecha prometida y la prioridad: urgente, prometida o normal. La urgencia la pones tú, no el cliente: un cliente que llama dos veces no convierte su trabajo en urgente.
• Revisa las horas comprometidas contra las horas disponibles. Si el día ya está lleno, el trabajo no entra en ese día: se mueve o se rechaza.
• Antes de aceptar un trabajo nuevo, hazte las cuatro preguntas de la figura. Escríbelas en la fila, aunque te apure. La hoja existe para que la decisión quede escrita y no para que la tombes a la ligera.
• Si mueves un trabajo, escribe la fecha nueva y avisa al cliente el mismo día. Mover un trabajo sin avisar convierte un atraso en una queja.
• Al cierre de la semana, anota las horas que se fueron en trabajos sin entregar. Ese número es el que te dice si tu tope está bien puesto.

3. Ejemplo resuelto: la semana que se llenó sola

4. Campos y unidades de la hoja

Una agenda sin unidades no se puede comparar con nada. Estos son los campos, con la unidad de cada uno y con la regla de si es obligatorio.

5. Supuestos del ejemplo

• Se supone que el tope de horas de la semana sale de un cálculo hecho antes, con las horas del mes divididas entre las semanas, y no de lo que pasó esa semana.
• Se supone que las horas estimadas son horas de trabajo propio en el taller, sin el traslado, y que ese traslado se anota aparte.
• Se supone que las horas de administración se cuentan aparte, porque no compiten con el taller por el mismo tiempo.
• Se supone que la urgencia la decide quien organiza la semana, con el criterio escrito, y no la insistencia del cliente.
• Se supone que mover un trabajo incluye avisar al cliente el mismo día, y que ese aviso se anota en la fila.

6. Límites de la hoja

• No es un presupuesto: aquí se decide qué entra y cuándo, no cuánto se cobra. El precio se cotiza en la hoja de costos (T04) y en el presupuesto (T09).
• No reemplaza la orden de trabajo (T10): aquí van las horas y el día; el alcance, el material y el precio viven en la orden.
• No lleva el dinero: lo que se cobró y lo que falta está en la hoja de cobros (T11).
• No dice si un material está disponible: eso lo dice el inventario (T14), y aquí sólo se anota si el material está listo.
• No garantiza que el trabajo se entregue en la fecha. La hoja ordena lo que prometiste; el cumplimiento depende de las horas, del material y de lo que se interponga.
• No funciona sin un tope escrito. Si el tope no existe, la hoja se convierte en una lista de deseos con fechas.

7. Curso relacionado

• «Operación y calidad en negocios pequeños»: es donde vive la idea de que la capacidad del taller es un número, y de que el trabajo entra o no entra.
• «Costos, precios y dinero del negocio»: para saber si el trabajo que aceptas alcanza a cubrir las horas que vas a tomar.
• «Consolidación y crecimiento del negocio»: cuando el límite real es el tiempo, crecer significa subir el tope o quitarse trabajo, no comprar más.
• Para el paso fiscal, este no es el tema: el curso «Formaliza tu negocio: SAT, RFC y el día uno» explica el alta y las obligaciones.

8. Herramientas relacionadas

La agenda de pedidos no vive sola. Estas son las demás herramientas de la biblioteca, con su número, para que sepas con cuál se conecta.

• T01 · Diagnóstico del negocio: para saber si las horas que tienes son las que el negocio puede sostener.
• T02 · Ficha de oportunidad: para decidir si vale la pena abrir espacio para un trabajo nuevo.
• T03 · Registro de entrevistas y pruebas: lo que prometes a un cliente nuevo antes de meterlo en la semana.
• T04 · Hoja de costos: el costo real de las horas que vas a comprometer.
• T05 · Calculadora de precio y margen: el precio con el que el trabajo compensa las horas que consume.
• T06 · Análisis de punto de equilibrio: cuántos servicios necesitas para que lo fijo quede cubierto.
• T07 · Registro de ingresos y gastos: el mes completo, para ver si el tope de horas aguanta.
• T08 · Previsión de caja: las cuatro semanas siguientes, con el dinero que entra y el que sale.
• T09 · Presupuesto editable: el documento que se manda al cliente cuando la fecha y el precio ya están decididos.
• T10 · Orden de trabajo: de dónde salen las horas estimadas de cada fila de la agenda.
• T11 · Control de anticipos y saldos: el dinero de los trabajos que ya están en la semana.
• T12 · Seguimiento de clientes: a quién hay que volver a contactar y con qué fecha, para no meter trabajo a ciegas.
• T14 · Control básico de inventario: qué material hay y cuánto, antes de prometer una fecha.
• T15 · Evaluación de proveedores: con quién comprar para no perder la semana esperando una pieza.
• T16 · Registro de incidencias: lo que salió mal y qué se cambió, cuando la semana se tuerce.
• T17 · Lista de apertura y cierre: la rutina del día que sostiene el tope de horas.
• T18 · Plan de mejora: el hallazgo de la agenda convertido en una acción con fecha y responsable.

Fuentes y para saber más

Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas de carga ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

SAT: altas, obligaciones y comprobantes fiscales
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.

Para dominar este tema

Ya sabes escribir un tope de horas, anotar los trabajos con su tamaño y decidir con regla qué entra, qué se mueve y qué no se acepta. Lo que le da fuerza a la hoja es que el tope esté escrito antes de la semana, no durante. Escríbelo esta semana con tus horas reales y ponle nombre a cada día. Si al terminar la semana sobraron horas sin trabajo, tu tope está mal puesto; si faltaron, tu tope está bien y lo que hay que revisar es el material y no tu esfuerzo.