Control de anticipos y saldos: lo que te deben

Qué vas a poder hacer al terminar

Casi todos los negocios pequeños tienen el mismo problema con el dinero: no es que no entre, es que no se sabe qué parte entró. Hay plata que llegó por adelantado y plata que no llegó nunca, y sin una hoja que las separe, ambas se ven igual. Esta herramienta te da esa hoja: una fila por cliente, con el anticipo, el pago final y el saldo por cobrar, para que la pregunta de cuánto te deben se conteste sola.

1. Objetivo de la hoja

El objetivo es que ningún trabajo tenga dos historias. Una historia es la del dinero recibido por adelantado, que todavía no es un trabajo terminado. La otra es la del saldo, que es dinero que todavía no existe. La hoja separa las dos, les pone fecha y nombre, y por eso el adeudo se ve antes de que el cliente lo olvide.

• Que cada trabajo tenga una fila con su total, su anticipo y su pago final en columnas separadas.
• Que el saldo pendiente de cada cliente se pueda leer sin hacer cuentas de memoria.
• Que el trabajo entregado y no cobrado no se confunda con el trabajo entregado y cobrado.
• Que sepas, al cerrar el día, cuánto dinero sigue en manos de los clientes y desde cuándo.

2. Instrucciones: cómo se llena la hoja

• Abre una hoja de cobros con una fila por cliente y una fila más por cada trabajo nuevo. Escribe abajo el nombre del cliente y qué se le hizo.
• Anota la fecha de apertura: el día en que se autorizó el trabajo. Esa fecha es la que después dice desde cuándo espera el cliente.
• Escribe el monto total pactado, en pesos. Si no hay un total escrito, deja la celda vacía: un total inventado después se convierte en una discusión.
• Cuando recibas dinero por adelantado, anótalo en la columna de anticipo, con su fecha y su forma de pago. Un anticipo sin fecha no sirve para saber desde cuándo espera el cliente.
• Cuando entregues el trabajo, anota la fecha real de entrega y la evidencia de que se recibió (firma o nota).
• Cuando cobres el resto, anótalo en la columna de pago final, con su fecha. Sólo entonces el saldo baja.
• Al final de cada día, revisa la columna de saldo y separa en dos listas lo que vence esta semana y lo que ya está atrasado. El atraso se cuenta en días, no en meses: cada fila lleva su número de días.
• Cierra la fila cuando el saldo llegue a cero. Las filas cerradas se archivan, pero no se borran: siguen siendo el historial de quién pagó y cuándo.

3. Ejemplo resuelto: el anticipo que no era pago final

4. Campos y unidades de la hoja

Una hoja de cobros sin unidades es una lista de números sin dueño. Estos son los campos, con la unidad de cada uno y con la regla de si es obligatorio.

5. Supuestos del ejemplo

• Se supone que cada trabajo tiene un total pactado por escrito. Si no hay total, la fila no puede cerrarse y sólo puede quedar en observación.
• Se supone que el anticipo se entrega contra la orden ya autorizada, no antes del diagnóstico.
• Se supone que la forma de pago se anota porque un pago pendiente y un pago nunca hecho se ven igual en el papel.
• Se supone que la evidencia de entrega (firma o nota) existe en el momento en que se cobra el saldo, y no después.
• Se supone que los días de atraso se cuentan desde la fecha prometida de entrega, y no desde la fecha en que se hizo el trabajo.

6. Límites de la hoja

• No es un registro contable ni fiscal. La hoja ordena la cobranza; el registro oficial lo hace el SAT con la información que tú le mandes y con el apoyo de un contador.
• No sirve para inventar saldos. Si no sabes cuánto recibiste, la celda queda vacía y la fila se marca como «monto por confirmar».
• No lleva la lista de lo que facturas: eso es la orden de trabajo (T10) y la hoja de cobros apunta a ella por su número.
• No decide a quién se le persigue ni cómo. Eso lo pone el cliente y el tipo de trabajo: aquí sólo queda el dato, con su fecha.
• No mide la calidad del trabajo ni la garantía. Cuando un cliente vuelve por lo mismo, el registro de incidencias (T16) es donde se anota.
• No guarda los recibos ni las pruebas de transferencia: esos van aparte, en un solo lugar, con el número de la fila.

7. Curso relacionado

• «Costos, precios y dinero del negocio»: para entender de dónde sale el total pactado y qué parte es margen y qué parte es consumo.
• «Operación y calidad en negocios pequeños»: el cobro va de la mano de la entrega; el proceso bien hecho es lo que hace que la entrega sea aceptada.
• «Ventas y seguimiento en negocios pequeños»: la hoja de cobros te dice a quién volver a buscarle, y el seguimiento te dice con qué argumento.
• Para el paso fiscal, este no es el tema: el curso «Formaliza tu negocio: SAT, RFC y el día uno» explica el alta y las obligaciones.

8. Herramientas relacionadas

La hoja de cobros no vive sola. Estas son las demás herramientas de la biblioteca, con su número, para que sepas con cuál se conecta.

• T01 · Diagnóstico del negocio: antes de cobrar, saber qué tan grande es el negocio y en qué punto está.
• T02 · Ficha de oportunidad: para saber si el trabajo que vas a cotizar vale la pena.
• T03 · Registro de entrevistas y pruebas: de dónde salió el cliente y qué te dijo.
• T04 · Hoja de costos: para saber si el total pactado alcanza para el trabajo.
• T05 · Calculadora de precio y margen: de dónde sale el total que se anota en cada fila.
• T06 · Análisis de punto de equilibrio: cuántos servicios necesitas para que lo fijo quede cubierto.
• T07 · Registro de ingresos y gastos: el mes completo, con lo cobrado y lo pagado.
• T08 · Previsión de caja: cuándo vas a recibir el dinero que te deben.
• T09 · Presupuesto editable: la lista que acompaña al total y lo hace comparable.
• T10 · Orden de trabajo: la hoja de donde salen el total, el anticipo y la fecha prometida.
• T12 · Seguimiento de clientes: a quién se le vuelve a llamar y con qué resultado anotado.
• T13 · Agenda de pedidos: las fechas prometidas que alimentan los días de atraso.
• T14 · Control básico de inventario: el material que se descontó del anticipo y todavía no está pagado.
• T15 · Evaluación de proveedores: quién te surte el material y con qué plazo de pago.
• T16 · Registro de incidencias: lo que pasó cuando el trabajo volvió y el cliente reclamó.
• T17 · Lista de apertura y cierre: el corte del día empieza y termina con las filas abiertas.
• T18 · Plan de mejora: «cobrar antes de entregar» y «cobrar el día que se entrega» como acciones con fecha.

Fuentes y para saber más

Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

SAT: obligaciones y comprobantes fiscales
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.

Para dominar este tema

Ya sabes separar el anticipo del pago final y ver el saldo pendiente de cada cliente. Ahora hazlo con tus filas: escribe las que tienes abiertas, calcula el saldo en pesos y ordena por días de atraso. Si al terminar la fila más antigua no sabes desde cuándo espera, ya sabes cuál es tu tarea de esta semana: no vender más, sino cobrar lo que ya vendiste.