Orden de trabajo: por escrito lo que prometiste

Qué vas a poder hacer al terminar

Un trabajo de reparación empieza con una llamada y termina con una firma. Entre una cosa y la otra hay decisiones: qué se va a arreglar, qué material hace falta, cuánto se cobra, qué se entrega de entrada y para cuándo. Si nada de eso queda escrito, cada trabajo se vuelve a negociar desde cero, y lo que se negocia sin papel es lo que se olvida primero. Esta herramienta te da la hoja que sostiene ese papel.

1. Objetivo de la hoja

La orden de trabajo es el documento más interno de un taller: no va al cliente como respaldo ni se publica. Sirve para que la persona que atiende la mesa y la persona que repara el aparato sean la misma en los datos. Su objetivo es simple: que cada trabajo tenga un número, un alcance, un precio, una fecha y una evidencia de entrega.

• Que quede escrito qué autorizó el cliente y qué quedó fuera del trabajo.
• Que el precio, el anticipo y el saldo se vean juntos y sumen lo mismo.
• Que la fecha prometida y la fecha real de entrega queden una al lado de la otra.
• Que al terminar el mes se pueda revisar, sin memoria, qué se entregó y qué se cobró.

2. Instructions: cómo se llena la hoja

La hoja se llena en cinco momentos, no de una sola vez. Escribe en el momento en que pasa cada cosa: ahí es cuando la información está fresca.

• Arriba del todo, pon un número de orden consecutivo y la fecha en que la tomaste. El número es lo que liga la orden con el cobro y, más adelante, con la garantía.
• Anota el nombre del cliente y un teléfono de contacto. Un solo número basta: no hace falta ningún dato de identificación.
• Escribe qué aparato o qué área se va a trabajar y la falla que reporta el cliente, con las palabras del cliente. Después, en otra línea, la falla que tú confirmaste.
• Escribe el trabajo autorizado tal como lo autorizó el cliente: qué se hace, qué no se hace y qué material hace falta comprarlo.
• Anota los materiales que vas a llevar, con su número de piezas y su costo estimado en pesos. Si todavía no sabes el precio, pon el costo aproximado y márcalo como aproximado.
• Escribe el precio total en pesos y, aparte, el anticipo que recibiste y el saldo que queda. Nunca sumes el anticipo al saldo: son las dos caras del mismo total.
• Pon la fecha en que entregas y el rango de horas. Si la fecha depende de que llegue una pieza, escribe de qué pieza depende.
• Anota las horas que vas a tomar, aunque sea una estimación. Ese es el dato que después te dice si el trabajo estaba bien cotizado.
• Al entregar, cierra la hoja con la evidencia: quién recibió, la fecha real y cómo quedó el cobro.

3. Ejemplo resuelto: la lavadora que no centraba

4. Campos y unidades de la hoja

Una hoja sin unidades no sirve: un precio sin pesos es un número, y un número solo no se puede cobrar. Estos son los campos de la orden de trabajo del ejercicio, con la unidad de cada uno.

5. Supuestos del ejemplo

El ejemplo funciona con supuestos. Están aquí escritos como lo que son: decisiones que el ejercicio da por ciertas, no hechos que el negocio pueda dar por vendidos.

• Se supone que la clienta autoriza el trabajo por escrito en la misma hoja. Sin esa autorización, la orden registra una intención, no un acuerdo.
• Se supone que el precio del ejemplo ya incluye materiales, trabajo y transporte, y que ninguna de esas tres partes se cuenta dos veces.
• Se supone que el anticipo se entrega contra la orden ya autorizada. Si el anticipo llega antes del diagnóstico, la hoja no alcanza: falta el trabajo autorizado.
• Se supone que las horas anotadas son horas de trabajo propio y que se valúan a $150 por hora sólo para este ejercicio, como supuesto de práctica.
• Se supone que la fecha prometida se puede cumplir con el material que hay en el taller. Si depende de una pieza que no llega, la fecha no se escribe: se escribe la dependencia.

6. Límites de la hoja

• No es un contrato ni un documento legal. Si necesitas dejar por escrito obligaciones para las dos partes, revisa el modelo con un abogado: esta hoja sólo ordena el trabajo del día a día.
• No sirve para trabajos sin precio cerrado. Cuando el diagnóstico no está hecho, la hoja se llenaría de suposiciones; en ese caso, la hoja que corresponde es la de diagnóstico (T01).
• No controla el material que se consume: eso lo lleva la hoja de inventario (T14), con existencias y mínimos.
• No ordena la semana ni las entregas: eso es la agenda de pedidos (T13).
• No dice a quién hay que volver a llamar: eso se registra en la hoja de seguimiento de clientes (T12).
• No se archiva sola. Si nadie la guarda en un solo lugar y con un número, deja de servir a los pocos días.

7. Curso relacionado

• «Operación y calidad en negocios pequeños»: es donde vive la idea de que cada trabajo se pueda repetir igual y por escrito.
• «Costos, precios y dinero del negocio»: para saber si el precio de la orden cubre materiales y horas, o si el trabajo se está regalando.
• «Personas y organización en negocios pequeños»: cuando el taller tenga más de una persona, la orden reparte responsabilidades y evita el «yo pensé que otro lo hizo».
• Para el paso fiscal, este no es el tema: el curso «Formaliza tu negocio: SAT, RFC y el día uno» explica el alta y las obligaciones.

8. Herramientas relacionadas

Esta hoja es una pieza de un juego más grande. Estas son las demás herramientas de la biblioteca, con su número, para que sepas cuál usar antes o después de ésta.

• T01 · Diagnóstico del negocio: antes de llenar órdenes, saber en qué punto estás y qué pesa más.
• T02 · Ficha de oportunidad: para saber si un encargo nuevo vale la pena antes de escribirlo.
• T03 · Registro de entrevistas y pruebas: lo que le oíste al cliente y lo que viste hacer.
• T04 · Hoja de costos: para saber qué consume de verdad cada tipo de trabajo.
• T05 · Calculadora de precio y margen: el precio con el que nacen las órdenes.
• T06 · Análisis de punto de equilibrio: cuántos servicios cubre lo fijo, para no aceptar trabajo que no alcanza.
• T07 · Registro de ingresos y gastos: el mes completo, con lo que entró y lo que salió.
• T08 · Previsión de caja: las cuatro semanas siguientes, para saber si hay con qué pagar lo que compras.
• T09 · Presupuesto editable: la propuesta que acompaña al precio y evita la discusión del número suelto.
• T11 · Control de anticipos y saldos: el dinero de la orden, orden por orden.
• T12 · Seguimiento de clientes: a quién hay que volver a contactar y cuándo.
• T13 · Agenda de pedidos: qué se entrega y en qué fecha, en un solo lugar.
• T14 · Control básico de inventario: qué material hay y cuánto.
• T15 · Evaluación de proveedores: con quién comprar y cómo compararlo.
• T16 · Registro de incidencias: lo que salió mal y qué se aprendió.
• T17 · Lista de apertura y cierre: el día empieza y termina con una lista.
• T18 · Plan de mejora: un hallazgo de esta hoja convertido en una acción con fecha.

Fuentes y para saber más

Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

SAT: obligaciones y comprobantes fiscales
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.

Para dominar este tema

Ya sabes qué es una orden de trabajo y para qué sirve: un número, un alcance, un precio con anticipo y saldo, una fecha y una evidencia. Lo que falta para que esto valga es el documento. Escribe hoy una orden de trabajo completa, con el caso ficticio de esta hoja o con un trabajo tuyo, y guárdala donde la vayas a encontrar mañana. Si en un mes la revisas y las horas estimadas se parecían a las reales, ya tienes un control que antes no tenías.