Previsión de caja: saber si el dinero alcanza para pagar lo que vence cada semana

Qué vas a poder hacer al terminar

Un mes con dinero no es un mes sin apuros. El apuro viene del día en que vence el gasto grande, y ese día casi nunca coincide con el día en que te pagan. Esta hoja proyecta, semana por semana, cuánto dinero entra, cuánto sale y en qué fecha, para que veas el mes antes de que pase. Todo el ejemplo usa el caso ficticio de Marisol y su «Taller Marisol», un taller de reparación de electrodomésticos domésticos y mantenimiento del hogar que trabaja sola desde un local rentado y atiende cuarenta servicios al mes. En el ejercicio el taller cierra el mes con $8,000 de efectivo, pero en la primera semana se queda en cero: esa es la semana que importa.

La pregunta que responde esta hoja ¿El día que vence la renta tengo dinero en la caja, o depende de que un cliente me pague a tiempo? Si la respuesta es «depende», todavía no tienes un plan: tienes una esperanza.

1. Qué resuelve esta hoja

La hoja proyecta en semanas y no en meses, porque los gastos no vencen por meses. En el caso ficticio del ejercicio, Marisol hizo diez servicios por semana, a $800 en promedio: $8,000 que entran cada semana. Cada semana también salen los costos variables de esos trabajos, $4,000. Y los costos fijos no se reparten parejo: la renta vence en la semana 1, la luz y el internet en la 2, la publicidad en la 3, las herramientas y la papelería en la 4. Al final de la semana 1 el saldo es $0. Ese cero es la información más barata y más útil de toda la hoja.

Entradas: el dinero que esperas que entre en la semana, con la fecha en que cada cliente paga.
Salidas: el dinero que sale en la semana, con su día de pago. Un gasto sin fecha no se puede prever.
Saldo de la semana: lo que había al empezar, más lo que entra, menos lo que sale.
Saldo acumulado: el saldo de esta semana más el de todas las anteriores. Es lo que tienes de verdad.
Línea de abajo: los retiros personales, aparte. No son gasto del negocio y no se descuentan del saldo del taller.

Tabla de cinco columnas con las cuatro semanas del ejercicio: en la semana 1 entran 8,000 pesos y salen 8,000, con saldo cero y acumulado cero; en la semana 2 salen 5,200 y el acumulado es 2,800; en la semana 3 el acumulado es 6,000; y en la semana 4 el acumulado cierra en 8,000. — La primera fila es la que importa: el taller entra al mes sin colchón y la renta vence en esa semana.

La regla de la línea de abajo En la parte de abajo de la hoja, debajo de una línea, van tus retiros personales. Cada semana del ejercicio salen $300 para ti: $1,200 en el mes. Esa línea no es una salida del negocio: es dinero del negocio que pasa a tu bolsillo. Si la mezclas arriba, tu saldo acumulado va a decir que el taller tiene menos de lo que tiene, y un día de esos decides hacer un gasto que no puedes pagar.

2. Instructions: cómo se llena

Escribe el saldo real con el que empieza el periodo. Si no llevas el registro, anota lo que hay en la caja y ponle la fecha al lado.
Divide el periodo en semanas y numéralas. Trabaja con las semanas reales, no con semanas de mentira.
Anota las entradas de cada semana con su fecha de cobro. Se anota cuándo te pagan, no cuándo hiciste el trabajo.
Anota las salidas de cada semana con su día de pago: renta, luz, internet, publicidad, herramientas, papelería y los costos variables.
Calcula el saldo de la semana: el saldo anterior más las entradas menos las salidas. Si queda negativo, ese número se escribe en rojo en el cuaderno y se corrige con una decisión, no con un olvido.
Arrastra el saldo a la semana siguiente. El acumulado no se reinicia en cero: es el saldo del taller en ese momento.
Dibuja la línea de abajo y anota ahí los retiros personales de cada semana. No los sumes al saldo del taller.
Busca la semana más floja y escribe qué harías en ella: mover un gasto, adelantar una cobranza o dejar de comprar algo. La previsión sirve para decidir antes, no para enterarte después.

Flujo de cinco pasos para armar la previsión de caja: partir del saldo real, dividir el periodo en semanas, anotar las entradas con su fecha de cobro, anotar las salidas con su día de pago y arrastrar el saldo acumulado a la semana siguiente. — Si una salida no tiene día de pago escrito, esa semana es una adivinanza y el acumulado miente.

3. Ejemplo resuelto: cuatro semanas del taller de Marisol

Ejemplo resuelto 1: el mes que se ve bien y la semana que se queda en cero

La previsión del ejercicio empieza con $0 en la caja del taller. Es un supuesto del ejercicio: el mes anterior se cerró con $800, pero ese dinero se usó para el mes anterior. Marisol anota el cero en la primera casilla y le pone la fecha al lado.
Cada semana hizo diez servicios, a $800 en promedio: $8,000 que entran. Pero el día de cobro no es el día del trabajo: una parte de sus clientes paga en efectivo el mismo día y otra parte paga por transferencia dos o tres días después. Para el ejercicio, el supuesto es que todo entra dentro de la misma semana.
Los costos variables son $4,000 por semana, y los fijos caen donde caen: $4,000 de renta en la semana 1, $1,200 de luz, agua e internet en la 2, $800 de publicidad y tarjetas en la 3, y $2,000 de herramientas y papelería en la 4.
Entradas de $8,000, salidas de $8,000 y saldo de $0. El acumulado también queda en $0. La renta se pagó completa y no quedó ni un peso de colchón: si un cliente se retrasaba dos días, esa semana se iba en negativo.
Semana 2: entradas de $8,000, salidas de $5,200, saldo de $2,800 y acumulado de $2,800. Semana 3: entradas de $8,000, salidas de $4,800, saldo de $3,200 y acumulado de $6,000. Semana 4: entradas de $8,000, salidas de $6,000, saldo de $2,000 y acumulado de $8,000.
Debajo de la línea anotó $300 de retiros personales en cada semana: $1,200 en el mes. El saldo del taller sigue siendo $8,000 y en su bolsillo hay $1,200. Si hubiera puesto los retiros arriba, el acumulado del taller habría cerrado en $6,800 y el negocio se habría visto más flaco de lo que está.
La semana 1 es la que avisa. Escribió debajo: si la renta se adelanta un mes, la semana 1 se queda en $4,000. Y decidió preguntar a sus dos clientes de transferencia si pueden pagar el mismo día del trabajo. Es una decisión con número, no una preocupación.

Ejemplo resuelto 2: la semana que se rompe

La previsión del ejemplo supone que todo lo entregado se cobra dentro de la misma semana. Marisol revisa su registro y descubre que no es cierto: de los $8,000 de la semana 1, $2,000 se cobran tres días después.
Entradas reales de $6,000, salidas de $8,000 y saldo de -$2,000. El acumulado del mes empieza en negativo, y esos $2,000 pendientes no son dinero: es trabajo entregado. El mes con resultado puede verse bien y el mes con efectivo no.
Semana 2: $8,000 de entradas menos $5,200 de salidas son $2,800, y el acumulado pasa de -$2,000 a $800. Semana 3: saldo de $3,200 y acumulado en $4,000. Semana 4: saldo de $2,000 y acumulado en $6,000.
El mes terminó con $6,000 en vez de $8,000. La diferencia son los $2,000 que se fueron a la calle por un retraso de tres días. La previsión no era mala: la previsión suponía algo que no era cierto, y por eso el supuesto tenía que estar escrito a la vista.
Escribió dos reglas para el mes siguiente: preguntar la fecha de pago antes de aceptar el trabajo y pagar la renta en la semana en que el acumulado ya tenga fondo. Con eso, la semana 1 del mes nuevo empieza con $4,000 de colchón en vez de con $0.
El resultado del mes del ejercicio era de $8,000 antes de las horas, y el efectivo llegó a $6,000. Son dos cuentas distintas, y por eso la hoja separa las semanas: el resultado dice cómo va el mes, el efectivo dice qué puedes pagar mañana.

Cascada de ocho peldaños con las cifras del caso ficticio: entradas de la semana 1 de 8,000 pesos, menos salidas de la semana 1 de 8,000, igual a saldo de la semana 1 de cero, más entradas de la semana 2 de 8,000, menos salidas de la semana 2 de 5,200, igual a acumulado de la semana 2 de 2,800, meno — El mes cierra bien y la primera semana no tiene nada: la previsión sirve para ver esa diferencia a tiempo.

4. Campos y unidades de la hoja

Esta es la tabla que se copia. El saldo acumulado y los retiros personales van en lugares distintos: si comparten renglón, la cuenta del taller y la tuya se mezclan.

Los campos de la previsión de caja. Caso ficticio del ejercicio.
Campo	Cómo se llena	Ejemplo del caso
Semana	El periodo que proyectas, numerado	Semana 1
Entradas	Cuánto dinero esperas que entre y de qué trabajo	$8,000
Salidas	Cuánto dinero esperas que salga y de qué gasto	$8,000
Día de pago	El día en que esa salida se paga de verdad	Día 3
Saldo de la semana	Lo que había, más lo que entra, menos lo que sale	$0
Saldo acumulado	El saldo de la semana más los de las anteriores	$0
Retiro personal	Lo que sacas para ti, en la línea de abajo	$300
Saldo del mes	El saldo acumulado del taller al terminar el mes	$8,000

5. Supuestos del ejemplo

Las cifras son del caso ficticio de «Taller Marisol»: diez servicios por semana, $8,000 de entradas y $4,000 de costos variables en cada una. No son promedios de ningún sector ni datos de mercado.
La previsión empieza con $0 en la caja. Es un supuesto del ejercicio, no una regla: la hoja se llena con el saldo real que tengas el día que la haces.
Todos los cobros entran en la misma semana en que se entrega el trabajo. El ejemplo resuelto 2 muestra qué pasa cuando eso no ocurre.
Los retiros personales son $300 por semana, $1,200 en el mes. En tu caso pon lo que retires y decide si ese dinero puede salir del taller.
La previsión mira un mes. Para un trimestre se repite la hoja mes por mes: el acumulado de un mes es el saldo de arranque del siguiente.

6. Límites: para qué no sirve esta hoja

No es una predicción. Es un plan con supuestos: si el supuesto se rompe, el plan se rompe, y por eso los supuestos van escritos.
No adivina la fecha en que te van a pagar. Si no la sabes, pon la fecha más probable y prepara el mes para ese caso.
No sustituye el registro de lo que ya pasó. La previsión mira hacia adelante; el Registro de ingresos y gastos mira hacia atrás. Se necesitan los dos.
No es un documento fiscal ni contable, y no sustituye la asesoría de un contador.
No adivina los días de puente. En el ejemplo los cobros entran en la semana en que se entrega el trabajo; si tu cliente paga después, esa fecha es la que va en la hoja.

7. Curso relacionado

«Administración del dinero en el negocio»: el curso explica cómo pasar de la previsión a la decisión, y del mes al trimestre.
«Costos, precios y dinero del negocio»: las salidas de la previsión salen de la Hoja de costos, y los precios que supones salen de la calculadora de precio y margen.
«Ventas y seguimiento en negocios pequeños»: el supuesto que más se rompe es la fecha de cobro, y eso se arregla con seguimiento.

8. Herramientas relacionadas de la biblioteca

T07 · Registro de ingresos y gastos: de ahí salen las cifras reales con las que armas esta previsión.
T06 · Análisis de punto de equilibrio: el saldo acumulado se compara con el equilibrio para ver si el volumen alcanza.
T05 · Calculadora de precio y margen: el precio previsto y su margen salen de esa hoja.
T09 · Presupuesto editable: el precio que entra en la previsión es el que va escrito en el presupuesto que mandas al cliente.
T01 · Diagnóstico del negocio: el patrón de las semanas flojas es una de las fuentes del diagnóstico.

En el caso ficticio del ejercicio, la previsión de las cuatro semanas empieza con $0 en la caja. ¿En qué semana se queda el saldo del taller en $0?

En el caso ficticio del ejercicio, la semana 2 tiene entradas de $8,000 y salidas de $5,200, y el acumulado de la semana 1 es $0. ¿Cuál es el saldo acumulado al final de la semana 2?

pesos

En el caso ficticio del ejercicio, si $2,000 de la semana 1 se cobran tres días después, el saldo de esa semana queda en -$2,000.

Une cada línea de la previsión con lo que significa.

Ordena los pasos para llenar la previsión de caja.

Preparar

Anotar

Cerrar

En el caso ficticio del ejercicio, el acumulado al final de la semana 1 es $0 y en la semana 2 entran $8,000 y salen $5,200: el saldo acumulado al final de la semana 2 es de pesos y los retiros personales de esas dos semanas suman pesos.

Ordena las cuentas de la semana 2 del ejercicio, de arriba hacia abajo.

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Un asistente escribió estas cinco notas sobre la previsión del ejercicio. Marca las que no se sostienen.

La previsión de la semana 1 deja el saldo del taller en $0, porque entran $8,000 y salen $8,000.
El saldo acumulado de la semana 2 es de $2,800, y es el mismo número que el saldo de esa semana porque la semana 1 terminó en $0.
Los $300 de retiros personales de cada semana deben descontarse del saldo acumulado del taller para que el número sea real.
Si $2,000 de la semana 1 se cobran tres días después, el mes termina igual en $8,000 porque el total del mes no cambia.
La previsión sirve para decidir antes de que pase el mes, no para explicar un mes que ya pasó.

Identifica la linea con error.

Producto de la hoja. Arma la previsión de las dos semanas que vienen: el saldo con el que empiezas, las entradas y las salidas de cada semana, con su fecha de pago, y el saldo acumulado. Debajo de la línea, tus retiros. Al final escribe qué harías en la semana más floja. Si no sabes una fecha exacta, pon la más probable y márcala como estimada.

Pista

Escribe primero las salidas que vencen antes de la primera entrada. La semana floja casi siempre la define un gasto grande que vence antes de que entre el dinero.

Memoria: las líneas de la previsión

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Por qué la previsión se cuenta por semanas?

Porque los gastos vencen en fechas concretas: la renta vence un día, no un mes. El mes es la suma, la semana es el día que te toca.

¿Qué es el saldo acumulado?

El saldo del taller hasta ese momento: el saldo de la semana más el de todas las anteriores. Es el número que dice qué tienes.

¿Por qué los retiros personales van aparte?

Porque son tuyos, no un gasto del taller. Si los sumas arriba, tu saldo acumulado va a decir que el negocio tiene menos de lo que tiene.

¿Qué pasa si un cobro se retrasa?

La semana queda en negativo aunque el mes se vea bien. En el caso ficticio del ejercicio, $2,000 retrasados bajaron el cierre del mes de $8,000 a $6,000.

¿Qué NO hace esta hoja?

No predice el futuro ni adivina cuándo te van a pagar. Es un plan con supuestos escritos, y por eso hay que revisarlos.

Segunda pregunta del producto: toma el mes que ya pasó y haz su previsión hacia atrás, con las fechas en que realmente se cobraron. Compara el saldo acumulado que anotaste con el dinero que de verdad había en la caja al final de cada semana. Escribe en una línea de dónde salió la diferencia.

Pista

Si la diferencia está en las entradas, el problema es la fecha de cobro. Si está en las salidas, el problema es un gasto que no estaba anotado en la hoja.

Fuentes y para saber más

Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.

SAT: altas, obligaciones y comprobantes fiscales
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

Para dominar este tema

Ahora sabes proyectar el mes antes de que pase, semana por semana, y sabes por qué la semana 1 del taller de Marisol se queda en $0 con la renta encima. Lo que falta para que esto sirva son dos cosas: escribir los supuestos a la vista y revisar la hoja cada semana. La previsión no es un documento: es una conversación contigo mismo sobre el dinero del taller, y esa conversación se vuelve vieja si no se repite. Arma la de las dos semanas que vienen, aunque sea con números estimados, y escríbela a mano. Una hoja que se llena el lunes en lugar del lunes de la quincena es la diferencia entre enterarte y decidir.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.