Registro de ingresos y gastos: lo que entró, lo que salió y lo que quedó

Qué vas a poder hacer al terminar

Un mes de taller produce tres números que se parecen y no son lo mismo: lo que facturaste, lo que te pagaron y lo que de verdad quedó en la caja. Hay un cuarto movimiento que casi nunca se anota: el dinero que sacas para ti. Esa diferencia entre el dinero del negocio y el dinero personal es la que decide si el taller tiene con qué pagar la renta del mes que viene. En el caso ficticio del ejercicio, Marisol facturó $32,000, cobró $26,000, pagó $24,000 de gastos y retiró $1,200 para ella: en la caja quedan $800. Esta hoja te da el orden para anotarlo todo, un movimiento por renglón, con su fecha y su comprobante.

La pregunta que responde esta hoja ¿Cuánto dinero entró de verdad, cuánto salió y cuánto quedó? Si tu respuesta es «más o menos», todavía estás trabajando con el resultado del mes, que es otra cuenta distinta del dinero que tienes en la mano.

1. Qué resuelve esta hoja

La hoja separa cuatro cosas que la memoria junta. La primera es lo facturado: el trabajo que le emitiste a tus clientes, lo cobres o no. La segunda es lo cobrado: el dinero que entró de verdad a la caja del taller. La tercera es lo pagado: lo que salió de esa caja para el taller. Y la cuarta son los retiros personales: el dinero que salió para ti, que no es un gasto del negocio aunque salga de la misma caja. En el caso ficticio del ejercicio, esas cuatro cuentas dan un resultado que casi nadie mide: de $32,000 facturados quedan $2,000 de efectivo antes de los retiros, y $800 después.

Facturado: lo que le facturaste a tus clientes. Es trabajo entregado, no dinero recibido.
Cobrado: lo que de verdad entró a la caja del taller. Con este número se pagan los gastos.
Pagado: lo que salió de la caja del negocio, con su comprobante. Los retiros personales van aparte.
Pendiente: lo que facturaste y todavía no te pagaron. Es dinero ganado que aún no está en tu bolsillo.
Efectivo del mes: lo cobrado menos lo pagado. Es el número que decide si el mes que viene arranca.

Tabla de tres columnas con los ocho campos del registro: fecha, concepto, apartado, importe, forma de pago, comprobante, estado y saldo al cierre. Cada campo dice qué se escribe y da un ejemplo del caso ficticio. — El campo que más se salta la gente es el apartado: sin él, el retiro personal acaba anotado como gasto del taller.

La regla del dinero del negocio El dinero del taller y el de tu bolsillo son dos dineros distintos, aunque hoy vivan en el mismo lugar. Un retiro personal no es un gasto del negocio: si lo anotas como gasto, tu resultado dice una cosa y tu cuenta dice otra. Por eso la hoja tiene dos apartados y las sumas se hacen por separado.

2. Instrucciones: cómo se llena

Prepara dos apartados en la hoja: gastos del negocio y retiros personales. Debajo de cada uno, la misma tabla. La separación es el punto de la hoja.
Anota cada movimiento el mismo día que pasa. Si lo pospones, la cuenta se llena de suposiciones.
Escribe la fecha, el concepto y el importe. El importe con signo: entra con más, sale con menos. Un renglón por movimiento, nunca una suma al final del mes.
Escribe de qué lado salió el dinero: la caja del negocio o tu bolsillo. Un retiro personal va en su propio apartado, con su motivo al lado.
Marca el estado: cobrado, pagado o pendiente. Un pendiente es un ingreso que todavía no es dinero.
Guarda el comprobante y anota dónde está: nota, recibo o estado de cuenta. Es lo que vas a necesitar cuando haya una duda.
Al cierre de la semana suma lo que entró, lo que salió y lo que quedó. Si el número te sorprende, el error está en el orden de los renglones, no en la suma.
Al cierre del mes compara el resultado con tu punto de equilibrio y con la previsión de caja. Si el mes cierra en negativo, el problema no fue la suma: fue el ritmo de los cobros.

Flujo de cinco pasos para anotar un movimiento de dinero: anotarlo el mismo día, escribir el importe con su signo, decidir de quién es el dinero, marcar el estado y cerrar la semana comparando con lo esperado. — Un renglón por movimiento. Si esperas al cierre del mes, la memoria mete los números en el orden equivocado.

3. Ejemplo resuelto: el mes completo de Marisol

Ejemplo resuelto 1: un mes que en el papel se ve bien y en la caja no

En el mes del ejercicio, Marisol hizo 30 reparaciones y 10 visitas de mantenimiento. Emitió $32,000 en total: $27,000 por las reparaciones y $5,000 por las visitas. Esos $32,000 son lo facturado del mes, y hasta aquí no ha entrado dinero por ellos.
De los $32,000 le pagaron $26,000. Quedan $6,000 pendientes de cobro: tres reparaciones que entregó y que nadie le ha pagado. Los $6,000 quedan anotados como pendientes, nunca como cobrados.
Pagó $24,000 de gastos del taller: refacciones y materiales, traslados, consumibles, renta, luz, agua, internet, publicidad, herramientas y papelería. Todos van en el apartado de gastos del negocio, cada uno con su comprobante.
Cobrado menos pagado: $26,000 menos $24,000 son $2,000. Ese es el efectivo que dejó el mes, y es el número con el que se paga la renta del mes que viene.
Retiró $1,200 para ella durante el mes. Como es un retiro personal, lo anotó en su propio apartado y no como gasto. $2,000 menos $1,200 son $800 que quedan en el taller.
Los $6,000 pendientes entran en los días siguientes. Cuando entren, el efectivo del mes sube de $800 a $6,800. Nada de eso estaba disponible el día 30, y por eso el mes se mide con dos números: el que entró y el que había.

Ejemplo resuelto 2: por qué resultado y efectivo no son lo mismo

Con los $32,000 del mes, el resultado antes de sus horas del caso ficticio del ejercicio es de $8,000: lo que deja el mes después de pagar los costos variables y los costos fijos.
El efectivo del mes es de $2,000. Entre los dos números hay $6,000 de diferencia, y esa diferencia es exactamente lo que está pendiente de cobro.
El resultado dice cómo va el mes; el efectivo dice qué puedes pagar mañana. Un mes puede tener resultado y no tener efectivo: es exactamente el caso del ejercicio, con $8,000 de resultado antes de las horas y $2,000 en la caja.
Y al revés también pasa: puedes tener dinero en la caja y estar perdiendo. Si cobras de lo facturado de meses anteriores, el mes aparece con dinero y el resultado del mes puede estar en rojo.
Dejó escrita la regla que va a usar de aquí en adelante: en la hoja se anotan tres columnas de dinero, facturado, cobrado y pagado, y un apartado aparte para los retiros personales. El mes se lee con las tres, nunca con una.

Cascada de ocho peldaños con las cifras del caso ficticio: facturado del mes de 32,000 pesos, menos pendiente de cobro de 6,000, igual a cobrado de 26,000, menos gastos pagados del negocio de 24,000, igual a efectivo del mes de 2,000, menos retiros personales de 1,200, igual a lo que queda en el tal — Los dos primeros peldaños son los que se confunden: lo facturado y lo cobrado no son el mismo número.

4. Campos y unidades de la hoja

Esta es la tabla que se copia. El importe siempre con signo y el apartado siempre escrito: los dos son los que separan el resultado del mes del dinero que de verdad tienes.

Los campos del registro de ingresos y gastos. Caso ficticio del ejercicio.
Campo	Cómo se llena	Ejemplo del caso
Fecha	El día en que el dinero entra o sale	12 de marzo
Concepto	El movimiento en pocas palabras	Reparación de refri
Apartado	Gasto del negocio o retiro personal	Gasto del negocio
Importe	Con signo: entra con más, sale con menos	-$450
Forma de pago	Efectivo, transferencia o tarjeta	Transferencia
Comprobante	El papel que guardas y dónde está	Nota del taller
Estado	Cobrado, pagado o pendiente	Pagado
Saldo al cierre	Lo que queda en la caja al terminar el periodo	$800

5. Supuestos del ejemplo

Las cifras son del caso ficticio de «Taller Marisol»: $32,000 facturados, $26,000 cobrados, $24,000 pagados y $1,200 de retiros personales. No son promedios de ningún sector ni datos de mercado.
El mes del ejemplo no tiene impuestos ni deducciones: es un registro de dinero que entra y sale, no una declaración.
Los $6,000 pendientes entran después, en un plazo que el ejercicio no calcula. La hoja no adivina la fecha en que te van a pagar.
Los retiros personales del ejercicio son de $1,200 al mes. En tu caso pon la cifra que retires y decide con calma si de verdad puede salir del negocio.
El ejemplo usa una sola caja. Si tu negocio maneja dos fondos o una caja y una cuenta, la hoja se llena una vez por cada uno.

6. Límites: para qué no sirve esta hoja

No es una declaración fiscal ni contable. Registrar el dinero no sustituye la asesoría de un contador ni el cumplimiento de tus obligaciones.
No te dice si el mes fue bueno. Para eso está el punto de equilibrio; aquí sólo queda escrito qué entró y qué salió.
No adivina el futuro. El pendiente es un pendiente: si no se cobra, se anota como pendiente y no como ingreso.
No mueve dinero. La hoja sirve para entender tus movimientos; el dinero se mueve en tu cuenta o en tu caja.
No pide datos reales: haz el ejercicio con un caso inventado y no con los datos de tu negocio, de tus clientes ni de tus proveedores.

7. Curso relacionado

«Costos, precios y dinero del negocio»: los gastos que aquí se registran salen de la Hoja de costos, y los precios que aquí se anotan salen de la hoja de precio y margen.
«Administración del dinero en el negocio»: el curso explica cómo se arma un mes completo, con este registro y con la Previsión de caja.
«Ventas y seguimiento en negocios pequeños»: el pendiente de $6,000 del ejercicio se recupera con seguimiento, no con paciencia.

8. Herramientas relacionadas de la biblioteca

T04 · Hoja de costos: de ahí sale cada gasto que en esta hoja se anota.
T06 · Análisis de punto de equilibrio: el resultado del mes se compara con el equilibrio para ver si alcanza.
T08 · Previsión de caja: si el mes cierra con $800, la previsión de caja es la que avisa de lo que viene.
T09 · Presupuesto editable: el precio que aquí se registra es el que va escrito en el presupuesto que mandas al cliente.
T01 · Diagnóstico del negocio: el registro de un mes es una de las fuentes del diagnóstico.

En el caso ficticio del ejercicio, Marisol facturó $32,000, cobró $26,000 y pagó $24,000 de gastos del negocio. ¿Qué cantidad de efectivo dejó el mes?

En el caso ficticio del ejercicio, se cobraron $26,000 y se pagaron $24,000 de gastos del negocio. ¿Cuánto efectivo queda en la caja?

pesos

En el caso ficticio del ejercicio, los $6,000 pendientes de cobro cuentan como ingreso del mes porque el trabajo ya se entregó.

Une cada movimiento del mes con lo que hace.

Ordena los pasos para registrar un movimiento de dinero.

Anotar

Separar

Cerrar

En el caso ficticio del ejercicio, se facturaron $32,000, se cobraron $26,000 y se pagaron $24,000: el efectivo del mes es de pesos y queda pendiente de cobro la cantidad de pesos.

Ordena las cuentas del mes de Marisol, de arriba hacia abajo.

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Un asistente escribió estas cinco notas del cuaderno del taller. Marca las que no se sostienen.

Lo facturado del mes del caso ficticio fue de $32,000, así que el mes dejó $32,000 de utilidad.
El efectivo del mes del ejercicio fue de $2,000, que es lo cobrado menos lo pagado.
Los $6,000 pendientes de cobro del ejercicio se pueden usar para pagar la renta porque ya están facturados.
El retiro de $1,200 se anotó como gasto del negocio porque salió de la misma caja.
Lo que quedó en el taller del ejercicio después del retiro fue de $800.

Identifica la linea con error.

Producto de la hoja. Llena el registro de una semana con diez movimientos reales de tu taller: cuatro ingresos, cuatro gastos del negocio y dos retiros tuyos. Al final escribe el efectivo que quedó. Si no sabes el dato exacto de algún movimiento, pon una cantidad estimada y márcala como tal.

Pista

Separa los retiros en su propio apartado desde el primer renglón. Si los mezclas, el resultado del mes ya no sirve para comparar con el equilibrio.

Memoria: las cuentas del mes

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Cuál es la diferencia entre facturado y cobrado?

Lo facturado es lo que le emitiste a tus clientes. Lo cobrado es el dinero que de verdad entró a la caja. La diferencia es el pendiente.

¿Por qué el retiro personal va en un apartado aparte?

Porque es dinero para ti, no un gasto del taller. Si lo anotas como gasto, el resultado del mes dice una cosa y tu cuenta dice otra.

¿Qué es el efectivo del mes?

Lo cobrado menos lo pagado. Es el número que dice qué puedes pagar mañana.

¿Qué pasa si el mes tiene resultado y no tiene efectivo?

Que hay trabajo entregado que todavía no se paga. En el caso ficticio del ejercicio, el pendiente del mes es de $6,000.

¿Qué NO hace esta hoja?

No declara, no mueve dinero y no adivina cuándo te van a pagar.

Segunda pregunta del producto: busca en tus últimos tres meses un mes que se sintiera bueno y anota sus tres números: facturado, cobrado y pagado. Si el efectivo quedó muy por debajo de lo que esperabas, busca el pendiente de cobro de ese mes. Escribe en una línea cuánto de ese pendiente nunca entró.

Pista

Compara el pendiente de cobro con la cantidad de trabajos que hiciste ese mes. Si las cifras son parecidas, el problema no fue el trabajo: fue la fecha en que te pagaron.

Fuentes y para saber más

Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.

SAT: altas, obligaciones y comprobantes fiscales
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

Para dominar este tema

Ahora sabes que facturar, cobrar y tener dinero son tres cosas distintas, y que el dinero del taller y el tuyo son dos. Lo que falta para que esto sirva es la constancia: un registro que se llena el mismo día que pasa el movimiento, no el día que te acuerdas. Un mes de movimientos anotados vale más que un balance que nadie revisa, porque en las filas está la explicación de cada peso. Llena la hoja de la semana que viene, aunque sea con diez renglones, y compara el resultado con tu equilibrio. El número que no se escribe, no existe para el mes.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.