Hoja de costos: saber qué cuesta cada servicio y qué pesa en el mes

Qué vas a poder hacer al terminar

El precio de un trabajo se decide casi siempre a ojo, y a ojo casi siempre se olvida una parte: el transporte, la pieza que salió mal, la hora que se fue en volver a hacer lo mismo. La hoja de costos es el lugar donde nada se olvida, porque cada gasto tiene un nombre, un monto y una unidad. Armarla toma una tarde y sirve para tres cosas: saber cuánto deja cada venta, saber qué pesa en el mes y saber qué se puede tocar sin riesgo. El ejemplo usa el caso ficticio de Marisol y su «Taller Marisol», un taller de reparación de electrodomésticos domésticos y mantenimiento del hogar que trabaja sola desde un local rentado y atiende cuarenta servicios al mes.

La pregunta que responde esta hoja ¿Cuánto me cuesta de verdad cada servicio, y qué gastos del mes no tienen nada que ver con la cantidad de trabajo que hago?

1. Qué resuelve esta hoja

La hoja tiene dos columnas que no son dos de ingreso: la de los costos variables y la de los costos fijos. En la primera están los gastos que acompañan a cada servicio: refacciones, transporte, consumibles. En la segunda, los que se pagan igual haya o no trabajo: renta, luz, internet, publicidad, mantenimiento de herramientas. Separar las dos columnas es lo que permite dos cosas muy distintas: poner un precio mínimo a un servicio y saber cuántos servicios necesita el mes para no perder dinero.

Cada gasto con su nombre exacto: «refacciones y materiales», no «materiales». Los nombres vagos no se pueden comparar ni se pueden negociar.
Cada gasto con su monto y su unidad: pesos por servicio, pesos por mes, pesos por viaje.
Cada gasto en la columna correcta, con la respuesta a la pregunta de la tabla de casilleros.
Cada gasto con su responsable: quién lo aprueba y cuándo se paga. Un gasto que nadie revisa se repite para siempre.
Una revisión al cierre del mes: que la suma de las dos columnas dé lo que gastaste. Si no da, hay un gasto sin nombre.

Tabla de tres columnas con las preguntas para decidir si un gasto es variable o fijo: si baja cuando no se vende nada, si se paga igual todos los meses, si cambia con el volumen pero con otro ritmo, si sólo se paga cuando hay trabajo, y si el cliente paga el material tal cual. Cada fila trae un ejem — Un solo costo que cambia de columna cambia el precio de todo el mes. La pregunta que decide es la primera.

2. Instrucciones: cómo se llena

Junta todos los recibos, notas y comprobantes de gastos del mes, aunque estén en el bolsillo de la camisa o en el cajón del auto. Empieza por el mes más reciente que tengas completo.
Escribe cada gasto en una fila: nombre exacto, monto y unidad. Si el mismo gasto aparece en varios recibos, agrúpalo en una fila y suma.
Anota el mes al que corresponde cada gasto. Un recibo del mes anterior entra en el mes en que se pagaste, no en el que dice la fecha impresa.
Separa cada gasto en variable o fijo usando la pregunta de la tabla: si baja el gasto cuando no vendes nada, es variable; si se paga igual, es fijo. Un gasto que tiene de las dos se divide en dos filas.
Calcula el costo variable por servicio: suma la columna variable del mes y divídela entre el número de servicios que hiciste. El resultado va en pesos por servicio.
Calcula el costo fijo del mes: suma la columna fija. Ese número no se divide: es el piso del mes, lo que hay que cubrir sí o sí.
Revisa que las dos columnas sumen lo que gastaste en el mes. Si sobra o falta, busca el gasto sin nombre: casi siempre es una compra pequeña repetida.
Cierra la hoja con el mes, la fecha y tu firma. Al mes siguiente, abre una hoja nueva y compara sólo tres números: costo variable por servicio, costo fijo del mes y total del mes.

Flujo de seis pasos para pasar de las notas sueltas a la hoja de costos: recoger los recibos, poner nombre y monto a cada gasto, separarlos en variable y fijo, calcular el costo variable por servicio y el costo fijo del mes, revisar que las dos sumas den lo gastado, y cerrar con la fecha y la firma. — El paso cinco es el que sirve: si la suma no da lo que gastaste, hay un gasto sin nombre en el cajón.

3. Ejemplo resuelto: la hoja de costos del mes de Marisol

Ejemplo resuelto 1: las dos columnas, línea por línea

Marisol abrió sus notas de refacciones y encontró cuatro costos que acompañan a cada servicio: refacciones y materiales, $250 por servicio; transporte, $90 por servicio; consumibles, $60 por servicio. Confirmó que los tres bajan cuando no hay servicios: en el mes sin clientes del taller no compró refacciones ni gastó gasolina. Sumó: $250 más $90 más $60 son $400 de costo variable por servicio.
De los recibos del mes salió lo que se paga igual: renta del local, $4,000; luz, agua e internet, $1,200; publicidad y tarjetas, $800; herramientas y mantenimiento, $600; papelería y otros, $1,400. La suma da $8,000 de costos fijos al mes.
Sumó las dos columnas: $16,000 de variables más $8,000 de fijos son $24,000, que es lo que dice el total de salidas del mes. Cuadró en la primera revisión, lo cual en este caso es raro y le hizo buscar más: encontró $400 de refacciones que había comprado para un trabajo grande y que había anotado en el mes equivocado.
Costo variable por servicio: $400. Costo fijo del mes: $8,000. Costo total del mes: $24,000. Con 40 servicios, el ingreso del mes es de $32,000 y el resultado antes de pagar sus horas es de $8,000.
Antes de cerrar, Marisol hizo la pregunta que la hoja permite: ¿qué pesa más? Los costos fijos son $8,000 al mes, pero los variables son $16,000: el doble. Eso significa que el número que más mueve el resultado del mes no es la renta, sino el costo de los materiales que consume cada servicio.

Ejemplo resuelto 2: cuando un costo no sabe en qué columna está

El gasto de publicidad del mes eran $800: las tarjetas del local ($200, se pagan una vez al mes) y los volantes que imprime para cada presupuesto ($600 en el mes, o sea $60 por cada uno de los 10 presupuestos).
Se hizo la pregunta de la tabla: ¿baja si no vendo nada? Las tarjetas no bajan: son fijas, $200 al mes. Las volantes sí bajan: son variables, y como el taller entregó 10 presupuestos en el mes, fueron $60 por presupuesto.
Dividió la fila en dos: publicidad fija, $200 al mes; impresión de presupuestos, $60 por presupuesto. El total del mes no cambia: $24,000. Lo que cambia es el piso: el costo fijo del mes baja de $8,000 a $7,400 y aparece una línea que depende de cuántos presupuestos entregas, no de cuántos servicios haces. El costo variable por servicio se queda en $400, porque esa línea se mide por presupuesto y no se reparte entre los servicios.
El cambio parece chico, pero separa dos cosas que antes estaban mezcladas: lo que el taller paga por existir y lo que paga por vender. Con la hoja dividida, Marisol puede preguntar si un presupuesto impreso vale lo que cuesta: 60 pesos por presupuesto es un gasto que se calcula por unidad, no un gasto del mes.
La hoja con dos columnas, cada gasto con nombre, monto, unidad y responsable, y la revisión que cuadró contra el total gastado. Eso es todo: una hoja que al cierre del mes dice exactamente dónde se fue el dinero, sin ninguna adivinanza.

Cascada de cinco peldaños con las cifras del caso ficticio: costos variables del mes 16,000 pesos por 40 servicios a 400, más costos fijos del mes 8,000, igual a costo total del mes 24,000, menos ingreso del mes 32,000, e igual a resultado antes de tus horas 8,000 pesos. — El costo total del mes es 24,000 pesos y el ingreso son 32,000: la diferencia es lo que el negocio deja antes de pagar tus horas.

4. Campos y unidades de la hoja

La hoja tiene una fila por gasto. El nombre del gasto es el campo más importante de todos: un gasto sin nombre no se puede comparar, no se puede negociar y no se puede eliminar.

Los campos de la hoja de costos. Caso ficticio del ejercicio.
Campo	Tipo de dato	Unidad	¿Obligatorio?
Mes de la hoja	Fecha	Mes y año	Sí
Nombre del gasto	Texto	Sin unidad	Sí
Clasificación	Variable o fijo	Sin unidad	Sí
Monto	Dinero	Pesos	Sí
Unidad del gasto	Texto	Pesos por servicio, por mes o por viaje	Sí
Cantidad del mes	Número	Servicios, presupuestos o viajes	Sí
Costo variable por servicio	Dinero, calculado	Pesos por servicio	Sí
Costo fijo del mes	Dinero, calculado	Pesos por mes	Sí
Costo total del mes	Dinero, calculado	Pesos por mes	Sí
Responsable y fecha de pago	Texto y fecha	Quién lo aprueba y cuándo se paga	No
Revisión contra el total gastado	Diferencia	Pesos	Sí

5. Supuestos del ejemplo

Las cifras del mes son del caso ficticio de «Taller Marisol»: 40 servicios, $400 de costo variable por servicio y $8,000 de costos fijos. No son costos de mercado ni promedios del sector.
Los costos fijos del mes se mantienen iguales durante el mes y de un mes a otro. Si la renta sube o se compra equipo, la hoja tiene que rehacerse.
El reparto $250, $90 y $60 del costo variable es el promedio ponderado del mes del ejercicio, no el costo de un servicio en particular.
Los diez presupuestos del mes son los del caso del ejercicio y salen de la línea de mantenimiento del hogar.
En el ejemplo se supone que no hay desviaciones de consumo: el mismo trabajo consume lo mismo. Si un servicio consume el doble de material, eso es información y va anotado.

6. Límites: para qué no sirve esta hoja

No calcula el precio. La hoja dice lo que cuesta; el precio lo decide el margen que quieras y la ficha de la calculadora.
No mide el tiempo. Los costos de horas se valoran aparte, con tu supuesto de la hora; esta hoja sólo guarda el dinero que sale de la cuenta.
No sirve para el mes que todavía no ocurrió. Se arma con lo que ya gastaste; prever el mes siguiente es otra hoja.
No autoriza gastos. Autorizar y pagar es cosa del dueño: la hoja sirve para que la autorización se discuta con números, no para quitársela a alguien.
No se llena con estimaciones sin marca. Si un monto es estimado, márcalo; una hoja con estimaciones mezcladas con datos reales no sirve para decidir.

7. Curso relacionado

«Costos, precios y dinero del negocio»: la hoja de costos es la base de todo lo que se explica en ese curso.
«Operación y calidad en negocios pequeños»: el nombre exacto de cada gasto es lo que permite ver dónde se pierde la calidad.
«Personas y organización en negocios pequeños»: la columna de responsable del gasto es donde se decide quién contesta.

8. Herramientas relacionadas de la biblioteca

T05 · Calculadora de precio y margen: usa el costo variable por servicio para calcular el precio y el margen.
T06 · Análisis de punto de equilibrio: usa el costo fijo del mes para saber cuántos servicios necesita el mes.
T07 · Registro de ingresos y gastos: el detalle diario que alimenta las dos columnas de la hoja.
T01 · Diagnóstico del negocio: la radiografía del mes usa los dos números que salen de esta hoja.
T18 · Plan de mejora: el paso donde se decide qué gasto se toca primero.

En el caso ficticio del ejercicio, el costo variable por servicio es de $400 y el costo fijo del mes es de $8,000. ¿Qué afirmación es correcta?

En el caso ficticio del ejercicio, los costos variables del mes son $16,000 y el taller hizo 40 servicios. ¿Cuál es el costo variable de un servicio?

pesos por servicio

Un gasto que a veces es fijo y a veces variable, como la publicidad en el local, se puede dejar en una sola fila y ya está.

Une cada campo de la hoja con lo que se escribe en él.

Ordena los pasos para armar la hoja de costos de un mes.

Recolección

Clasificación

Cálculo

Cierre

En la hoja de costos del caso ficticio del ejercicio, los costos variables del mes son $16,000 y el taller hizo 40 servicios, así que el costo variable de un servicio es de pesos.

Marisol cierra el mes y va a llenar la hoja. Ordena lo que hace, de arriba hacia abajo.

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Un asistente escribió estas cinco notas en el chat del taller. Marca las que no se sostienen.

Los costos fijos del mes no se dividen entre los servicios: son el piso que hay que cubrir.
Un gasto que tiene parte fija y parte variable se puede dejar en una sola fila.
Si la suma de las dos columnas no da lo gastado en el mes, hay un gasto sin nombre.
El costo variable por servicio se calcula dividiendo el costo variable del mes entre los servicios del mes.
La hoja de costos sirve para calcular el precio de venta.

Identifica la linea con error.

Producto de la hoja. Arma la hoja de costos de tu último mes completo: cada gasto con su nombre, su monto, su unidad y su casillero. Después responde tres preguntas: ¿cuánto te cuesta un servicio en promedio? ¿qué gasto fijo es el más grande? ¿hay algún gasto que no debería estar ahí? Con la hoja llena, calcula cuánto te queda por hora antes de pagar tu trabajo.

Pista

Si un monto no lo sabes, escribe estimado y ponle fecha de revisión. Es preferible una hoja con un hueco marcado a una hoja con un número inventado.

Memoria: variable, fijo y las dos columnas

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Qué pregunta decide si un gasto es variable o fijo?

Si baja cuando no vendes nada.

¿Por qué el costo fijo del mes no se divide?

Porque es el piso del mes: hay que cubrirlo sin importar cuántos servicios se hagan.

¿Qué haces si las columnas no cuadran con lo gastado?

Buscar el gasto sin nombre; casi siempre es una compra pequeña repetida.

¿Qué pasa con un gasto que es mitad variable y mitad fijo?

Se divide en dos filas.

¿Qué sale de la hoja de costos?

El costo variable por servicio y el costo fijo del mes, con nombre y unidad.

Segunda pregunta del producto: busca en tu mes el gasto que aparece en dos recibos pequeños y que nunca has anotado con nombre. Anótalo y mira qué pasa con tu costo variable por servicio. Si el número se mueve, ya sabes por dónde empezar a revisar.

Pista

Los gastos sin nombre son los más caros, porque nadie los revisa.

Fuentes y para saber más

Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.

SAT: altas, obligaciones y comprobantes fiscales
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

Para dominar este tema

Ahora sabes separar lo que cuesta cada servicio de lo que se paga por existir, poner nombre y unidad a cada gasto y revisar que la suma cuadre contra lo que gastaste. Lo que viene después de esta hoja son dos números: el costo variable por servicio y el costo fijo del mes. Con esos dos números, el precio deja de ser una opinión y el mes deja de ser una sorpresa. Arma la de tu negocio con un mes real, aunque te falten dos recibos: escribe estimado en esos dos y vuelve en un mes. Una hoja de costos a medias sirve; una hoja de costos con números inventados no sirve para nada.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.