Diagnóstico del negocio: la radiografía de un mes en una hoja

Qué vas a poder hacer al terminar

Casi ningún negocio pequeño cierra por falta de trabajo. Cierra porque nadie sabe con números qué pasa con el mes. El dueño sabe que el mes estuvo flojo, pero no sabe si fue porque entraron menos servicios, porque se gastó más en refacciones o porque él se tragó muchas horas sin cobrarlas. Esta hoja es una radiografía de un mes: se llena en una tarde, con cuatro bloques de preguntas, y al final dice en una línea dónde está la fuga. Todo el ejemplo usa el caso ficticio de Marisol y su «Taller Marisol», un taller de reparación de electrodomésticos domésticos y mantenimiento del hogar que trabaja sola desde un local rentado y atiende cuarenta servicios al mes.

1. Qué resuelve esta hoja

La hoja tiene cuatro bloques. Cada bloque se llena con datos que ya existen en el negocio, sólo que dispersos: la nota del celular, el recibo del refaccionista, la factura de la renta, la libreta de las horas. El orden importa, porque cada bloque se lee contra el anterior: la oferta sin cliente es una lista de servicios, el dinero sin tiempo es una cuenta de banco, y las horas sin dinero son una queja.

• Oferta: qué vendes, cuántas unidades al mes y a qué precio. Si no puedes separar dos o tres tipos de servicio con precios distintos, la oferta todavía es una sola cosa.
• Cliente: quién te compra, cuántas veces vuelve y de dónde llega. Es el bloque que separa un negocio que repite de uno que empieza de cero cada mes.
• Dinero: qué entra, qué sale y en qué semana se paga cada salida. La semana importa: un costo que se paga el día 3 y uno que se paga el día 28 no se parecen.
• Tiempo: cuántas horas de taller y cuántas de administración, compras y cobranza. La hora que te traga el papeleo también sale del mismo bolsillo.

2. Instrucciones: cómo se llena

• Elige un solo mes, el más reciente que tengas completo, y anota el mes y el año arriba. Una radiografía de un mes sirve para compararse con el mes anterior; la de un día no dice nada.
• Escribe tus tipos de servicio. Para cada uno: cuántos servicios hiciste, a qué precio los vendiste y qué te costaron los materiales, el transporte y los consumibles de ese servicio. Anota lo que de verdad entró, sin redondear.
• Suma los costos que no cambian con el número de servicios: renta, luz, agua, internet, publicidad, mantenimiento de herramientas, papelería. Si un gasto cambia poco de un mes a otro, trátalo como fijo y escríbelo en la lista de fijos.
• Marca en qué semana del mes se paga cada costo fijo. Anota la semana, no sólo el mes: esa información la usará después la previsión de caja.
• Suma las horas en dos grupos: horas de taller y horas de administración, compras, traslados y cobranza. Si no llevas el registro, estima y márcalo como estimado.
• Escribe el valor que le pones a tu hora. Es un supuesto tuyo, no un dato: ponlo por escrito y junto a él la razón por la que vale eso.
• Haz la cuenta final en este orden: ingreso menos costos variables, menos costos fijos, menos el valor de tus horas. El número que queda es lo que tu negocio te deja.
• Escribe una sola frase con el hallazgo: qué vas a cambiar este mes y qué número dirá si el cambio funcionó. Si no puedes escribir esa frase, vuelve al paso 6: lo que falta son datos, no la hoja.

3. Ejemplo resuelto: la radiografía del mes de Marisol

4. Campos y unidades de la hoja

Esta es la tabla que se copia. Los campos que llevan dinero, piezas u horas llevan su unidad escrita: un número sin unidad no se puede comparar con nada ni con el mes siguiente.

5. Supuestos del ejemplo

Un supuesto es algo que das por cierto mientras cuentas. Si no lo escribes, después nadie sabe qué estaba dando por hecho. Los de esta hoja son:

• Los ingresos, los costos y las horas del mes son del caso ficticio de «Taller Marisol». No son promedios de ningún mercado, de ningún sector ni de ninguna colonia.
• La hora propia se valora en $100 por hora sólo para este ejercicio. En tu negocio pon la cifra que tú decidas y deja escrito por qué vale eso.
• En el mes del ejemplo los costos fijos no cambian con el número de servicios. Si suben la renta o compras equipo, ese mes ya no se parece al siguiente y hay que rehacer la radiografía.
• Las dos líneas de servicio del ejemplo tienen el mismo promedio de dos horas cada una y el mes se toma de cuatro semanas.
• Los precios del ejemplo no se comparan con los de ningún otro taller: sirven para practicar la cuenta, no para fijar el precio de un trabajo real.

6. Límites: para qué no sirve esta hoja

• No mide el día ni la semana. Un mes movido no dice si esta semana tienes la caja vacía; para eso está la previsión de caja.
• No fija precios ni decide oportunidades. La hoja dice dónde estás; qué hacer con ese dato se decide con la hoja de costos y con la calculadora de precio.
• No sustituye un balance ni a un contador. Es una radiografía de trabajo: sirve para entender y para conversar, no para declarar.
• No sirve con cifras inventadas. Si el dato real no existe, escribe estimado y vuelve en una semana. Un número inventado en esta hoja se multiplica en los meses siguientes.
• No compara tu negocio con el de otro. Cada taller tiene su mezcla de servicios y su renta; comparar promedios ajenos no dice nada de tu local.

7. Curso relacionado

• «Costos, precios y dinero del negocio»: la radiografía muestra los números; ese curso explica qué hacer con ellos.
• «Propuesta de valor para negocios pequeños»: el bloque de oferta de la hoja se llena con la frase que el cliente sí puede repetir.
• «Ventas y seguimiento en negocios pequeños»: el bloque de cliente se conecta con el seguimiento y con la recompra.

8. Herramientas relacionadas de la biblioteca

• T04 · Hoja de costos: desglosa los costos fijos y variables que esta hoja sólo suma.
• T05 · Calculadora de precio y margen: convierte el hallazgo del bloque de dinero en un precio nuevo.
• T07 · Registro de ingresos y gastos: el detalle diario que hace posible el mes de esta radiografía.
• T08 · Previsión de caja: lleva el mes de la radiografía a la semana, que es donde se ve el apuro.
• T18 · Plan de mejora: el paso donde las hojas de la biblioteca se vuelven un plan con fechas.

Fuentes y para saber más

Esta hoja usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay precios de mercado, estadísticas ni costos de referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; la orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

SAT: altas, obligaciones y comprobantes fiscales
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta las herramientas de comparación de precios antes de fijar los tuyos.

Para dominar este tema

Ahora sabes llenar una radiografía de un mes con cuatro bloques y terminar con una frase de hallazgo y un número que la mide. Lo que falta para que esto sirva es la parte aburrida pero decisiva: los datos. Si este mes no llevas el registro de lo que vendiste, lo que costó y lo que te tomó, la hoja del próximo mes va a quedar igual de bonita y de inútil. Llena esta semana la de tu negocio con un mes real, aunque falten datos: escribe estimado donde falte y vuelve en un mes. La diferencia entre un dueño que sabe y uno que adivina está en una hoja con su nombre arriba.