Entrega, derechos de uso y datos del cliente

Qué vas a poder hacer al terminar

Cerrar un trabajo no es mandar los archivos. Es que la otra persona pueda usarlos sin llamarte, que quede escrito de quién es cada cosa, y que sepas qué datos del cliente se quedan guardados en tu equipo. En el caso ficticio del ejercicio, Elena de «Estudio Elena» aprendió esto con un cliente que le pidió los archivos editables y la clave de la carpeta compartida. Esta lección te da tres decisiones: qué entregas, qué se pacta por escrito y qué datos guardas.

La pregunta que responde esta lección Si mañana entregas un trabajo, ¿puedes decir en un minuto qué archivos van, quién puede usarlos y para qué, y qué datos del cliente se quedan en tu computadora y hasta cuándo? Las tres respuestas salen de esta lección.

1. La entrega: el mínimo que el otro necesita

Una entrega se cierra con tres cosas. La primera son los archivos finales: los que el cliente abre y usa. La segunda es la guía de uso: una hoja o un mensaje corto que dice en qué formato está cada archivo, para qué tamaño sirve y para qué no. La tercera es el registro de entrega: la nota con qué se entregó, a quién, en qué fecha y qué queda pendiente de cobrar. Sin esas tres, la entrega se queda abierta: el cliente no sabe qué tiene y tú no sabes qué cobrar.

El aviso previo: el cliente sabe antes qué se entrega, en qué formatos y con qué fecha. Es la primera línea de defensa contra los mensajes que amplían el encargo.
Los archivos finales: con nombres que el cliente entienda y no con los nombres internos del estudio.
La guía de uso: formatos, tamaños, colores y para qué sirve cada archivo. Una hoja es suficiente.
El registro de entrega: qué se entregó, a quién, cuándo y qué queda por cobrar.
El cierre: el saldo cobrado y anotado, y los datos del cliente guardados o borrados según lo pactado.

Flujo de cinco pasos de la entrega: el aviso al cliente, los archivos, la guía de uso, el registro de lo entregado y el cierre con el saldo cobrado y los datos guardados. — Si falta un paso, la entrega se queda a medias: el cliente no sabe qué tiene y tú no sabes qué cobrar.

La pregunta que decide si la entrega está cerrada Si el cliente puede usar lo que le mandaste sin escribirte, la entrega está cerrada. Si todavía necesita preguntarte algo para empezar, te falta algo. Y el aviso es lo que evita el mensaje que llega tres días después de la entrega pidiendo un cambio.

2. De quién es cada cosa

Entregar un archivo y ceder el uso de ese archivo son dos cosas distintas. En el caso ficticio del ejercicio, Elena entrega el archivo final con permiso de uso para la identidad y las piezas de su cliente. Los archivos de trabajo, las plantillas y los programas con licencia se quedan en el estudio. Y el derecho a mostrar el trabajo en su portafolio se acuerda antes, no después, cuando el cliente ya lo publicó y dice que no.

Tabla de tres columnas con cinco entregables del caso de Elena: el archivo final del cliente, los archivos de trabajo, las plantillas y programas, las tipografías y fotos, y el trabajo en portafolio, con quién los usa y qué se pacta por escrito. — El archivo que se entrega y la licencia para usarlo son dos cosas distintas. Por eso el acuerdo va por escrito.

El archivo final: el cliente lo usa en su identidad, en sus piezas y en sus redes. Eso se escribe en una línea y se entrega con el trabajo.
El archivo de trabajo: el que usas tú para seguir editando. No se entrega, salvo que lo pactes y lo cobres aparte.
Las plantillas y los programas: tienen licencia de uso para ti. Esa licencia no se transfiere al cliente por muy amable que se muestre el gesto.
Las tipografías y las fotos: cada una tiene sus términos de uso. Revísalos uno por uno: no todos permiten el uso comercial, la impresión o la reventa.
El portafolio: el derecho a mostrar el trabajo se acuerda por escrito antes de empezar.

No afirmes lo que no has leído Cada herramienta, tipografía, foto o plantilla tiene sus términos de uso, y pueden cambiar con el tiempo. Antes de afirmar que una licencia concreta cubre un uso determinado, léela y anota la fecha. Si no la has leído, no la afirmes: déjalo como pendiente y busca la respuesta. Leer esta lección tampoco te habilita para trabajos que pidan formación específica, equipo o permiso.

3. Los datos del cliente: cuáles guardas y hasta cuándo

Cada entrega deja datos en tu equipo: nombre, correo, los archivos del cliente, las facturas, las conversaciones del chat. Guardarlos no es un problema. Guardarlos sin saber cuáles son y hasta cuándo es un problema, porque nadie puede afirmar que respetaste la privacidad de un cliente si no tienes la lista. En el caso ficticio del ejercicio, Elena escribió su lista y borró lo que ya no iba a usar.

Tabla de tres columnas con cinco tipos de datos del cliente: nombre y correo, archivos del cliente, datos de facturación, conversaciones del chat, y contraseñas y accesos, con para qué se usan y cuándo se borran. — Guardar menos datos es más fácil de explicar y más fácil de cumplir. La regla del ejercicio: si no lo vas a volver a usar, no lo guardes.

Nombre y correo: los usas para enviar la entrega y para cobrar. Se van cuando ya no hay nada que enviar ni que cobrar.
Los archivos del cliente: se borran al cerrar el encargo, salvo que el cliente pida que se guarden.
Los datos de facturación: son los que necesitas para llevar el saldo y la contabilidad. Esos se guardan el tiempo que tú fijes y anotes por escrito.
El chat: guarda lo que se pidió y cuándo, porque sirve para saber si una corrección entra en el alcance. Es un registro de trabajo, no una conversación privada.
Las contraseñas y los accesos: no se guardan. Se piden temporales para una tarea y se borran al terminar.

La carpeta compartida y su clave Pide accesos temporales, nunca la contraseña de siempre. Cuando el trabajo se cierre, pide que se revoque ese acceso y elimina la copia que te quedaste. Si algo sale mal, se anota en la herramienta T16, Registro de incidencias, con qué pasó, qué datos se compartieron por error y qué cambiaste.

4. Ejemplos resueltos

Ejemplo resuelto 1: la entrega del paquete de identidad de una tienda en línea

Elena avisa antes de empezar qué se entrega: doce archivos finales (el logotipo en tres formatos, la paleta de color, la hoja de tipografías y siete piezas para redes), una guía de uso y el registro de entrega, con fecha pactada para el viernes de la segunda semana. En el caso ficticio del ejercicio, el anticipo de seis mil pesos ya está pagado.
Elena nombra los archivos como los entiende el cliente y no como los nombra el estudio. La guía dice, en una hoja, para qué sirve cada archivo y en qué tamaño se usa. Sobre las tipografías copia lo que dice su archivo de licencia, sin ampliarlo: lo que no está escrito ahí, no está permitido.
Elena escribe el registro de entrega: qué se entregó, a quién, en qué fecha y qué queda pendiente. Lo anota en la herramienta T12, Seguimiento de clientes, para no perder el hilo del encargo ni de los clientes que llegaron después.
Al entregar cobra el saldo de cuatro mil quinientos pesos del caso ficticio del ejercicio y lo anota en la T11, Control de anticipos y saldos, de modo que el encargo queda con saldo cero. Guarda los datos de facturación el tiempo que ella fijó por escrito y borra el resto de los archivos del cliente al cerrar.

Ejemplo resuelto 2: el cliente que pidió los archivos editables

Al mes siguiente, el mismo cliente escribe: quiere los archivos editables con las capas y la clave de la carpeta compartida para trabajar más rápido. En el caso ficticio del ejercicio, Elena no manda nada en ese momento: contesta con una nota de dos puntos.
Primero, lo que sí se puede hacer: el archivo editable de una pieza y una carpeta nueva con los archivos finales, con una clave temporal que Elena crea y que el cliente puede cambiar cuando quiera. Segundo, lo que no se hace: entregar el archivo de trabajo con las capas ni las plantillas, porque son la forma de trabajar de Elena y las plantillas tienen licencia de uso para ella. La nota también dice, en una línea, quién puede usar los archivos y para qué, y que el derecho a mostrar el trabajo en el portafolio se acuerda por escrito.
Elena no pide la contraseña de siempre del cliente. Pide un acceso temporal, trabaja sobre la carpeta compartida que ella administra y, al terminar, pide al cliente que revoque ese acceso. En la T16, Registro de incidencias, Elena anotó la decisión para no tener que discutirla otra vez en el siguiente encargo.
Elena armó un paquete de entrega de cuatro hojas: la lista de archivos, la guía de uso, el acuerdo de derechos de uso y la lista de datos que se guardan con su fecha de borrado. Ahora, cuando un cliente pide más archivos, ella responde con la guía y con la pregunta de si lo que quiere es un archivo nuevo o un cambio de alcance. El chat ya no amplía el encargo: lo ordena.

5. Lo que te llevas

Tres decisiones y un paquete. La primera: la entrega se cierra con archivos finales, guía de uso y registro, y con el aviso previo que evita el mensaje que amplía el encargo. La segunda: el archivo que se entrega y el derecho a usarlo son dos cosas, y se pactan por escrito junto con lo que se queda en el estudio. La tercera: los datos del cliente tienen uso y fecha de salida, y las contraseñas no se guardan. Y el paquete: tus cuatro hojas, la lista de archivos, la guía de uso, el acuerdo de derechos de uso y la lista de datos con su fecha de borrado.

Al cerrar una entrega de diseño, ¿qué es lo mínimo que el cliente necesita para poder usarla?

En el caso ficticio del ejercicio, el cliente de Elena paga un anticipo de seis mil pesos y el saldo de cuatro mil quinientos pesos al recibir la entrega. ¿Cuánto suma el cobro completo del encargo?

Si el cliente pide los archivos de trabajo y las plantillas con las que trabajaste, puedes entregarlos si lo pides por escrito.

Une cada pieza de la entrega con su función.

Coloca cada elemento en la columna que le corresponde.

Se entrega al cliente

Se queda en el estudio

Ordena los pasos para cerrar una entrega.

☰

Una ayudante escribió estas notas en la carpeta de entrega. Marca las que no se sostienen.

La guía de uso debe decir en qué formato está cada archivo y para qué tamaño sirve.
Los archivos de trabajo se pueden entregar si el cliente paga la diferencia de precio.
Los datos del cliente se borran al cerrar el encargo, si eso quedó escrito.
Las contraseñas de las carpetas compartidas se pueden pedir y guardar para trabajar más rápido.
El registro de entrega sirve para saber qué se entregó y qué queda por cobrar.

Identifica la linea con error.

La entrega se cierra con tres cosas: los archivos finales, una de uso y el de lo que se entregó. Las contraseñas y los accesos del cliente no se : se piden temporales y se borran al terminar.

Producto de la lección. Escribe tu paquete de entrega en cuatro hojas: la lista de archivos que entregas, la guía de uso, el acuerdo de derechos de uso y la lista de datos que guardas con la fecha en que los borras. Si algo no lo has decidido todavía, márcalo como pendiente y ponle fecha. Después responde en una línea: ¿qué entregas hoy que el cliente no sabe usar?

Pista

Una hoja a medio llenar sirve más que un modelo perfecto que nunca se llena. Y lo que marcas como pendiente ya es una tarea, no un olvido.

Memoria: las piezas de la entrega

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Qué tres piezas cierran una entrega?

Los archivos finales, la guía de uso y el registro de lo que se entregó.

¿Qué es un archivo de trabajo?

El que usas tú para seguir editando. No se entrega, salvo que lo pactes y lo cobres aparte.

¿Por qué se revisan los términos de uso?

Porque cambian y porque no todos permiten el uso comercial, la impresión o la reventa.

¿Qué hago con las contraseñas del cliente?

No las guardo: pido un acceso temporal y lo borro al terminar.

¿Qué anoté al entregar?

Qué se entregó, a quién, cuándo y qué queda por cobrar, en el registro de entrega.

Segunda pregunta del producto: toma el último trabajo que entregaste y escribe el acuerdo de derechos de uso como lo habrías hecho hoy: quién usa qué, para qué y por cuánto tiempo. Si algo no lo sabes, escríbelo como pregunta para tu próxima revisión. Después revisa tu lista de datos guardados y tacha los que no vuelves a usar.

Pista

Un acuerdo que no puedes explicar en tres líneas no está escrito. Y cada dato que tachas de tu lista es un dato que ya no puedes filtrar por error.

Fuentes y para saber más

Esta lección usa un caso ficticio: Elena y «Estudio Elena» no existen, y los montos, los plazos y los acuerdos son cifras de práctica para aprender a entregar, no precios de mercado ni estadísticas. Para los derechos de uso en México, la fuente oficial vigente es el Instituto Nacional del Derecho de Autor, y para lo de consumo la PROFECO. Esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

Instituto Nacional del Derecho de Autor
Consulta qué se puede proteger y cómo se declara el uso de una obra.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta la información de precios antes de fijar los tuyos y anota la fecha de la página.

Para dominar este tema

Ahora sabes tres cosas: qué es lo mínimo que el cliente necesita para usar tu trabajo, qué se pacta por escrito sobre quién usa cada archivo, y qué datos del cliente se quedan guardados y hasta cuándo. Lo que falta es el paquete: tus cuatro hojas, la lista de archivos, la guía de uso, el acuerdo de derechos de uso y la lista de datos con su fecha de borrado. Ármalo con tu último trabajo y déjalo listo para el siguiente. Cuando el cliente pueda usarlo sin llamarte y sepa de quién es cada cosa, la entrega se acaba el día que debe acabarse.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.