Horas, herramientas y el costo de tu tiempo

Qué vas a poder hacer al terminar

Vendes horas, pero tu mes no está hecho sólo de horas facturables. Entre una cotización y una entrega hay llamadas, mensajes, búsquedas de referencias, facturación y meses sin proyecto. Eso también es tiempo tuyo, y también sale de tu bolsillo. En el caso ficticio del ejercicio, Elena de «Estudio Elena» lo vio al cerrar su mes: de ciento sesenta horas trabajadas, sólo noventa y seis eran facturables. Esta lección te da tres decisiones: qué hora facturas, qué hora no, y qué números necesitas para saber lo que cuesta de verdad una hora de tu trabajo.

La pregunta que responde esta lección Si mañana te preguntan a cuánto vendes tu hora, ¿puedes decir cuánto te cuesta esa hora, cuántas horas del mes no facturas y qué parte de tus gastos son licencias de tus herramientas y qué parte son pagos a otras personas? Las tres respuestas salen de esta lección.

1. Dos horas que no son la misma hora

La hora que facturas y la hora que trabajas no son la misma. En el caso ficticio del ejercicio, Elena separa su mes en dos listas: una de horas facturables, que son las que van a un proyecto y se cobran, y otra de horas no facturables, que son las que sostienen el estudio pero no entran en ninguna cuenta del cliente.

Hora facturable: es el trabajo de un proyecto que el cliente te contrató y que queda cargado a su encargo.
Hora de corrección: el ajuste de lo que ya entregaste. Dentro del alcance pactado se factura; fuera del alcance es trabajo nuevo y se cotiza aparte.
Hora de cotización: buscar referencias, medir el encargo, preparar la propuesta. No se factura, pero se gasta.
Hora de conversación: llamadas y mensajes que no son trabajo de diseño. También se pagan, con tu tiempo.
Hora de administración: facturar, llevar la contabilidad, organizar archivos y aprender. Sin esto no hay estudio, pero tampoco hay cobro.

Tabla de tres columnas con cinco tipos de hora del caso de Elena: diseño en proyecto, corrección, cotización, conversación y administración, con un ejemplo de cada una y si se factura. — Media hora de conversación parece nada. Al mes son días enteros que nadie te paga y que sí salen de tu bolsillo.

La pregunta que separa las dos horas Al terminar cada bloque de trabajo pregúntate: ¿esto lo está pagando alguien en concreto? Si la respuesta es sí, es hora facturable. Si la respuesta es no, es hora no facturable y tiene que salir de tu cuenta. Anota las dos, aunque la no facturable te dé pena.

2. El costo real de tu hora

Para saber cuánto vale tu hora hay que dividir dos veces. La primera divide el costo del mes entre todas las horas que trabajaste, incluidas las que no facturas. La segunda divide ese mismo costo entre las horas facturables solamente. El segundo número es más grande, y esa diferencia es exactamente lo que te cuesta el trabajo que nadie te paga.

Las dos cuentas del caso ficticio de Elena. Cifras de práctica del ejercicio.
Cuenta	De dónde sale	Resultado del ejercicio
Costo total del mes	Licencias, pagos a terceros y costos fijos	6,720 pesos
Horas trabajadas	Todas: facturables y no facturables	160 horas
Horas facturables	Las que van a un proyecto	96 horas
Costo por hora trabajada	Costo del mes entre horas trabajadas	42 pesos
Costo por hora facturable	Costo del mes entre horas facturables	70 pesos

Cascada de seis peldaños: 160 horas trabajadas al mes, 96 horas facturables, 6720 pesos de costo del mes, 42 pesos de costo por hora trabajada, 70 pesos de costo por hora facturable y 40 horas para cubrir los costos fijos. — La diferencia entre 42 y 70 pesos es el precio de tu tiempo no facturable: es lo que cobra el negocio aunque no lo veas en ninguna cuenta.

En el caso ficticio del ejercicio, las sesenta y cuatro horas no facturables le cuestan a Elena dos mil seiscientos ochenta y ocho pesos de tiempo propio: sesenta y cuatro horas a cuarenta y dos pesos. Además, sus costos fijos del mes son dos mil ochocientos pesos, así que necesita cuarenta horas facturables sólo para cubrirlos. Todo esto vive en la herramienta T04, Hoja de costos, que es donde quedan los números del mes.

El precio por hora no es el costo por hora El costo de una hora facturable es el piso, no el precio. En el caso ficticio del ejercicio, Elena cobra trescientos veinte pesos la hora facturable: los setenta pesos son lo que le cuesta esa hora y los doscientos cincuenta restantes son lo que queda antes de sus gastos personales. Si pones el precio por hora por debajo de tu costo, cada hora que vendas te deja en números rojos.

3. Licencias de herramientas y pagos a terceros

En la hoja de costos, lo que pagas por usar tus programas y lo que pagas a otras personas van en renglones distintos. No es un capricho de orden: se comportan distinto. Una licencia la pagas igual tengas o no tengas proyectos. Un pago a quien trabaja contigo sólo aparece cuando hay encargo, y sube y baja con el trabajo.

Tabla de tres columnas con cinco renglones del caso de Elena: licencia de herramienta, pago a un freelance, imprenta y materiales, contadora o contador, e internet, luz y teléfono, con qué entra en cada uno y si el costo es fijo o variable. — Lo fijo se paga aunque no trabajes. Lo variable entra sólo cuando hay encargo. En la hoja de costos van en renglones distintos.

Renglón de licencias: lo que pagas por usar tus herramientas de diseño, de archivo, de correo y de agenda. Es costo fijo: se paga igual sin proyectos.
Renglón de pagos a terceros: lo que le pagas a quien trabaja contigo, más lo que pagas a la imprenta, a la mensajería y a quien te lleva la contabilidad. Es costo variable: entra con cada encargo.
Renglón de costos fijos: internet, luz, teléfono y el alquiler del espacio. Se pagan aunque el mes esté flojo.

Sobre las licencias de los programas Cada herramienta tiene sus términos de uso, y pueden cambiar. Antes de afirmar que una licencia concreta cubre un uso determinado, léelos en la página de esa herramienta y anota la fecha en que los revisaste. Si no los has leído, no lo afirmes: déjalo como pendiente. Y leer esta lección no te habilita para usar programas con licencia ni para hacer trabajos que pidan formación específica, equipo o permiso.

4. Ejemplos resueltos

Ejemplo resuelto 1: la hoja de costos de Elena en un mes

Elena abre su registro del mes y separa. Trabajó ciento sesenta horas: noventa y seis facturables y sesenta y cuatro no facturables. Las sesenta y cuatro se reparten en dieciocho horas de cotizaciones, catorce de llamadas y mensajes, doce de búsqueda de referencias, doce de facturación y ocho de aprendizaje propio.
En la herramienta T04, Hoja de costos, Elena escribe tres renglones. Licencias de herramientas: mil ochocientos pesos. Pagos a terceros: tres mil novecientos veinte pesos, que son el freelance que dibuja la campaña, la imprenta, la mensajería y la contadora. Otros costos fijos: mil pesos. Total del mes: seis mil setecientos veinte pesos.
Seis mil setecientos veinte entre ciento sesenta son cuarenta y dos pesos: eso cuesta una hora trabajada, sin importar a qué se dedique. Seis mil setecientos veinte entre noventa y seis son setenta pesos: eso cuesta una hora facturable. Los cuarenta y dos pesos de cada hora no facturable van escondidos dentro de los setenta.
Elena escribe los dos números arriba de su hoja y los compara con su precio por hora. En el caso ficticio del ejercicio cobra trescientos veinte pesos la hora facturable, así que cada hora facturable le deja doscientos cincuenta pesos antes de sus gastos personales. Con cuarenta horas facturables cubre sus costos fijos; con menos, no los cubre. Ese mínimo es el que su lista de precios tiene que respetar.

Ejemplo resuelto 2: el trabajo que se amplió por chat

Elena cotiza una identidad y un paquete de piezas para una tienda en línea, con alcance y número de revisiones escritos. El cliente acepta y el trabajo empieza.
Durante dos semanas el cliente pidió cambios por mensaje: otros colores, otros formatos, un archivo más. El trabajo terminó costando el doble de lo cotizado. Elena anota las horas: catorce extra, de las cuales cinco fueron trabajo nuevo aprobado y nueve fueron acomodar, corregir y volver a mandar cosas.
Las nueve horas no facturables le costaron trescientas setenta y ocho pesos de tiempo propio, que es lo que cuestan sus horas a cuarenta y dos pesos. Y le costaron dos mil doscientos cincuenta pesos de trabajo no cobrado, que es lo que le quedaba por hora facturable después de cubrir su costo. En la herramienta T16, Registro de incidencias, Elena anotó qué pasó, en qué momento y qué habría que pactar la próxima vez.
Elena ahora manda el alcance, el calendario y el número de revisiones antes de empezar, y anota las horas de cada bloque de trabajo en dos columnas: facturable y no facturable. Con eso, las nueve horas de acomodar se ven venir. La hoja de horas vive en la T12, Seguimiento de clientes, y el saldo pendiente se controla en la T11, Control de anticipos y saldos.

5. Lo que te llevas

Tres decisiones y un documento. La primera: tu mes tiene dos clases de horas y las dos se anotan. La segunda: el costo de una hora facturable sale de dividir el costo del mes entre las horas facturables, y ese número es el piso de tu precio por hora. La tercera: en la hoja de costos, las licencias de tus herramientas, los pagos a terceros y los costos fijos van en renglones separados. Y el documento: tu hoja de costos con dos números al final, el costo de una hora trabajada y el de una hora facturable.

En el caso ficticio del ejercicio, Elena tiene seis mil setecientos veinte pesos de costos al mes, ciento sesenta horas trabajadas y noventa y seis horas facturables. ¿Qué número es el costo real de una hora facturable?

En el caso ficticio del ejercicio, el mes de Elena tiene seis mil setecientos veinte pesos de costos y noventa y seis horas facturables. ¿Cuánto cuesta una hora facturable? Redondea a peso entero.

Si Elena no anota sus horas no facturables, el costo por hora facturable que calcula sigue siendo correcto, porque esas horas no se cobran.

Une cada concepto con su definición.

Coloca cada gasto en la columna que le corresponde.

Costo fijo

Costo variable

Ordena los pasos para calcular el costo real de tu hora.

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Una ayudante dejó estas notas en la libreta de costos. Marca las que no se sostienen.

El costo de una hora facturable sale de dividir el costo total del mes entre las horas facturables.
Las horas que dedicas a cotizar y a facturar no se anotan, porque no se cobran.
Las licencias de tus herramientas se anotan aparte de los pagos que haces a otras personas.
El costo de una hora trabajada sale de dividir el costo total entre todas las horas del mes.
Una licencia concreta cubre cualquier uso que quieras darle al archivo, sin necesidad de revisar sus términos de uso.

Identifica la linea con error.

El primer renglón de la hoja de costos son las de las herramientas que usa Elena, y el segundo renglón son los que paga a otras personas por trabajar con ella: el freelance, la imprenta y la mensajería.

Producto de la lección. Toma tu mes más reciente, o arma un mes de prueba con el caso ficticio del ejercicio. Escribe tus horas en dos columnas: facturable y no facturable. Suma tus costos en los tres renglones de la hoja: licencias, pagos a terceros y costos fijos. Divide el total entre todas tus horas y entre tus horas facturables. Escribe los dos números y, al lado, el precio por hora de tu presupuesto. Responde en una línea: ¿cuántas horas de tu mes no estás anotando?

Pista

Un número anotado vale más que un número supuesto. Si todavía no sabes cuánto te cuestan tus herramientas, escribe la licencia que sí conoces y marca el resto como pendiente, con la fecha en que lo vas a buscar.

Memoria: las cuentas del costo de tu hora

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Por qué hay dos números de hora?

Uno es el costo de una hora trabajada y el otro el de una hora facturable. La diferencia son tus horas no facturables.

¿Qué va en el renglón de licencias?

Lo que pagas por usar tus programas: diseño, archivo, correo y agenda. Es costo fijo.

¿Qué va en el renglón de pagos a terceros?

El freelance, la imprenta, la mensajería y la contabilidad. Entra con cada encargo.

¿Por qué no basta con dividir entre las horas facturables?

Porque necesitas ver también cuánto cuesta una hora tuya cuando no estás cobrando.

¿Qué revisas antes de afirmar que una licencia cubre un uso?

Los términos de uso de esa herramienta, y la fecha en que los leíste. Si no los has leído, no lo afirmes.

Segunda pregunta del producto: escribe la lista de las herramientas que usas y la de las personas a las que les pagas, y decide en qué renglón de tu hoja de costos va cada una. Si algo no lo sabes todavía, márcalo como pendiente y ponle fecha. Después responde en una línea: ¿qué renglón de tu gasto no tenías anotado hasta hoy?

Pista

Empieza por los renglones que ya conoces. Los que no, se buscan uno por mes, con la fecha pegada, no de golpe.

Fuentes y para saber más

Esta lección usa un caso ficticio: Elena y «Estudio Elena» no existen, y los costos, las horas y los precios son cifras de práctica para aprender a costear tu tiempo, no precios de mercado ni estadísticas de ningún sector. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial vigente es el Servicio de Administración Tributaria, y para lo de consumo la PROFECO. Esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

SAT: obligaciones y comprobantes fiscales
Revisa qué obligaciones aplican a tu forma de trabajo antes de emitir comprobantes.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta la información de precios antes de fijar los tuyos y anota la fecha de la página.

Para dominar este tema

Ahora sabes tres cosas: qué hora de tu mes se factura, cuánto cuesta de verdad una hora facturable con las horas no facturables dentro, y qué parte de tu gasto son licencias de herramientas y qué parte son pagos a terceros. Lo que falta es el documento: tu hoja de costos con tres renglones y dos números al final. Ármala con el mes que acabas de cerrar, anota el costo de una hora facturable y ponlo al lado del precio por hora de tu presupuesto. Si el segundo número es menor que el primero, ya sabes dónde está el agujero. La próxima cotización sale de esa hoja y no de la memoria.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.