Capacidad y agenda: cuántos trabajos caben por semana

Qué vas a poder hacer al terminar

Un negocio pequeño no se apaga por falta de clientes: se apaga por prometer más de lo que caben en una semana. La fecha que no cabe no se pierde en el aire: se le quita a otro trabajo, y ese cliente tampoco sabe nada. Por eso el primer trabajo del dueño no es desarmar aparatos: es saber, con números, cuántos trabajos caben en la semana y cuáles de ellos aceptan.

Esta lección te da ese número. Vas a calcular la capacidad de una semana en horas, vas a distinguir los tres destinos de un trabajo que no cabe, y vas a ver dos semanas del caso de Marisol: la del pedido grande que no entró y la del cliente que lo necesitaba para antes. Al terminar vas a tener la cuenta de tu próxima semana y una regla escrita para decir que sí, que sí pero otro día, o que no.

1. La capacidad se cuenta en horas, no en trabajos

En una lista de pendientes, un trabajo de media hora y un trabajo de todo el día se ven igual: los dos son un renglón. Pero no ocupan lo mismo. La capacidad de un taller se cuenta en horas, y las horas se cuentan en el trabajo, no en los pendientes.

En el caso ficticio de esta lección, Marisol trabaja de lunes a sábado, ocho horas por día: cuarenta y ocho horas a la semana. De esas, seis son de traslados entre el taller y las casas, y dos son de cuadre: pasar la agenda, escribir las órdenes de trabajo y ordenar el material. Quedan cuarenta horas para trabajos. De esas cuarenta, veintiséis ya están comprometidas con trabajos que tienen fecha prometida. La capacidad libre de esa semana es de catorce horas, y ése es el número con el que se decide qué entra.

• Las horas que no son de trabajo también se cuentan: el traslado del taller a la casa y de regreso, las compras, el tiempo de cuadrar la agenda y el de escribir las órdenes de trabajo. Si no los cuentas, tu capacidad es de mentira.
• Lo comprometido se cuenta completo: un trabajo con fecha prometida ocupa todas sus horas, aunque el trabajo real se haga en la mitad.
• La capacidad libre es la que decides: la que queda después de restar las dos cosas.
• La capacidad se recalcula cada semana: no es un número fijo del mes, es el resultado de una cuenta que se hace cada lunes, antes de contestar el teléfono.

2. Los tres destinos de un trabajo que no cabe

Cuando un trabajo no cabe, la reacción natural es decir que sí y correr después. Es la que produce las fechas incumplidas. La reacción correcta tiene tres destinos, y se eligen antes de responderle al cliente: entrar en la semana, posponerse con fecha o rechazarse.

• Entra: el trabajo cabe en las horas libres de la semana y hay material para hacerlo. Se acepta con su fecha.
• Se pospone: el trabajo es del taller y vale la pena, pero la fecha que pidió no cabe. Se acepta con otra fecha, dicha en voz alta y anotada en la agenda.
• Se rechaza: el trabajo no es del giro del taller, o no cabe ni pospuesto, o sus horas le quitarían la fecha a otro trabajo. Se rechaza con el motivo, y con una alternativa cuando la hay.

3. El filtro antes de aceptar

La decisión se toma con un filtro de tres preguntas, y las tres se contestan antes de decir que sí. La primera es de horas: cuántas horas va a tomar el trabajo, con sus traslados. La segunda es de material: qué se necesita y si se puede tener antes de la fecha. La tercera es de fecha: si hay un espacio en la agenda que no le quita la fecha a ningún otro trabajo.

El filtro se aplica siempre, aunque el cliente sea conocido y el trabajo sea urgente. Un cliente conocido al que se le atiende con prisas acaba recordando que la última vez fue rápido, y la próxima pide el doble de urgencia.

4. Ejemplo resuelto 1: la semana donde el pedido grande no cupó

5. Lo que te llevas

Dos decisiones y un producto. La primera: la capacidad se mide en horas y se recalcula cada semana. La segunda: un trabajo que no cabe tiene tres destinos, y se elige antes de contestar. Y el producto: la agenda de la próxima semana con el tope de horas arriba, los trabajos comprometidos ya apartados y las horas libres contadas. La hoja que la sostiene está en la herramienta T13, Agenda de pedidos; y los trabajos que van a entrar llevan su orden de trabajo, que está en la herramienta T10, Orden de trabajo.

Fuentes y para saber más

Esta lección usa un caso ficticio y cifras de práctica: no hay promedios de ningún taller, ni precios de mercado, ni estadísticas. Para el contexto fiscal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; para los derechos de quien compra una reparación, la fuente es la PROFECO. Esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

SAT: obligaciones fiscales del negocio
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

PROFECO: derechos de quien compra una reparación
Revisa la información vigente sobre garantías de reparación antes de prometer una fecha y un trabajo.

Para dominar este tema

Ahora sabes tres cosas: que la capacidad se mide en horas y se recalcula cada semana, que un trabajo que no cabe tiene tres destinos, y que la fecha prometida se aparta antes de hablar con el cliente. Lo que falta para que esto sirva en tu taller es una sola cuenta y una sola hoja: la cuenta de tu lunes y la agenda de la semana con el tope de horas arriba. Hazlas esta semana. Si al restar las horas comprometidas el número te da cero, ya sabes por dónde empezar: por los trabajos que no has apartado.