Efectivo: cuentas separadas, cobranza y compromisos

Qué vas a poder hacer al terminar

Todo el ejercicio se trabaja con un caso ficticio. Marisol dirige «Taller Marisol», un taller de reparación de electrodomésticos domésticos y mantenimiento del hogar: trabaja sola, desde un local rentado, y atiende cuarenta servicios al mes. Las cifras son de práctica: sirven para aprender la mecánica y para ver cómo se decide, no para concluir que un servicio vale ciertas cantidades en tu ciudad.

La pregunta que responde esta lección ¿Cuánto dinero tengo hoy y cuánto voy a tener en tres semanas? No es lo mismo que cuánto voy a facturar. Un negocio puede tener utilidades y no tener efectivo: el mes da $13,900 de resultado sobre el papel y, aun así, en la primera semana el cajero queda con $500 después de pagar la renta, que vence el día cinco. Esta lección es sobre ese hueco.

1. El dinero del negocio y el tuyo: dos cajas distintas

El primer error de casi todo negocio unipersonal no es de precios ni de costos: es de cuentas. Si el dinero del taller y el de tu casa están en la misma caja, nunca sabes cuánto tiene el negocio, nunca puedes pagar un anticipo a un proveedor sin quitarle algo a tu familia, y nunca puedes ver con claridad un mes malo. Separar las dos cosas es la decisión más barata que vas a tomar este mes.

Una cuenta exclusiva para el negocio, en la institución de tu preferencia, y otra para lo personal. La del negocio no se toca para la despensa, la luz de tu casa ni el pago de tu tarjeta.
Todo lo que entra por un trabajo entra ahí, aunque sea una parte: los anticipos son de tu negocio aunque todavía no sean ganancia.
Todo lo que sale por el trabajo sale de ahí. La despensa y el transporte a tu trabajo no son gasto del negocio, salvo que los justifies como tales.
Lo que queda al final del mes es tu pago, no ingreso del negocio. Esa línea separa el sueldo de la utilidad.
Un registro simple: fecha, concepto, entrada o salida y monto. Un renglón por movimiento, en una hoja o en una libreta.

Lo que no es ingreso del negocio Un anticipo de $2,000 por un trabajo que todavía no se entrega no es resultado: es dinero de otro trabajo que llegó antes. Si lo gastas, vas a tener un mes con una caída que no sabes explicar. Y la parte que se va para impuestos y obligaciones no es tuya: apártala en cuanto entra, en la proporción que te indique tu contador, y no la toques para el gasto del mes.

2. El mes tiene cuatro semanas, no un número

El error clásico es mirar el mes completo y ver que sale positivo. El mes no se vive entero: se vive en semanas, y hay una semana en la que la renta se paga y los cobros todavía no han llegado. La previsión de caja son cuatro semanas con lo que sabes que entra y lo que sabes que sale, con fechas. Cuando una semana queda apretada, esa semana se negocia con tiempo; cuando la descubres el día cinco, ya no hay nada que negociar.

Tabla de cinco columnas con las cuatro semanas del mes del caso ficticio: la semana 1 suma 500 pesos y deja 500 acumulados; la semana 2, 2,500 y 3,000 acumulados; la semana 3, 2,700 y 5,700; la semana 4, 6,500 y 12,200; y el mes, 32,300 de entradas, 20,100 de salidas y 12,200 de saldo. — El total del mes puede verse bien y aun así haber una semana que deje $500. El número que importa es el más bajo, no la suma.

El número que se vigila En la previsión, el número que se vigila es el saldo más bajo de la semana, no el total del mes. En el caso del ejercicio el mes cierra con $12,200 y aun así el saldo acumulado al cierre de la primera semana es de $500, con la renta ya pagada. Si sólo miras el total, nunca sabes que esa semana existe.

3. Ejemplo resuelto 1: el mes de Marisol, semana por semana

Datos de práctica, no de mercado Todos los números de esta lección son inventados para el ejercicio. No son precios ni costos de mercado: sirven para practicar la mecánica de la previsión de caja.

Ejemplo resuelto 1: un mes con utilidades y sin efectivo

En el mes se facturan 40 servicios a $850, o sea $34,000. De esos, 32 se cobran contra entrega: $27,200. Los otros 8 se van a crédito a 30 días: $6,800. Del mes anterior quedaban 8 servicios a crédito y este mes se cobraron 6: $5,100. Lo que de verdad entró al cajero fue $27,200 + $5,100 = $32,300.
Materiales y refacciones $12,000 y costos fijos $8,100: en total $20,100 de salidas. El saldo del mes es $32,300 menos $20,100, o sea $12,200. El mes cierra en positivo.
Si Marisol mirara sólo el mes, vería $12,200 y se relajaría. Pero la cuenta de la semana 1 no es así: entran $6,000 de cobros y salen $5,500, con la renta de $2,500 incluida. Al cierre de esa semana, el cajero tiene $500.
La semana 2 trae la luz, el agua, el internet y el teléfono por $1,600 más la publicidad de $1,200, y los cobros de esa semana son $8,300: el cajero queda en $3,000. La semana 3 es parecida, con $5,700 acumulados. La semana 4 es la única holgada, con $12,200, porque es la que ya pasó la renta.
Marisol hace dos cosas con estos números. La primera: habla con sus dos clientes de crédito y pasa la mitad de sus trabajos a pago contra entrega. La segunda: pide la renta por adelantado al dueño del local, o mueve el día de cobro. Ninguna de las dos cosas es un recorte de precios: es orden en el dinero.

Cascada de siete peldaños con el caso ficticio: ventas facturadas 34,000 pesos, menos 6,800 que van a crédito, cobro contra entrega 27,200, más 5,100 cobrados del mes pasado, cobrado en el mes 32,300, menos 20,100 de salidas, y saldo del mes 12,200 pesos. — Facturado y cobrado son dos números distintos. La diferencia entre los dos no es una pérdida: es dinero que todavía está en la calle y hay que planeear.

4. Ejemplo resuelto 2: el cliente que se atrasó

El mes anterior quedaron 8 servicios a crédito. Este mes se cobraron 6 y 2 siguen sin pagarse: $1,700 que están en la calle. El caso de Marisol tiene además un mes con utilidades y sin efectivo: el resultado del mes es de $13,900, pero el dinero que entró y salió del cajero sólo mueve $12,200, y la primera semana termina con $500.

Ejemplo resuelto 2: el efecto medido de un retraso

Cobrado en el mes $32,300, salidas $20,100, saldo $12,200. Eso es lo que queda en el cajero al cierre del mes, con la renta ya pagada.
Un cliente del mes anterior se atrasa un mes más: el cobro de $850 no llega. El mes cierra con $31,450 cobrados y $11,350 en el cajero, y la cartera sube a $9,350. Un solo retraso quita $850 del cajero, sin que ninguna otra cuenta se entere.
Si cinco clientes se atrasan, el mes cierra con $28,050 cobrados y $7,950 en el cajero, y la cartera llega a $12,750. El mes sigue en positivo, pero el colchón de dos meses de costos fijos, que son $16,200, se reduce a menos de la mitad, y la renta del mes siguiente, $2,500, ya se come una tercera parte de lo que queda.
Al cierre del mes quedan $8,500 por cobrar: los 8 servicios de este mes que van a crédito ($6,800) y los 2 del mes anterior que siguen pendientes ($1,700). Ese número, anotado con nombre y fecha, es la cartera del taller. Regla que Marisol se fija: todo lo que va a crédito tiene fecha de vencimiento, y a los quince días de vencer se avisa por escrito.

Tabla de cuatro columnas con el caso ficticio: si todos cobran a tiempo se cobran 32,300 pesos y el mes deja 12,200, con cartera de 8,500; con un cliente atrasado, 31,450 cobrados, 11,350 de saldo y cartera de 9,350; con cinco atrasados, 28,050, 7,950 y cartera de 12,750. — Cada cliente atrasado quita $850 del cajero y se los agrega a la cartera. Con cinco, el mes todavía cierra en positivo, pero el colchón se encoge y la próxima renta ya aprieta.

5. Los compromisos que no se pueden posponer

El efectivo se va en dos ritmos distintos. Los gastos variables suben y bajan con el trabajo. Los compromisos del taller no: la renta se paga el día 5 igual se haya vendido o no, el internet se corta el día 10, la publicidad se paga el día 15. Esos son los gastos que tienen que aguantar un mes flojo, y por eso la previsión de caja tiene que empezar por ellos, no por los ingresos.

La renta del local: el primer compromiso del mes y el que más duele cuando el cobro se atrasa.
Los servicios del local: luz, agua, internet y teléfono, que se pagan por mes y no dependen de cuánto vendas.
La publicidad y el desgaste del equipo: se pagan completos, aunque en ese mes el taller haya trabajado menos.
El dinero de los impuestos y obligaciones: apártalo en cuanto entra, en la proporción que te indique tu contador. No lo veas como dinero disponible hasta que lo pagues.
Tu sueldo: es un compromiso del negocio, aunque tú seas el único. Anótalo como salida del mes, no como lo que sobra.

El colchón Un colchón razonable son dos meses de costos fijos: en el caso del ejercicio, dos meses de $8,100 son $16,200. No es una regla universal, es una referencia para empezar: el colchón te compra el tiempo de cobrar antes de tener que vender a precio de urgencia. Con el mes plano, el cajero cierra con $12,200; con cinco clientes atrasados, con $7,950, que ya no alcanzan ni para cubrir los costos fijos del mes siguiente. Si no puedes formarlo todavía, aparta un porcentaje de cada cobro y anótalo como tal, para que exista.

6. Lo que te llevas

Tres decisiones y un producto. La primera: dos cuentas, y todo movimiento del negocio pasa por la del negocio. La segunda: una previsión de cuatro semanas con la semana más apretada marcada. La tercera: los compromisos con fecha, y el dinero de los impuestos apartado desde el día que entra. Y el producto: una previsión de caja de las cuatro semanas siguientes, escrita hoy, con lo que ya sabes que entra y lo que ya sabes que sale.

En el caso ficticio, el mes deja $12,200 en el cajero y al cierre de la primera semana quedan $500. ¿Qué afirmación es correcta?

En el caso ficticio del ejercicio, el mes trae 40 servicios facturados a $850. De ellos, 32 se cobran contra entrega y 8 se van a crédito a 30 días. Del mes anterior se cobran 6 servicios. ¿Cuánto dinero entró al cajero en el mes? Da la cifra en pesos.

En el caso ficticio del ejercicio, el mes trae $32,300 de cobros y $20,100 de salidas. ¿Cuál es el saldo del mes? Da la cifra en pesos.

En el caso ficticio del ejercicio, el mes deja $12,200 en el cajero. Si cinco clientes del mes anterior se atrasan y no pagan, cada uno con un servicio de $850, ¿qué saldo queda en el cajero al cierre del mes? Da la cifra en pesos.

En el caso del ejercicio, un anticipo que el cliente paga por un trabajo que todavía no se entrega es dinero del negocio, pero no es resultado del mes hasta que se entrega el trabajo.

Une cada movimiento con la caja en la que va. Todos los casos son del taller ficticio del ejercicio.

Ordena los pasos para hacer la previsión de caja de las cuatro semanas siguientes. El orden importa.

Compromisos

Cobros

Entradas y salidas

Semana apretada

En el mes del ejercicio, lo fue $32,300, lo que salió fueron $20,100 y el del mes quedó en $12,200, que es lo que quedó en el cajero al cerrar el mes.

Es viernes, es el día que se paga la renta y en el cajero no hay suficiente. Ordena los pasos.

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Un asistente escribió estas cinco notas. Marca las que no se sostienen.

Tener el dinero del negocio y el personal en cuentas distintas permite saber cuánto tiene el taller.
Un anticipo por un trabajo no entregado es resultado del mes.
El saldo más bajo de la semana es el número que hay que vigilar en una previsión de caja.
La renta se puede posponer si el mes viene flojo.
El dinero que se aparta para impuestos no está disponible para el gasto del mes.

Identifica la linea con error.

Producto de la lección. Escribe tu previsión de caja de las cuatro semanas siguientes en una hoja: cuatro columnas (semana, entradas, salidas, saldo), las salidas fijas con su fecha primero, los cobros que ya sabes que entran después, y la semana más apretada marcada con un círculo. Con la hoja llena, responde en una línea qué compromiso del mes te preocupa más. Ese es el entregable de esta lección.

Pista

No hace falta que los números sean exactos. Sirve más una previsión con números aproximados y escrita hoy que una previsión exacta que nunca escribes. Y si no sabes cuánto entra cada semana, pon la fecha en que te han dicho que pagan.

Memoria: concepto y definición corta

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Por qué separar el dinero del negocio del dinero personal?

Para saber cuánto tiene el negocio de verdad, para no tocar lo del taller al pagar lo de tu casa, y para poder planear.

¿Facturado y cobrado son lo mismo?

No. Facturado es lo que emitiste; cobrado es lo que llegó a la caja. La diferencia es dinero en la calle.

¿Qué número se vigila en una previsión de caja?

El saldo más bajo de la semana, no el total del mes.

¿Un anticipo es resultado del mes?

No. Es dinero del negocio, pero de un trabajo que todavía no se entrega; se aparta desde el día que entra.

¿Qué son los compromisos del mes?

Las salidas con fecha fija: renta, servicios del local, publicidad y el dinero de impuestos y obligaciones.

¿Cuánto es un colchón razonable para empezar?

Dos meses de costos fijos: en el caso del ejercicio, $16,200. Es una referencia, no una regla universal.

Segunda pregunta del producto: escribe a mano lo que te deben a ti, con nombre, monto y fecha de cada cobro. Si esa lista tiene más de una línea con más de treinta días, tu cartera tiene un problema de cobranza, no de precio. Escribe en una línea a quién vas a escribirle mañana.

Pista

Si no llevas registro de cobros, empieza por lo que te deben: aunque sea de memoria. La lista es el punto de partida y no hace falta que esté completa para ser útil.

Fuentes y para saber más

Esta lección usa un caso ficticio y cifras de práctica: los precios, los costos y los saldos del ejercicio son inventados y no son promedios de ningún mercado, así que no sirven como referencia. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (gob.mx/sat) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; cuánto se aparta para impuestos y obligaciones, y cuándo se pagan, es materia de tu contador y de las reglas vigentes: esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado. Para precios, la herramienta pública es el comparador de precios de la Procuraduría Federal del Consumidor (gob.mx/profeco), y la fuente más útil de tu taller es tu propio registro de cobros.

SAT: actividades económicas, obligaciones y calendario de pago
Consulta con tu contador cómo se clasifica tu actividad, qué obligaciones aplican y en qué fechas se pagan.

PROFECO: comparador de precios al consumidor
Revisa los precios de tu zona antes de negociar un cobro y anota la fecha de la consulta.

Para dominar este tema

Para dominar este tema tienes que poder hacer tres cosas sin consultar nada. Una: decir cuánto dinero tiene hoy el negocio, separado del tuyo, y qué decisiones has tomado para que siga así. Dos: presentar una previsión de cuatro semanas con la semana más apretada marcada y decir qué compromiso de esa semana te preocupa. Tres: medir qué le pasa al mes si un cliente se atrasa, en pesos y no en adjetivos. Con esto ya tienes las cuatro piezas del área: entender la rentabilidad, costear, fijar el precio y saber cuándo llega el dinero. Lo que sigue es bajar esto a tu negocio real y dejarlo escrito.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.