Capacidad máxima: hasta dónde puedes crecer sin romper la calidad

Qué vas a poder hacer al terminar

Casi ningún negocio pequeño se cae porque le falte trabajo. Se cae porque aceptó más trabajo del que podía entregar bien, y un día la calidad bajó y con ella la confianza de los clientes. Crecer sin medir ese límite es agrandar el hoyo del que te sostienes: se ve más grande, pero se hunde más. Esta lección construye tres cosas: el tope de horas que tú puedes trabajar, el tope de espacio e insumos que el local aguanta, y la lista de lo que se rompe cuando el negocio pasa de ese número. El caso es ficticio: Marisol y su taller no existen, y todas sus cifras son de práctica.

La pregunta que responde esta lección ¿Cuántos servicios más puede atender tu negocio en un mes sin que la calidad baje? Si la respuesta te sale con decimales, todavía no la tienes. La respuesta es un número entero, y por encima de él hay una lista de cosas que empiezan a romperse.

1. El tope no es una meta: es un límite

El tope de capacidad es la mayor cantidad de trabajo que el negocio puede hacer bien, sin saltarse ni uno de sus tres límites: tus horas, el espacio del local y los insumos que necesitas para trabajar. No es un deseo ni una meta de ventas: es una cuenta. Y la cuenta tiene un orden: se calculan los tres topes por separado y el tope real es el más bajo de los tres.

El orden importa. Si primero te preguntas por las ventas y luego por los números, el número se acomoda a tu entusiasmo. Si primero mides y luego decides, el número manda. Por eso el primer trabajo de esta lección no es una venta: es un inventario de lo que tienes.

Tabla de cuatro columnas con los tres topes del taller del caso ficticio y su resultado: tiempo con 61 servicios medido con horas de banco, espacio con 44 servicios medido con bancos por días de taller, e insumos con 45 servicios medido con dinero de refacciones; la última fila dice que el tope real — Los tres topes se calculan por separado. El tope real es el más bajo, porque un tope que no se puede rebasar no sirve de nada.

El tope de tiempo: cuántas horas de trabajo de banco das en un mes, menos las horas que ya ocupa el trabajo de hoy, dividido entre las horas que toma cada servicio.
El tope de espacio: cuántos lugares de trabajo tiene el local, por cuántos días, dividido entre los días que cada trabajo los ocupa.
El tope de insumos: cuánto dinero separas para refacciones en el mes, dividido entre lo que gasta cada servicio.
El tope real: el más bajo de los tres. Es el número que de verdad limita y, por lo general, no es el que se te ocurre primero.

La regla de los tres Cuando tres topes salen distintos, gana el más bajo. No porque los otros dos no importen, sino porque un tope que no se puede rebasar no sirve: no puedes atender 61 servicios en un local que sólo cabe 44.

2. El tope de tiempo: las horas de un mes

El tope de tiempo se arma en tres restas y una división. Primero, las horas que puedes trabajar dentro del local en un mes. Segundo, las horas que no son servicio, que se van en cotizaciones, llamadas y compras. Tercero, las horas que ocupa el trabajo que ya tienes. Lo que sobra, dividido entre las horas de cada servicio, es el número de servicios que todavía caben.

Cascada de seis peldaños con las cuentas del tope de tiempo del caso ficticio: 176 horas de taller en el mes, menos 22 horas de cotizaciones y llamadas, 154 horas de trabajo en banco, menos 100 horas que ocupa el trabajo de hoy, 54 horas que todavía quedan y 21 servicios que caben de más. — Cuando el número no sale exacto, el tope se redondea hacia abajo: ese servicio de más se paga con horas de más.

En el caso ficticio de Marisol, el local está abierto 22 días al mes con 8 horas de jornada: son 176 horas. Una hora al día se va en cotizaciones, llamadas y compras, o sea 22 horas. Quedan 154 horas de trabajo en banco. Hoy atiende 40 servicios y cada uno le ocupa 2.5 horas, contando el traslado, el diagnóstico y la entrega: son 100 horas. Sobran 54 horas, que alcanzan para 21 servicios más. El tope por tiempo es 61 servicios al mes.

Las cuentas del tope de tiempo del caso ficticio. Cifras de práctica.
Paso	Cuenta	Resultado
Horas de taller en el mes	22 días por 8 horas de jornada	176 horas
Menos administración y cotizaciones	1 hora al día por 22 días	154 horas de banco
Menos el trabajo de hoy	40 servicios por 2.5 horas	54 horas libres
Servicios que caben de más	54 horas divididas entre 2.5 horas	21 servicios
Tope por tiempo	40 servicios de hoy más 21	61 servicios al mes

Cuando el número no sale exacto, baja Las 54 horas libres divididas entre 2.5 horas dan 21.6. El tope se redondea hacia abajo: son 21 servicios, no 22. Un servicio más se ve como un detalle, pero ese servicio es el que hace que el último trabajo del mes salga a las nueve de la noche.

3. El tope de espacio y el tope de insumos

El tope de espacio cuenta los lugares de trabajo del local y los días que cada trabajo los ocupa. En el caso ficticio, el taller de Marisol tiene 2 bancos y trabaja 22 días al mes: 44 bancos-día. La mitad de los servicios se entrega el mismo día y ocupa medio banco; la otra mitad espera una refacción o el retiro del equipo y ocupa el banco completo. En promedio, un servicio ocupa un banco durante un día. Tope por espacio: 44 servicios al mes.

El tope de insumos cuenta el dinero. En el caso ficticio, Marisol separa $18,000 al mes para comprar refacciones y cada servicio consume en promedio $400: son 45 servicios. Aquí está la trampa de los números: 45 se ve más grande que 44, pero el tope real no toma el más grande, toma el más bajo. El tope del negocio del caso es 44 servicios al mes.

Por qué el espacio fue el que mandó Marisol tenía 21 servicios de holgura en tiempo y 5 en dinero, y sólo 4 en espacio. El local es el primero que dice que no. Si hubiera calculado sólo las horas, habría prometido entregas que no iban a caber en el pasillo.

4. Qué se rompe cuando se pasa del tope

Pasarse de un tope no se avisa con una alarma: se avisa con una falla concreta, y cada tope tiene la suya. El orden importa, porque el espacio se rompe antes que el tiempo y se rompe sin ruido. Por eso conviene escribir la lista de fallas junto al número: cuando empiece a ocurrir la primera, ya sabes que vas de más.

Tabla de tres columnas con lo que se rompe al pasar cada tope del taller del caso ficticio: al pasar el tope de tiempo se rompe la calidad con trabajos a medias y garantías, al pasar el tope de espacio se rompe el local con equipos apilados en el pasillo, y al pasar el tope de insumos se rompe la ca — El espacio se rompe antes que el tiempo, y se rompe sin que nadie lo note hasta que ya está roto.

El orden importa también para la solución. Si lo que se rompió fue la caja, la salida es bajar el gasto fijo. Si lo que se rompió fue el espacio, la salida es espacio: más bancos, más local o menos trabajos a la vez. Si lo que se rompió fue la calidad, la salida es bajar el ritmo, y eso significa decir que no a trabajos, que es la decisión más difícil de las tres.

5. Ejemplo resuelto 1: el mes en que Marisol dijo que sí a todo

Ejemplo resuelto 1: del mes corriente al tope, paso a paso

Marisol abre la nota del celular donde anota los servicios del mes y cuenta 40. No estima: cuenta. Sabe que el local abre 22 días con 8 horas de jornada y que una hora al día se va en cotizaciones y llamadas. Con eso tiene los dos primeros números del tope de tiempo: 176 horas de local y 22 horas de administración.
Cada servicio le ocupa 2.5 horas, incluido el traslado y la entrega, y son 40 servicios: 100 horas. A las 154 horas de banco le quedan 54. Ahí aparece la primera sorpresa: le sobran horas.
54 horas divididas entre 2.5 horas son 21.6 servicios. Marisol anota 21, no 22, y escribe al lado por qué: el tope por tiempo es 61 servicios al mes.
El local tiene 2 bancos y 22 días: 44 bancos-día, y cada trabajo ocupa un banco un día en promedio, o sea un tope de 44 servicios. Y separó $18,000 para refacciones, con $400 por servicio: un tope de 45 servicios.
El tope real del negocio es 44 servicios al mes. Lo escribe en una hoja pegada junto al banco, con la lista de lo que se rompe: el pasillo se llena, se pierde tiempo buscando refacciones y la calidad baja.
La pregunta deja de ser cuántos servicios quiero vender y pasa a ser cuántos servicios puedo entregar bien. Con 40 servicios hoy, la respuesta del ejercicio es 4 más, no 21.

6. Ejemplo resuelto 2: el mes que pasó del tope

Ejemplo resuelto 2: qué se rompe cuando se pasa del tope

En un mes de diciembre, con la demanda del año encima, Marisol acepta 52 servicios: ocho por encima de su tope de 44. La cuenta de las horas dice que cabe (61 servicios), así que acepta. La cuenta del dinero no la revisó esa semana, y esa fue la parte que salió mal.
En la segunda semana hay siete equipos esperando en el local: dos en los bancos y cinco en el pasillo. Para encontrar la refacción de un refrigerador, Marisol tiene que apartar tres equipos. Cada búsqueda le roba veinte minutos.
A fin de mes había gastado los $18,000 de refacciones en la mitad del mes. Tuvo que comprar de urgencia, y en el caso del ejercicio la compra de urgencia salió más cara: el mismo trabajo dejó menos margen.
Los últimos trabajos salieron con prisa. Uno se entregó sin prueba de funcionamiento y volvió a la semana siguiente. La garantía que ella misma ofrece se activó dos veces, y el tiempo que se va en regresar a un servicio ya no alcanza.
Después de ese mes, Marisol escribió en su hoja una cuarta pregunta que antes no tenía: cuántos equipos van a estar esperando al mismo tiempo. Y cambió su manera de prometer: hoy cotiza con fecha de entrega, no sólo con precio.

7. Lo que te llevas

Tres números y una hoja. El primer número: las horas de banco de un mes, menos las horas que ya ocupa tu trabajo. El segundo: los lugares de trabajo de tu local por los días que trabajas, sobre los días que ocupa cada trabajo. El tercero: el dinero de refacciones que separas, dividido entre lo que gasta cada servicio. Y la hoja: el menor de los tres, con la lista de lo que se rompe. Tu tope no se calcula una vez: se recalcula cuando cambia el local, el equipo o la mezcla de trabajos.

En el caso ficticio, Marisol tiene 154 horas de trabajo en banco al mes, 2 bancos durante 22 días, $18,000 para refacciones, y cada servicio ocupa 2.5 horas, $400 en refacciones y un día de banco. ¿Cuál es el tope real del negocio?

En el caso ficticio del ejercicio, el tope por tiempo de Marisol es de 61 servicios al mes, el tope por espacio es de 44 y el tope por insumos es de 45. ¿Cuántos servicios puede atender todavía, por encima de los 40 que atiende hoy, sin pasar del tope real?

servicios al mes

Pasar del tope de tiempo de un negocio no se nota en el dinero del mes: se nota en la calidad del trabajo y en las garantías que se activan.

Une cada tope con la cuenta que lo mide.

Cada cuenta sirve para medir un tipo de límite. Clasifica cada una.

Tiempo

Espacio

Insumos

El tope real del negocio es el de los tres topes calculados, y en el caso ficticio del ejercicio el que se rompe primero es el de .

Ordena los pasos para calcular el tope real del negocio, de arriba hacia abajo.

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Un asistente escribió estas cinco notas en la libreta del taller. Marca las que no se sostienen.

El tope real del negocio es el más bajo de los tres topes: tiempo, espacio e insumos.
Las horas libres se obtienen restando al total de horas del mes las horas que ocupa el trabajo de hoy.
Cuando el número de servicios no sale exacto, se redondea hacia arriba, porque un servicio siempre se puede hacer más rápido.
Pasar del tope de espacio se paga con más renta del local.
El tope de insumos se mide con el dinero para refacciones dividido entre lo que gasta cada servicio.

Identifica la linea con error.

Producto de la lección. Toma tu negocio y escribe en una hoja tres cuentas: las horas de trabajo en banco que puedes dar en un mes, los lugares de trabajo de tu local por los días que trabajas, y el dinero que separas para los insumos de cada trabajo. Con esos tres números calcula los tres topes y quédate con el más bajo. Escríbelo con la fecha de hoy. Al final escribe una sola línea: cuántos trabajos más puedes aceptar al mes sin bajar la calidad. Si no sabes alguno de los tres números, escribe que no lo sabes y ponlo como la primera tarea de la semana: un tope que se estima no es un tope.

Pista

Sirve más un número honesto de hace dos semanas que un número exacto que nunca escribes. Empieza por el más fácil: cuenta tus días de trabajo y tus horas de jornada.

Memoria: los tres topes y sus cuentas

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Qué es el tope de capacidad?

La mayor cantidad de trabajo que el negocio puede hacer bien, sin pasarse de sus tres límites: tus horas, el espacio del local y los insumos.

¿Por qué el tope real es el más bajo de los tres?

Porque un tope que no se puede rebasar no sirve de nada: no puedes atender 61 servicios en un local que sólo cabe 44.

¿Cómo se mide el tope de tiempo?

Horas de trabajo en banco menos las horas que ya ocupa el trabajo de hoy, dividido entre las horas que toma cada servicio.

¿Qué pasa si el número no sale exacto?

Se redondea hacia abajo. El servicio de más se paga con horas de más y con calidad de menos.

¿Hay que recalcular el tope?

Sí: cuando cambia el local, el equipo o la mezcla de trabajos. Un tope viejo es una suposición vieja.

Segunda pregunta del producto: mira los tres topes que calculaste y escoge el que más te aprieta. Escribe qué harías distinto si ese tope bajara un diez por ciento: ¿qué trabajo dejas de aceptar, qué hora dejas de trabajar o qué insumo dejas de comprar? Esa es la primera decisión que sale de esta lección.

Pista

Piensa en el servicio que te quita más horas por peso de material: suele ser el que más aprieta el tope de insumos.

Fuentes y para saber más

Esta lección usa un caso ficticio: Marisol y su taller no existen, y todas las cifras son de práctica, para que puedas rehacer la cuenta con tus propios números. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial es el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la ley federal vigente en la fecha de publicación; esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

SAT: obligaciones vigentes y comprobantes de los servicios que prestas
Consulta las obligaciones que apliquen a tu forma de trabajo y anota la fecha de la página.

PROFECO: información de precios de refacciones y de proveedores
Consulta las herramientas de comparación de precios antes de comprar equipo o refacciones.

Para dominar este tema

Ahora sabes calcular tres topes y tomar el más bajo, y sabes decir qué se rompe cuando el negocio los pasa. Eso cambia la manera de crecer: no se trata de vender más, sino de saber cuántos trabajos caben bien y qué hay que cambiar antes de pasarse. El entregable de esta lección es una hoja con tres cuentas, un número y una fecha. Escríbela hoy con tus cifras: si el número te sorprende, mejor que te sorprenda ahora y no en el mes en que el pasillo se llenó y la calidad bajó.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.