Inventario, caducidades y merma: lo que se pierde sin que nadie lo vea

Qué vas a poder hacer al terminar

En una tienda de barrio, la parte del resultado que se pierde no aparece en ningún papel: caduca en el anaquel, se rompe en el traslado, se devuelve y se cobra mal. Si eso no se mide, no es una pérdida, es un hueco del que nadie sabe nada. Esta lección te da tres cosas: el control por ubicación, la regla de salida por caducidad y la forma de costear la merma del mes para saber por dónde se está yendo.

La pregunta que responde esta lección Si mañana abres tu tienda y alguien te pregunta qué hay en el anaquel, en la vitrina y en el congelador, qué producto está por vencer y cuánto dinero se perdió el mes pasado, ¿puedes responder con números escritos? Con lo que vas a ver aquí, las tres respuestas salen de dos hojas: el control y la merma.

El caso de esta lección es ficticio: Rosa, su «Abarrotes Rosa», sus productos y sus cifras no existen. Los números sirven para aprender a llevar el control de un anaquel y a costear una pérdida, no para afirmar cómo pierde dinero una tienda de barrio.

1. El control por ubicación

El control del anaquel no es un inventario perfecto: es saber, en un momento dado, qué hay en cada lugar de la tienda y cuánto de eso todavía se puede vender. En «Abarrotes Rosa» hay cuatro lugares y cada uno tiene su ritmo: el anaquel de abarrotes, la vitrina de refrigerados, el estante de limpieza y el congelador.

El conteo se hace por lugar y no por producto: si el aceite está en el anaquel y en el congelador, son dos números distintos que van en dos renglones.
Cada lugar tiene su frecuencia. La vitrina y el congelador se revisan todos los días, antes de abrir; el anaquel y el estante, una vez por semana; la tienda entera, una vez al mes.
Lo que se anota es poco y exacto: cuántas unidades quedan de cada referencia y en qué lugar están. Si no está escrito, no se puede comparar con el mes anterior.
El conteo se coteja con lo que dice la caja. Si el papel dice veinte litros de leche y el anaquel tiene dieciséis, hay cuatro que se vendieron sin anotar o que se fueron sin cobrar, y esa diferencia hay que buscarla.

Tabla de cuatro columnas con lo que hay en cada lugar de la tienda: el anaquel de abarrotes con 158 referencias, la vitrina de refrigerados con 24, el estante de limpieza con 18 y el congelador con 3, que suman 203, con cada cuándo se revisa cada lugar. — El total son las 203 referencias que quedaron después de la limpieza del mes pasado. Contar por ubicación es lo que permite comparar un mes con otro.

La cuenta que se escribe Una referencia, un lugar, un número. Cuando comparas la semana pasada con la de hoy, cada diferencia tiene que tener un nombre: venta, devolución, rotura o caducidad. Un número que cambia sin explicación es el comienzo de una merma que nadie va a poder explicar después.

2. Las caducidades: lo que vence primero sale primero

Los productos que traen fecha se ordenan con una regla que ya usas en la casa: lo que vence antes, sale primero. Y lo que sale primero se ofrece primero. En una tienda, esa regla sola evita buena parte de la merma por caducidad, porque lo que está por vencer se ve y se ofrece, en vez de quedarse en el fondo del anaquel hasta que ya no sirve.

Flujo de cinco pasos: revisar las fechas de caducidad una por una, poner al frente lo que vence antes, ofrecer primero lo que está por vencer, apartar del anaquel lo que ya venció y anotar cada salida en la hoja de merma. — La regla se cumple en el momento de reponer, no al final del mes: al final del mes ya se perdió.

La revisión de fechas es una tarea con hora: al abrir, no cuando ya sobró. Revisar las fechas después de que la gente ya compró es tarde.
Lo que vence antes va al frente del anaquel. Si lo escondes en un estante aparte, nadie lo ve y se convierte en pérdida segura.
Lo que ya venció sale del anaquel y pasa a la hoja de merma, con su motivo. No se queda ahí esperando a que alguien lo tire.
Se ofrece antes lo que está por vencer. Es una atención, no una liquidación: el cliente se lleva lo que necesita y la tienda no pierde.

La fecha no se negocia Un producto que ya pasó su fecha no se vende porque el cliente no lo haya notado. Además hay que distinguir entre la fecha de caducidad y la fecha de mejor consumo, porque no son lo mismo: si la etiqueta dice cuál de las dos trae, esa es la que manda, y si no está claro, no se deduce, se consulta. Qué se hace con lo caducado es una decisión del negocio, pero esa decisión se aplica después de retirar el producto, nunca antes.

3. La merma que no se ve

La merma es todo lo que sale del anaquel y no entra dinero: lo que venció, lo que se rompió, lo que el cliente devolvió y lo que se cobró mal. El problema de la merma es que no aparece en el estado de cuenta del mes. Si no se mide, no es una pérdida: es un hueco del que nadie sabe nada.

Los cuatro orígenes de la merma del mes. Caso ficticio del ejercicio.
Tipo de pérdida	Unidades	Costo real por unidad	Costo del mes
Caducidad	18	$28.00	$504.00
Roto o derramado	9	$28.00	$252.00
Devuelto por el cliente	6	$28.00	$168.00
Error de caja o de cambio	4	$28.00	$112.00
Total del mes	37	—	$1,036.00

Tabla de cuatro columnas con la merma del mes: dieciocho unidades por caducidad con 504 pesos, nueve rotas o derramadas con 252, seis devueltas por el cliente con 168 y cuatro por error de caja con 112, que suman 37 unidades y 1,036 pesos. — Todo es el mismo producto a propósito: así se ve que la merma grande no viene del cliente, viene del anaquel.

Cada salida se anota el mismo día y con su motivo. Una merma sin motivo escrito no se puede corregir: sólo se repite.
La merma se mide con el costo real, no con el precio de compra. El costo real es el mismo de la hoja de costos: ya trae dentro la merma, el empaque y la pérdida.
La merma se mide por producto y no sólo por total. El total te dice que se perdió; el producto te dice por dónde.
Lo que se repite tres meses seguidos ya no es un accidente: es una forma de trabajar que hay que cambiar.

Lo que esta lección no habilita Hay trabajo que exige más que leer una lección. El manejo de productos refrigerados, de productos de limpieza y de productos inflamables tiene reglas propias, y quien los maneja necesita la preparación y las condiciones que esas reglas exigen. Lo que aquí se explica es cómo llevar el control del anaquel y de las fechas, no cómo se manejan ni cómo se almacenan esos productos. Para eso hay que consultar la normatividad vigente y trabajar con personal capacitado.

4. Ejemplos resueltos

Ejemplo resuelto 1: el control de la tienda y las fechas

Rosa quiere saber dos cosas: qué hay en la tienda y qué está por vencer. Escribe las dos preguntas en la primera hoja, porque una sola pregunta no alcanza para el control del mes.
En el caso ficticio del ejercicio, Rosa cuenta por ubicación y no por producto: 158 referencias en el anaquel de abarrotes, 24 en la vitrina de refrigerados, 18 en el estante de limpieza y 3 en el congelador. Son 203 en total, que son las que quedaron en la tienda después de la limpieza del mes pasado.
Rosa revisa las fechas de arriba hacia abajo. En el anaquel encuentra 19 referencias de aceite que vencen dentro de las dos semanas. En la vitrina y en el congelador anota las fechas por separado, en la hoja de la vitrina, porque esos productos se revisan todos los días y no pueden esperar al cierre del mes.
Lo que vence antes va al frente: Rosa acomoda esas 19 referencias de aceite en la repisa de la entrada, donde se ven. Y escribe cada una con su fecha en la hoja de merma, con el motivo escrito de antemano: caducidad.
Al final del mes, 18 de las 19 referencias no llegaron a venderse: una sola salió a tiempo. En el caso ficticio del ejercicio, el costo real de $28.00 por litro, que es el mismo de la hoja de costos de la lección anterior, convierte la caducidad del mes en $504.00.
El control por ubicación y la revisión de fechas son el mismo trabajo, y los dos se hacen con una hoja, no con la memoria. La herramienta T14, Control básico de inventario, es donde queda el conteo por ubicación y la lista de lo que está por vencer. Y la hoja de merma, con su costo real, se arma en la T04, Hoja de costos.

Ejemplo resuelto 2: la merma del mes, medida y costeada

Al cierre del mes, Rosa se hace la única pregunta que importa: ¿cuánto dinero salió de la tienda sin que entrara nada a cambio? La respuesta no está en la caja ni en el anaquel: está en la hoja de merma.
En el caso ficticio del ejercicio, la hoja de merma del mes trae cuatro líneas: 18 unidades por caducidad, 9 rotas o derramadas, 6 devueltas por el cliente y 4 por error de caja o de cambio. En total, 37 unidades que salieron de la tienda.
Cada una de esas 37 unidades se multiplica por el costo real de $28.00, el mismo de la hoja de costos, con la merma, el empaque y la pérdida ya dentro: 37 por $28.00 son $1,036.00. Con el precio de compra el número saldría más bajo y la merma quedaría subestimada.
El número grande de la hoja es la caducidad: 18 de 37 unidades, casi la mitad. Eso dice que el problema no está en el cliente, que sólo devolvió 6, ni en el mostrador: está en el anaquel y en el pedido. La merma del aceite no se fabricó en la caja, se fabricó antes, en la compra y en el acomodo.
Rosa escribe tres acciones y les pone fecha. Una: revisar las fechas del anaquel todos los días al abrir, no una vez a la semana. Dos: poner al frente lo que vence antes, cada vez que se repone. Tres: revisar el pedido de aceite, porque si se pide mucho más de lo que rota, la merma se fabrica desde la compra. La herramienta T18, Plan de mejora, es donde esas tres acciones quedan con fecha y responsable.
Al mes siguiente, la hoja de merma trae menos líneas de caducidad y más líneas de venta. Ese es el resultado que importa: no es que la tienda gane más, es que el mismo aceite deja de perderse. Cuando la hoja ya trae el número de la merma, la mejora deja de ser una impresión y pasa a ser un dato.

5. Lo que te llevas

Tres decisiones y un producto. La primera: el control se hace por ubicación y cada lugar tiene su frecuencia. La segunda: la regla de salida es una sola, lo que vence primero sale primero, y se aplica al abrir, no al cierre del mes. La tercera: la merma se mide por tipo y con el costo real, y lo que se repite tres meses ya no es un accidente. Y el producto: tu hoja de merma del mes, con cada salida, su motivo y su costo.

Para que el control no viva en la cabeza, la herramienta T14, Control básico de inventario, es donde queda el conteo por ubicación y la lista de lo que está por vencer. La merma, con su costo real, se arma en la T04, Hoja de costos. Y cuando ya sabes por dónde se está yendo, la T18, Plan de mejora, convierte el hallazgo en dos acciones con fecha y responsable. Esta lección no explica cómo funcionan esas herramientas; sólo te dice cuál necesitas y cuándo.

Rosa encontró 19 litros de aceite en el anaquel que vencen dentro de dos semanas. ¿Qué hace primero?

En el caso ficticio del ejercicio, la merma del mes fue de 37 unidades de aceite y el costo real de cada unidad es $28.00. ¿Cuánto costó la merma del mes?

En el caso ficticio del ejercicio, de las 37 unidades perdidas en el mes, 18 fueron por caducidad. ¿Qué porcentaje de la merma del mes fue por caducidad? Redondea al entero más cercano.

Un producto que ya pasó su fecha de caducidad puede seguir vendiéndose mientras nadie lo reclame, y conviene retirarlo del anaquel sólo cuando ya no quede nada que vender.

Une cada tipo de pérdida con lo que es.

Coloca cada acción en el momento del día en que ocurre.

Al abrir

Durante el día

Al cierre del mes

Ordena los pasos para cerrar el mes con la merma contada.

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Un ayudante dejó estas notas del cierre de mes. Marca las que no se sostienen.

La merma del mes se calcula con el costo real de cada unidad perdida y no con el precio de compra.
Lo que ya pasó su fecha puede quedarse en el anaquel mientras nadie lo reclame.
La fecha manda sobre la venta: un producto vencido no se vende aunque el cliente no lo note.
La merma se mide por producto, porque el total del mes no dice por dónde se está perdiendo.
Una salida sin motivo escrito no se puede corregir al mes siguiente.

Identifica la linea con error.

La hoja de merma del mes registra cada salida con su , y el dinero que se perdió se calcula con el real de cada unidad, no con el precio de compra.

Producto de la lección. Haz el control de una semana de tu tienda o de un negocio al que tengas acceso. Escribe una hoja con cuatro columnas: ubicación, referencias que hay, cuántas unidades quedan y qué vence primero. Al final de la semana, anota en otra hoja cada salida con su motivo: caducidad, rotura, devolución o error de caja. Si no sabes el motivo de una salida, esa es la que hay que investigar primero.

Pista

Un control a medias con una nota al margen vale más que una hoja perfecta que nunca se llena. Lo que importa es que cada salida termine con un motivo escrito.

Memoria: el control y la merma

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Cada cuánto se revisa la vitrina?

Todos los días, antes de abrir. Ahí las fechas se vencen más rápido que en el anaquel.

¿Qué se hace con lo que ya venció?

Sale del anaquel y se anota en la hoja de merma con su motivo. No se queda ahí esperando.

¿Por qué lo que vence antes va al frente?

Porque lo que vence primero tiene que salir primero, y al fondo del anaquel nunca sale.

¿Con qué costo se mide la merma?

Con el costo real de cada unidad, el mismo de la hoja de costos: con la merma, el empaque y la pérdida ya dentro.

¿Qué hace la hoja de merma?

Convertir cada pérdida en un número y en un motivo, para que el mes siguiente se pueda corregir en lugar de repetirlo.

Segunda pregunta del producto: elige el producto con más salidas de merma en tu hoja y calcula cuánto te cuesta al mes, con el costo real y no con el precio de compra. Después escribe dos acciones con fecha y responsable: una para el control y otra para el pedido o el acomodo. La herramienta T14, Control básico de inventario, es donde queda el conteo por ubicación y lo que está por vencer; la T04, Hoja de costos, es donde se arma el costo de la merma; y la T18, Plan de mejora, es donde esas dos acciones se vuelven un plan con responsable.

Pista

No intentes corregir veinte productos el mismo día. Escoge el que más merma tuvo y arregla ese, con dos acciones y dos fechas.

Fuentes y para saber más

Esta lección usa un caso ficticio: Rosa, «Abarrotes Rosa», sus productos y sus cifras no existen, y el conteo, las fechas y la merma del ejercicio son cifras de práctica para aprender a llevar el control de un anaquel y a costear una pérdida, no datos de ninguna tienda real. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial vigente es el Servicio de Administración Tributaria, y para lo de consumo la PROFECO. Esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta la información de precios antes de fijar los tuyos y anota la fecha de la página.

SAT: obligaciones y comprobantes fiscales
Revisa qué obligaciones aplican a tu forma de trabajo antes de emitir comprobantes.

Para dominar este tema

Ahora sabes tres cosas: qué hay en cada lugar de la tienda y cada cuándo se revisa, qué sale primero del anaquel, y cuánto costó la merma del mes. Lo que falta es la hoja: tu control por ubicación y tu hoja de merma, con cada salida, su motivo y su costo. Haz el control de una semana, aunque sea de un solo anaquel, y anótalo todo. Cuando esas dos hojas existan, vas a saber en números por dónde se te estaba yendo el trabajo, y la próxima decisión del mes se va a tomar con un dato y no con una impresión.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.