El surtido que rota: saber qué sostiene la tienda y qué sólo se ve

Qué vas a poder hacer al terminar

Una tienda de barrio no sobrevive de lo que más vende. Sobrevive de tener lo que la gente da por hecho, en el momento que lo necesita y al precio que espera. El error típico de quien lleva una tiendita es llenar el anaquel de todo lo que se puede comprar, en vez de preguntarle a cada referencia qué está haciendo ahí. Esta lección te da tres decisiones concretas: cómo se cuenta el surtido, en qué tres grupos se separa y qué se quita del anaquel.

La pregunta que responde esta lección Si mañana abres tu tienda y miras el anaquel lleno, ¿puedes señalar qué referencias sostienen la caja, cuáles están detenidas y cuáles están sólo de adorno, y decir en voz alta cuáles vas a retirar? Con lo que vas a ver aquí, esa revisión toma una tarde y no un mes.

El caso de esta lección es ficticio: Rosa y su «Abarrotes Rosa» no existen. Todas las cifras del ejercicio sirven para aprender a hacer cuentas con tu propia tienda, no para afirmar cómo funciona el comercio de barrio.

1. El conteo de treinta días

Para saber qué rota necesitas un periodo, y el periodo más corto que sirve en una tienda de barrio es un mes. Treinta días alcanzan para ver qué se repone, porque en treinta días un producto que se vende vuelve a entrar al anaquel. Con ese conteo, Rosa tiene los tres números que necesita: qué se vendió, qué se repuso y qué no se movió.

Ventas: el cuaderno de la caja o el reporte de los treinta días. Sirve para saber qué referencias salieron.
Reposición: lo que entró al anaquel en esos treinta días. Sirve para saber qué se volvió a poner.
Inventario del anaquel: el conteo físico, referencia por referencia. Sin este paso, los otros dos son suposiciones.
Faltantes: las referencias que se vendieron y no se repusieron. Es la lista más corta y la más rentable.

Tabla de cuatro columnas con el conteo de treinta días de la tienda: el grupo de lo que rota con 118 referencias, el de lo detenido con 67, el de señal con 42 y el total de 227 referencias contadas, con lo que Rosa hace en cada grupo. — Si una referencia no tiene grupo, no está revisada. Empieza por el conteo, aunque sea de un mes y a mano.

La regla de los treinta días Una referencia cuenta como rotada cuando se vendió y se repuso al menos una vez en el mes. Si se vendió pero no se repuso, está detenida. Si no se movió, es señal o sobra: se decide una por una. La regla cabe en una línea y hace que dos personas miren lo mismo.

2. Tres grupos, no un solo surtido

El error de mirar el anaquel como un solo bloque es que todo parece igual de importante. Cuando todo parece igual, no hay decisión que tomar: el anaquel está lleno y punto. Separar en tres grupos convierte una lista larga en tres decisiones distintas, y cada grupo tiene una respuesta diferente.

Los tres grupos del surtido y lo que se hace con cada uno. Caso ficticio del ejercicio.
Grupo	Qué lo define	Qué se hace con él
Rota	Se vendió y se repuso en el mes	Se mantiene y se repone antes de que se agote
Detenida	Se vendió y el anaquel quedó con hueco	Se repone ya, o se retira si no se va a reponer
Señal	No se movió, pero el cliente la da por hecha	Se conserva casi siempre; sólo se retira si perdió su razón

Flujo de cinco pasos: contar treinta días de ventas y reposición, separar el surtido en rota, detenida y señal, revisar grupo por grupo, decidir qué se queda y qué se retira, y reponer primero lo que rota. — El orden importa: sin conteo no hay grupo, y sin grupo no hay decisión. Reponer antes de revisar es volver a llenar el anaquel con lo mismo.

Un anaquel lleno no es un anaquel surtido Cada espacio del anaquel tiene un costo: el dinero que está ahí parado y el lugar donde podría estar algo que sí se vende. La pregunta útil no es «¿tengo suficiente?», sino «¿este espacio está trabajando?». En el caso ficticio del ejercicio, Rosa deja 203 referencias donde tenía 227: menos referencias, pero más espacio para lo que la gente sí busca.

3. Lo que es señal de la tienda

Hay referencias que casi no se mueven y que, aun así, no se pueden quitar. La sal, el aceite, el papel, el jabón de trastes: ninguno es una venta importante y todos son la razón por la que alguien vuelve. A esa lista le llaman la señal de la tienda, y quitarla sin pensar es una forma lenta de cerrar.

Tabla de tres columnas con cinco productos que no rotan pero se quedan en el anaquel: sal de mesa, aceite de soya, papel y servilletas, jabón de trastes y bolsas para basura, con la razón de que se quedan y qué pasa cuando faltan. — La señal de la tienda no se mide por cuánto vende. Se mide por qué se va el cliente cuando no está.

La señal se reconoce por la pregunta: ¿qué hace el cliente si no lo encuentra aquí? Si la respuesta es «se va a otro lado», la referencia se queda.
La señal se distingue del resto porque no depende de la rotación. No es un producto bueno: es un producto que la tienda tiene que tener.
La señal sí se puede dejar de vender, pero con una decisión: cuando la razón por la que se quedaba desaparece. Si la vecina que compraba el único producto raro se mudó, ese producto ya no es señal.
Un grupo de señal bien elegido vale más que veinte referencias que nadie compró en el mes.

Lo que no se puede resolver con el anaquel Lo que se vende y no hay, no se arregla ordenando el anaquel: se arregla reponiendo. Y reponer significa comparar y comprar, no adivinar. Para eso están la herramienta T14, Control básico de inventario, que da el conteo y la lista de faltantes, y la T15, Evaluación de proveedores, que sirve para elegir con quién se repone. Esta lección no explica cómo funcionan esas herramientas: sólo te dice en qué momento las necesitas.

4. Ejemplos resueltos

Ejemplo resuelto 1: el conteo de treinta días de Rosa

Rosa escribe en una hoja qué quería saber de su anaquel. La pregunta es una sola: qué referencias se movieron en el mes y cuáles no. En el caso ficticio del ejercicio, la tienda tiene 227 referencias contadas: 180 en el anaquel de abarrotes, 24 en la vitrina de refrigerados, 20 en el estante de limpieza y 3 en el congelador.
Rosa junta tres papeles: el cuaderno de la caja de los treinta días, las notas de compra y el conteo físico del anaquel. De las 227 referencias, 118 se vendieron y se repusieron al menos una vez. Otras 67 se vendieron, pero no volvieron a reponerse: el anaquel quedó con huecos. Las 42 restantes no se movieron en el mes. La suma da 227: no quedó ninguna referencia sin clasificar.
Rosa revisa las 42 que no se movieron una por una. La mayoría es señal de la tienda: sal, aceite, papel, jabón de trastes. Otras dos ya no tienen razón de estar: una la compraba una sola vecina que se mudó, y la otra Rosa no la ha vuelto a usar en casa. Las retira de la lista de compras y las deja fuera del anaquel.
De las 67 detenidas, Rosa repone 45: se las piden los clientes y se acaban siempre. Las otras 22 salen del anaquel porque no piensa volver a comprarlas: dos llegaron por una clienta que ya no viene, el proveedor dejó de traerlas y el resto cambió de consumo en su casa. Al final quedan 203 referencias en la tienda.
El pedido del mes siguiente se arma con la hoja delante: primero se repone lo que rota, después lo que se quedó con hueco por una vez, y al final lo que es señal. Rosa ya no compra «porque siempre se ha comprado»: cada compra tiene un grupo y una razón escrita. Esa hoja es el entregable de esta lección.

Ejemplo resuelto 2: la referencia que se fue del anaquel

En el conteo del mes, una referencia del estante de limpieza aparece sin moverse desde hace más de un año. Rosa la tiene en el grupo de señal, y en ese grupo la regla era no quitarla: sin embargo, este producto no es limpieza básica del hogar y su cliente era una sola persona.
Antes de retirarla, Rosa hace la pregunta que no se había hecho: ¿quién la compraba? La respuesta aparece en sus notas de los últimos meses: una vecina que compraba una vez al mes y que hace tres meses se mudó. Nadie más la ha pedido.
Rosa la retira del anaquel y del pedido, y anota la fecha. No la tira: la deja apartada un mes por si vuelve a aparecer. En ese mes nadie la pidió, y el espacio del anaquel lo ocuparon dos referencias que sí se movieron.
Quitar del anaquel no es lo mismo que tirar. Es dejar de comprar, devolver el espacio y esperar un mes. Y antes de quitar, preguntar quién compraba: esa pregunta es la que convierte un producto raro en un producto con una historia, o en un producto que ya no tiene cliente de siempre.

5. Lo que te llevas

Tres decisiones y un producto. La primera: el conteo de treinta días es la base, y se hace con tres papeles, no con la memoria. La segunda: el surtido se separa en tres grupos, y cada grupo tiene una decisión distinta. La tercera: la señal de la tienda casi nunca se quita, pero se revisa una por una. Y el producto: tu hoja de surtido, con el grupo y la decisión de cada referencia.

Para que el conteo no se te quede en el papel, la herramienta T14, Control básico de inventario, es el lugar donde queda el conteo y la lista de faltantes. Y lo que salga de la revisión del mes no se queda en la cabeza: la T18, Plan de mejora, convierte un hallazgo del anaquel en una acción con fecha. La T15, Evaluación de proveedores, entra después, cuando ya sabes qué hay que reponer y con quién conviene reponerlo.

Rosa contó 227 referencias. De ellas, 118 rotaron, 67 se vendieron y no se repusieron, y 42 no se movieron en el mes. ¿Qué hace Rosa con las 42 que no se movieron?

En el caso ficticio del ejercicio, Rosa contó 227 referencias en toda la tienda y retiró 22 referencias detenidas y 2 de señal. ¿Cuántas referencias quedaron en la tienda?

referencias

En el caso ficticio del ejercicio, 118 de las 227 referencias contadas rotaron durante el mes. ¿Qué porcentaje del surtido rota? Redondea al entero más cercano.

Una referencia que se vendió y no se repuso se cuenta como detenida, y en ese caso lo correcto es reponerla de inmediato aunque la tienda ya tenga ese producto en otro lado del anaquel.

Une cada grupo del surtido con lo que lo define.

Coloca cada acción en el momento del mes en que ocurre.

Antes de reponer

Al reponer

Al cierre del mes

Ordena los pasos de la revisión de surtido del mes.

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Un ayudante dejó estas notas sobre el anaquel de la tienda. Marca las que no se sostienen.

Una referencia cuenta como rotada cuando se vendió y se repuso al menos una vez en los treinta días del conteo.
Las referencias que no se movieron en el mes deben salir todas del anaquel, porque ocupan espacio y no generan venta.
La señal de la tienda son las referencias que el cliente da por hechas, aunque casi no se vendan.
La hoja de surtido sirve para dejar escrito el grupo y la decisión de cada referencia.
Antes de retirar una referencia que no rota, conviene preguntar quién la compraba.

Identifica la linea con error.

La hoja de surtido separa el anaquel en tres grupos: lo que , lo que está detenido y lo que es señal de la tienda. Una referencia se cuenta como rotada cuando se al menos una vez en los treinta días del conteo.

Producto de la lección. Haz el conteo de treinta días de tu propia tienda o de un negocio de barrio al que tengas acceso. Escribe una lista con tres columnas: referencia, sí se movió o no, y se repuso o no. Después clasifica cada una en rota, detenida o señal, y decide en una línea qué quitas del anaquel. Si no tienes los datos de un mes completo, usa lo que sepas de las últimas dos semanas y márcalo como conteo incompleto.

Pista

Un conteo a medias con una nota al margen vale más que una hoja perfecta que nunca se llena. Lo que importa es que cada referencia termine con un grupo y una decisión.

Memoria: los tres grupos del surtido

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Cuánto tiempo necesita el conteo para ser útil?

Treinta días: es lo que tarda una referencia que se vende en reaparecer en el anaquel.

¿Qué diferencia hay entre detenida y señal?

La detenida se vendió y no se repuso; la señal no se movió, pero el cliente la da por hecha.

¿Por qué no se quita la señal del anaquel?

Porque su ausencia manda al cliente a otro lado, aunque casi no se venda.

¿Qué se escribe en la hoja de surtido?

El grupo y la decisión de cada referencia: se queda, se repone o se retira.

¿Qué preguntas antes de retirar una referencia?

Quién la compraba. A veces la respuesta es que ya no queda nadie.

Segunda pregunta del producto: elige tres referencias de tu anaquel que casi no se mueven y escríbeles en una línea por qué se quedan o por qué salen. Si no puedes escribir la razón, es que la referencia no tiene grupo todavía: vuelve al conteo.

Pista

Empieza por las que te dan más culpa. La duda que aparece al poner por escrito la razón de una referencia, esa duda es la que ordena el anaquel.

Fuentes y para saber más

Esta lección usa un caso ficticio: Rosa y «Abarrotes Rosa» no existen, y los conteos, las cantidades de referencias y los grupos del ejercicio son cifras de práctica para aprender a revisar un anaquel, no datos de ninguna tienda real ni estadísticas del comercio de barrio. Para el contexto fiscal y legal de México, la fuente oficial vigente es el Servicio de Administración Tributaria, y para lo de consumo la PROFECO. Esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta la información de precios antes de fijar los tuyos y anota la fecha de la página.

SAT: obligaciones y comprobantes fiscales
Revisa qué obligaciones aplican a tu forma de trabajo antes de emitir comprobantes.

Para dominar este tema

Ahora sabes tres cosas: cómo se cuenta el surtido, en qué tres grupos se separa y qué se quita del anaquel. Lo que falta es el papel: tu hoja de surtido, con el grupo y la decisión de cada referencia. Haz el conteo de treinta días de un solo anaquel esta semana, aunque sea a mano, y escríbelo. Cuando la hoja vuelva llena, el pedido del mes siguiente se arma con tus números y no con lo que te dijo el proveedor. En una tienda de barrio, esa diferencia se nota en el cajón.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.