La capacidad de una fecha: cuántos pedidos caben

Qué vas a poder hacer al terminar

La sensación de que no das abasto no sirve para tomar decisiones. Lo que sirve es un número: cuántos pedidos caben en una fecha con el equipo que tienes ese día. Cecilia ya había aprendido a costear sus pedidos; lo que le faltaba era saber cuándo decir que no. En el caso ficticio del ejercicio, ella cocina en una casa adaptada con su ayudante, renta un local para los lotes grandes y trabaja cuatro jornadas por semana, de siete de la mañana a las cinco de la tarde, con una hora de comida. Esta lección te da el método para calcular esa capacidad y la regla escrita con la que se acepta o se rechaza un pedido.

La pregunta que responde esta lección Cuando te llamen para meter un pedido en una fecha que ya está llena, ¿puedes decir en un minuto cuántos pedidos caben, cuántas raciones y a qué hora puede salir el tuyo? Y si no cabe, ¿puedes decir que no con una razón escrita? Las dos cosas se responden con una cuenta y con una regla.

1. La capacidad se calcula, no se siente

La capacidad de una jornada se arma con una resta. Empiezas por las horas que tienes, quitas lo que no es producción, quitas la preparación de cada pedido que aceptas, quitas un colchón de imprevistos y lo que queda lo divides entre los minutos que toma una porción. En el caso ficticio del ejercicio, la cuenta es esta:

Las horas: nueve horas efectivas por persona (siete de la mañana a cinco de la tarde, con una hora de comida) y dos personas: dieciocho horas-persona.
Lo que no es producción: una hora por persona de limpieza del equipo, traslados y atención de pedidos. Son dos horas-persona que no sale ninguna porción.
La preparación de cada pedido: una hora por pedido (poner la mise en place, prender el horno, organizar el equipo). Es la cuenta que casi siempre se olvida, y es la que más raciones cuesta.
El colchón de imprevistos: una hora-persona reservada para lo que siempre se sale. No es una hora extra de trabajo: es una hora que ya no produce raciones.
Lo que queda: doce horas-persona en el ejercicio del día con tres pedidos. Divididas entre quince minutos por porción, dan cuarenta y ocho raciones.

Flujo de seis pasos: 18 horas-persona de las dos personas; menos 2 horas de limpieza, traslado y atención; menos 3 horas de preparación de tres pedidos; menos 1 hora de colchón; 12 horas-persona para producir; y 48 raciones al dividir entre 15 minutos. — Cada hora que se va en otra cosa baja el número de raciones del día. Por eso la capacidad se cuenta, no se siente.

El colchón no se toca El colchón de imprevistos parece tiempo perdido, pero es lo que separa un día tranquilo de un día con dos cosas urgentes a la vez. En el ejercicio, ese día común es un reparto que se retrasa, una caja que no llega o una ayudante que llega tarde. Si usas el colchón para meter un pedido más, la próxima vez no lo tienes.

2. El número de pedidos baja tu tope

Aquí está la sorpresa de la cuenta: el tope de raciones del día no es un número fijo. Depende de cuántos pedidos aceptes, porque cada pedido cuesta su hora de preparación. Con un solo pedido, en el ejercicio, el tope son 56 raciones. Con dos, 52. Con tres, 48. Con cuatro, 44.

Tabla de cuatro columnas con el número de pedidos que se aceptan: un pedido con una hora de preparación y un máximo de 56 raciones, dos pedidos con dos horas y 52 raciones, tres pedidos con tres horas y 48 raciones, y cuatro pedidos con cuatro horas y 44 raciones, con un ejemplo de cada caso. — Cada pedido que aceptas te cuesta una hora de preparación. Por eso el tope de raciones baja conforme aceptas más pedidos.

La consecuencia práctica es que aceptar pedidos pequeños es caro en horas. Tres pedidos de 20 raciones son 60 raciones y no caben en el día de tres pedidos; dos pedidos de 30 y 20 sí caben. El número de pedidos no es un trámite: es tiempo que no se convierte en comida.

La regla de aceptación del caso ficticio del ejercicio. Son reglas internas de una cocina, no una norma.
Regla	Lo que dice	Por qué
Pedidos por fecha	Máximo tres	Cada pedido consume una hora de preparación
Tope de raciones	48 con tres pedidos, 52 con dos, 56 con uno	El número de pedidos baja el tope del día
Pedido mínimo	20 raciones o el equivalente a $3,000	Un pedido más chico deja un margen que no cubre la preparación
Ventanas de salida	Dos: al mediodía y al anochecer	El reparto sale dos veces al día, no más
Lo que no cabe	Se ofrece para otra fecha, por escrito	Aceptar «en principio» es la forma de fallar

3. Decir que no también es una técnica

La regla de aceptación no sirve para llenar la agenda: sirve para vaciarla cuando hace falta. En el ejercicio, cuando un pedido no cabe, Cecilia hace tres cosas: dice que no por escrito, propone la fecha que sí cabe y anota el motivo. No da un «va a ver», porque un «va a ver» se convierte en un «sí» tres días después, cuando ya no se puede.

Cascada de seis peldaños: 18 horas-persona del día; menos 2 de limpieza, traslado y atención; menos 3 de preparación de pedidos; menos 1 de colchón; 12 horas-persona para producir; y 48 raciones al dividir entre 15 minutos. — La capacidad del día se lee de abajo hacia arriba: cada resta es una hora que no llegó a convertirse en raciones.

Lo que se degrada primero cuando aceptas de más Si aceptas un pedido de más, lo que se pierde primero no es la calidad del sabor: es el frío, la trazabilidad de los alérgenos y el tiempo de entrega. Un pedido que sale del día sin tiempo para enfriarse, sin etiqueta legible o con la caja cerrada a la carrera es un pedido que puede hacer daño a quien lo come. Aceptar menos pedidos de los que caben no es una postura conservadora: es la forma de poder cumplir con los que sí aceptaste.

Y hay un límite que no se negocia: el trabajo con comida se hace con la formación, el equipo y los permisos que pide la autoridad sanitaria de tu municipio. Leer esta lección no te habilita para preparar en frío ni para atender pedidos con alérgenos. Si no puedes cumplir con los requisitos de tu municipio y con la regla de tu cocina, el pedido no se acepta, por rentable que parezca.

4. Ejemplos resueltos

Ejemplo resuelto 1: el día que entraron tres pedidos de veinte

Tres pedidos el mismo día del caso ficticio: dos comidas de oficina de veinte raciones cada una, con entrega a las 12:30, y un menú de fiesta de veinte porciones con entrega a las 18:00. Sesenta raciones en total.
La jornada tiene 18 horas-persona. Se van 2 en limpieza, traslado y atención, 3 en preparar los tres pedidos y 1 en el colchón de imprevistos. Quedan 12 horas-persona para producir y, a 15 minutos por porción, el tope del día son 48 raciones.
Sesenta no cabe. En el ejercicio, Cecilia corrió el pedido de la fiesta al sábado y lo avisó por escrito. No lo hizo «un poquito más rápido». Y dejó la regla escrita: tres pedidos como máximo y 48 raciones como tope del día.
Cecilia empezó a anotar en la herramienta T13, Agenda de pedidos, el número de pedidos y de raciones de cada fecha antes de confirmar, y en la T10, Orden de trabajo, el orden de producción del día. Con eso, el «sí, lo alcanzo» dejó de depender de la confianza y empezó a depender de la cuenta.

Ejemplo resuelto 2: la fecha que sí llenó

Un viernes de diciembre del caso ficticio: una fiesta de 30 porciones para entregar a las 18:00 y una comida de oficina de 18 raciones para entregar a las 12:30. Son 48 raciones y dos pedidos, en una fecha que ya tenía un pedido pequeño de 10 raciones anotado desde la semana pasada.
Con tres pedidos, la cuenta da 12 horas-persona para producir, que son 48 raciones. El día completo no alcanza: 48 del tope más las 10 del pedido pequeño son 58.
Cecilia no movió el pedido pequeño, que ya estaba confirmado: lo que movió fue el pedido de 18 raciones a la semana siguiente, avisando por escrito y ofreciendo dos fechas. La agenda quedó con dos pedidos y 40 raciones, con ocho raciones de holgura.
Cecilia empezó a trabajar con la regla de las cinco líneas: tres pedidos, tope de raciones según el número de pedidos, pedido mínimo de 20 raciones, dos ventanas de salida y aviso por escrito cuando algo no cabe. La regla no la dejó ganar más pedidos: la dejó poder cumplir los que aceptaba.

5. Lo que te llevas

Tres decisiones y un producto. La primera: la capacidad del día se cuenta con horas-persona menos lo que no es producción, menos la preparación de cada pedido y menos un colchón de imprevistos. La segunda: el tope de raciones depende de cuántos pedidos aceptes. La tercera: lo que no cabe se rechaza por escrito y se ofrece para otra fecha. Y el producto: tu tabla de capacidad por jornada, con tu número de horas, tu tiempo por porción y tu regla de aceptación.

En el caso ficticio del ejercicio, Cecilia acepta tres pedidos de veinte raciones cada uno para el mismo día. ¿Qué dice la cuenta de la capacidad?

En el caso ficticio del ejercicio, después de la limpieza, la preparación de tres pedidos y el colchón de imprevistos quedan 12 horas-persona para producir. Si cada porción toma 15 minutos de trabajo, ¿cuántas raciones caben en el día?

raciones

En el caso ficticio del ejercicio, si Cecilia acepta menos pedidos pero con más raciones, el tope de raciones de su día sube.

Une cada parte de la cuenta con lo que resta de la jornada.

Coloca cada acción en el momento en que ocurre.

Al recibir el pedido

Al confirmar la fecha

Al mes

Ordena los pasos para decidir si aceptas un pedido en una fecha.

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Una ayudante dejó estas notas sobre la capacidad del día. Marca las que no se sostienen.

La capacidad del día se calcula con horas-persona menos lo que no es producción, la preparación de cada pedido y un colchón de imprevistos.
El tope de raciones del día es el mismo sin importar cuántos pedidos se acepten.
El colchón de imprevistos sirve para sacar un pedido más, no para seguir la rutina.
Cada pedido aceptado cuesta una hora de preparación, por eso aceptar más pedidos baja el tope de raciones.
Un pedido que no cabe en la fecha se puede ofrecer para otra fecha en vez de aceptarse «en principio».

Identifica la linea con error.

En el caso ficticio del ejercicio, la jornada de Cecilia tiene 9 horas efectivas por persona y son dos personas, así que la jornada tiene horas-persona. De ellas, se van en limpieza, traslado y atención, en la preparación de tres pedidos y en el colchón de imprevistos; con las horas-persona que quedan se producen 48 raciones.

Producto de la lección. Escribe la cuenta de tu día: horas efectivas por persona, cuántas personas tienes, cuántas horas van en limpieza y traslados, cuántas horas de preparación por pedido y qué colchón reservas. Después divide las horas-persona que quedan entre los minutos que toma una porción y escribe tu tope de raciones por jornada. Si no has medido los minutos por porción, mídelos: cronometra una porción completa, de la preparación a la caja.

Pista

Si tu cocina trabaja con otra persona, la cuenta cambia y hay que rehacerla. Y un número medido en tu cocina vale más que uno prestado.

Memoria: las piezas de la capacidad de un día

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Con qué se mide la capacidad de un día?

Con horas-persona: horas efectivas por persona, menos lo que no es producción, menos la preparación de los pedidos y menos un colchón.

¿Por qué el tope baja si aceptas más pedidos?

Porque cada pedido que aceptas cuesta una hora de preparación, y esa hora no se convierte en raciones.

¿Qué es el colchón de imprevistos?

Una hora-persona reservada para lo que se sale. No es una hora extra de trabajo: es una hora que ya no produce.

¿Cuántas raciones caben en el día del ejercicio?

48 con tres pedidos, 52 con dos y 56 con uno. El número de pedidos cambia el tope.

¿Qué haces con un pedido que no cabe?

Lo rechazas por escrito y propones otra fecha. Aceptar «en principio» es la forma de fallar.

¿Dónde queda escrito el día?

En la T13, Agenda de pedidos, con las fechas y las raciones, y en la T10, Orden de trabajo, con el orden de producción.

Segunda pregunta del producto: escribe tu regla de aceptación en cinco líneas: cuántos pedidos por fecha, cuántas raciones, cuántas ventanas de salida, el pedido mínimo y qué le dices al cliente cuando no cabe. Esa regla es la que te va a ahorrar la discusión cuando la fecha esté llena.

Pista

Empieza por las reglas que ya cumples sin pensar y ponles número. Una regla sin número no se puede aplicar.

Fuentes y para saber más

Esta lección usa un caso ficticio: Cecilia y «Cocina de Cecilia» no existen, y las horas, los topes de raciones y los montos son cifras de práctica para aprender a calcular la capacidad de un día, no precios de mercado ni estadísticas. Para el contexto fiscal de México, la fuente oficial vigente es el Servicio de Administración Tributaria, y para lo de consumo la PROFECO. Esta orientación general no sustituye la asesoría de un contador o un abogado.

PROFECO: información de precios y proveedores
Consulta los precios de los insumos antes de fijar los tuyos y anota la fecha de la página.

SAT: obligaciones y comprobantes fiscales
Revisa qué obligaciones aplican a tu forma de trabajo antes de emitir comprobantes.

Para dominar este tema

Ahora sabes dos cosas: cómo se calcula la capacidad de una jornada y qué se hace con el pedido que no cabe. Lo que falta es el papel: tu tabla de capacidad con tu número de horas, tu tiempo por porción y tu regla de aceptación en cinco líneas. Escríbela y pruébala con la próxima fecha que se te llene. Cuando la regla esté escrita, decir que no deja de ser una falta de disposición y se vuelve una decisión de negocio.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.